Jak przeprowadzić skuteczną transformację firmy?

#SKUTECZNY ROZWÓJ #SKUTECZNA TRANSFORMACJA

Ostatnia aktualizacja: 16.02.2024

Skuteczna transformacja biznesowa – jakie są jej kluczowe składowe i co stoi za jej sukcesem? O tym, jak przeprowadzić organizację przez transformację, z CEO firmy 4Kraft, Leszkiem Krysienelem, rozmawia Maciej Molczyk, Partner Zarządzający w Leanpassion. Zobacz, jak wyglądała transformacja firmy 4Kraft, której efektem było wygenerowanie oszczędności na poziomie 22,5 mln złotych.

W Artykule:

23 stycznia 2024 odbyła się konferencja Leadership Excellence Summit 2024, której drugi panel został w całości poświęcony tematowi skutecznej transformacji. Wydarzenie stanowiło jedyną w swoim rodzaju okazję do przeanalizowania historii firm, które z sukcesem przeszły przez transformację. Jednym z omawianych case studies była transformacja firmy 4Kraft, z której doświadczeniami podzielił się Leszek Krysieniel. Rozmowę z CEO 4Kraft przeprowadził Maciej Molczyk, Partner Zarządzający w Leanpassion.

Spis treści:

1. Krótka historia 4Kraft
2. Przełomowe momenty
3. Kilka pytań o transformację
4. Efekty biznesowe, czyli gdzie widać transformację
5. Jak przeprowadzić skuteczną transformację biznesową – podsumowanie

Zobacz też: Relacja z II Edycji LEADERSHIP EXCELLENCE SUMMIT 2024

Krótka historia 4Kraft

4Kraft Sp. z o.o. to jeden z najszybciej rozwijających się globalnych producentów w sektorze artykułów dla dzieci. Dążąca do bycia liderem branży parentingowej spółka dystrybuuje swoje produkty głównie w kanałach e-commerce w modelach B2B i B2C oraz w tradycyjnych kanałach sprzedaży. Obszarami działania istniejącej od 2011 roku firmy są Europa, Chiny, a od 2023 roku także Stany Zjednoczone.

Jak tłumaczy CEO 4Kraft, pomysł na biznes, jakim są produkty dla dzieci, narodził się w oparciu o dostęp do danych. Analizy rynku internetowego utwierdziły założycieli firmy w przekonaniu, że kategoria produktów dziecięcych ma duży potencjał do konkurowania na rynku. Główną siłą napędową firmy, która zatrudnia obecnie 200 pracowników i generuje 450 mln przychodów na całym świecie, były od zawsze silna motywacja i podejmowanie decyzji w oparciu dane, jednak droga do sukcesu 4Kraft nie zawsze była prosta. W trakcie 13 lat działalności na rynku spółka kilkakrotnie mierzyła się z poważnymi kryzysami. Jeden z nich miał miejsce w roku 2015, kiedy to 4Kraft straciła finansowanie zewnętrzne. Na transformację zarząd firmy zdecydował się 7 lat później.

Przełomowe momenty

Sytuacje, które omal nie doprowadziły do upadku firmy, CEO 4Kraft postrzega z perspektywy czasu jako szansę. W opinii Leszka Krysieniela, to właśnie przełomowe momenty ukształtowały firmę, sprawiając że jest dziś w miejscu, w którym jest. Trudne sytuacje to, w ocenie Krysieniela, zawsze szansa i trigger, który motywuje do działania.

Optymalizacja cash flow

Pierwszy kryzys na przestrzeni lat działalności 4Kraft miał miejsce w roku 2015, kiedy to niemalże z dnia na dzień spółka została odcięta od finansowania bankowego. Wyjść na prostą, pomimo problemów finansowych spowodowanych decyzjami kredytowymi banków, udało się dzięki pomocy jednego z obecnych wspólników firmy. Odcięcie finansowania wymogło wówczas na zarządzie spółki podjęcie konkretnych działań skupionych na optymalizacji cash flow oraz koncentracji na efektywności.

Kierunek biznesowy

Drugi moment przełomowy miał miejsce w chwili, gdy obecni właściciele zdecydowali się wykupić spółkę od poprzednich. „Podjęliśmy wtedy trudną decyzję o tym, żeby zrezygnować w zasadzie z połowy biznesu, bo jako 4Kraft (stąd nazwa 4Kraft) mieliśmy wcześniej cztery kategorie produktowe, cztery marki. Zdecydowaliśmy się, żeby zamknąć ponad połowę naszego biznesu w postaci tych innych marek i skupić się właśnie na produktach dla dzieci” – wyjaśnia Leszek Krysieniel, tłumacząc: „Chcieliśmy być najlepsi w jednej dziedzinie, a nie średniakami w kilku”. Mimo iż decyzja o rezygnacji z połowy biznesu budziła dużo obaw, okazała się słuszna. W ciągu półtora roku firma odrobiła przychody z marek, z których zrezygnowała, a jej tempo rozwoju stało się jeszcze szybsze.

Dynamika wzrostu

Trzecią sytuacją kryzysową, która stanowiła główny impuls do przeprowadzenia transformacji, stał się szybki i dynamiczny wzrost firmy 4Kraft. Jego dynamikę Leszek Krysieniel opisuje w sposób: „Zaczęliśmy od zera, ale od razu zakładaliśmy sobie bardzo jasne cele, jeżeli chodzi o przychód i budowanie masy. W pierwszym roku działalności udało nam się dojść do 6 milionów przychodów, później było to 27 – i tak rośliśmy do około 140 milionów w 2017 roku. To był ten rok, w którym podejmowaliśmy decyzję o kasowaniu połowy naszego biznesu i skupieniu się na produktach dla dzieci. To spowodowało spadek przychodów do około bodajże 110 milionów w 2018, a później był już dynamiczny przyrost – co roku do 2021 rośliśmy tak, że doszliśmy do poziomu tych około 450 milionów, który od ostatnich dwóch lat mniej więcej utrzymujemy.” Jak podkreśla CEO 4Kraft, moment przestoju był tym, w którym po szybkich wzrostach, zarząd firmy zaczął widzieć wiele nieefektywności, jakie zwykle nie uwidaczniają się w P&L, ale ujawniają dopiero po jakimś czasie. To stało się impulsem do poszukiwania kierunków transformacji, o której decyzja zapadła finalnie na początku 2022 roku.

Kilka pytań o transformację

Analizując skuteczność transformacji biznesowej, nie sposób uciec od pytań. Kwestie, do których warto się odnieść to przede wszystkim zrozumienie istoty samej transformacji, największych wyzwań w jej kontekście, podejścia ludzi do zmian, a także aspektu generowania i mierzalności efektów biznesowych oraz perspektyw rozwoju transformacji.

Co wpłynęło na decyzję 4Kraft o transformacji?

Decyzję o transformacji 4Kraft spowodowała z jednej strony, stanowiąca następstwo covidu, sytuacja zewnętrzna na rynku, z drugiej zaś wewnętrzna. Jak wyjaśnia Krysieniel, bardzo dużym problemem zewnętrznym był wzrost kosztów transportu, które w ciągu paru miesięcy wzrosły o 30%: „To uderzenie kosztowe spowodowało, że trzeba było ratować sytuację i szukać optymalizacji”.

Z drugiej strony, problemem wewnętrznym były uwidaczniające się po okresie wzrostów nieefektywności w organizacji. Jak podkreśla CEO 4Kraft, początkowa orientacja na dowożenie i realizowanie biznesu powoduje że dopiero po pewnym czasie przychodzi refleksja na temat konieczności poukładania organizacji od wewnątrz, co jest jednak niezbędne do skalowania biznesu.

Miałem takie szczęście, że jedna z osób, która bardzo długo z nami pracuje, Sebastian, zapoznał mnie z Waszą organizacją. On sam brał udział w szkoleniach, które organizowaliście i zasugerował, że współpraca z Wami pomoże nam właśnie wejść w ten proces zmian i pomożecie nam go przeprowadzić. Sebastian, dziękuję Ci bardzo za tą rekomendację, za to, że sam szukałeś pomysłów na swój rozwój i to spowodowało, że cała firma zaczęła współpracować z Leanpassion.

Leszek Krysieniel, CEO 4Kraft

Co miała na celu transformacja 4Kraft?

Głównymi celami transformacji 4Kraft były wzrost efektywności wybranych procesów wraz z potwierdzeniem wypracowanych finansowych oszczędności, rozwój kompetencji uczestników programu oraz zwiększenie współpracy międzyobszarowej w ramach realizowanych inicjatyw.

Jak przeprowadzić skuteczną transformację?

Jak wyglądała transformacja firmy z wewnętrznej perspektywy? „Na początku podjęliśmy decyzję, żeby poukładać sobie organizację na poziomie strategicznym. Zanim weszliśmy w sferę procesową, pojawiły się elementy nowej strategii 4Krafta” – tłumaczy Krysieniel.

4Kraft – refleksja strategiczna

Ponieważ to refleksja strategiczna stanowi punkt wyjścia do zmian, transformacja 4Kraft rozpoczęła się właśnie od niej. „Na samym początku spotkaliśmy się z Radkiem, z menedżerami w naszej firmie i zaczęliśmy szczerze rozmawiać. Chcieliśmy na nowo, jasno określić te podstawy. Pozwoliło to na określenie wspólnej misji, wizji i celów strategicznych”.

Strategia 4Kraft:

Misja: Ułatwiamy życie rodzicom

Wizja: Chcemy znaleźć się wśród TOP 5 producentów na świecie

Cele strategiczne – 2026: Wzrost sprzedaży, większa efektywność, GPTW

Wartości: szacunek, współpraca, komunikacja

Wizja i cele strategiczne

Wizję 4Kraft (do czego dążymy) zdefiniowano jako znalezienie się wśród top 5 producentów artykułów dziecięcych na świecie. Cele strategiczne (jak to zrealizujemy), na których skupiła się firma to: wzrost sprzedaży, wzrost efektywności i wzrost satysfakcji ludzi z pracy. Określając swoje cele strategiczne nie tylko jako wzrost sprzedaży, ale też zadbanie o poprawę efektywności, bez której nie jest możliwe zrobienie transformacji, 4Kraft nie tracił z oczu ludzi. „Nie należy zapominać, że za tymi parametrami kryje się też aspekt ludzki, stanowiący jeden z najważniejszych obszarów koncentracji w procesie transformacji” – tłumaczy Leszek Krysieniel.

Wartości – czym kieruje się 4Kraft?

Kolejnym, po doprecyzowaniu obszarów koncentracji, etapem transformacji firmy 4Kraft, było wspólne z zespołem ustalenie wartości, którymi firma chce kierować się w pracy. Był to element, który umożliwił ustanowienie potrzebnych do działania ram, poprzedzający usprawnianie operacyjne firmy.

Według CEO 4Kraft, najważniejsze składowe sukcesu to ludzie i strategia. W budowaniu kultury organizacyjnej dla Leszka Krysieniela liczy się przede wszystkim otwarta komunikacja. Wartości, na których opierają się relacje z pracownikami to przede wszystkim partnerstwo, możliwość swobody wypowiedzi i szczerego wyrażania swoich opinii.

„Zależy mi na tym, żeby nikt się nie bał wyrażać swojej opinii, swojego zdania na temat tego co robimy. Jeżeli czujemy, że coś nie działa, to ważne, żeby otwarcie o tym mówić. Niezależnie czy to ja popełniam błąd, czy przełożony popełnia błąd i ktoś niżej w zespole czuje, że taki błąd jest, to jest istotne, żeby zawsze każdy miał swobodę wypowiedzi” – przekonuje Krysieniel.

CEO 4 Kraft mocno stawia również na zaufanie: „W 4Kraft nie jest tak, że na zaufanie trzeba sobie zasłużyć, tylko od razu obdarzamy wszystkich członków zespołu tym zaufaniem” – tłumaczy.

Jak przeprowadzono transformację?

Transformację 4Kraft przeprowadzono w dwóch etapach. Pierwsza „fala uderzeniowa” miała miejsce w okresie od lipca 2022 do marca 2023 roku. Następnie, z już zaangażowanym zespołem, podjęto kolejne działania usprawniające w ramach drugiego etapu transformacji, który trwał od czerwca do grudnia 2023.

Transformacja 4Kraft, która objęła takie obszary jak marketing, serwis, produkcja, zakupy, wysyłka i logistyka oraz weryfikacja portfolio produktów przebiegła według procesu QTP i była rozłożona na 2 etapy:

• 1 etap (lipiec 2022- marzec 2023) – w transformacji wzięło udział 23 kierowników z obszarów: R&D, Marketing, Sprzedaż, Operacje, Serwis, Controlling. W rezultacie działań transformacyjnych wygenerowano oszczędności dla firmy na poziomie 15 mln złotych.
• 2 etap (czerwiec 2023 – grudzień 2023) – w transformacji wzięło udział 24 specjalistów z obszarów: R&D, Marketing, Sprzedaż, Serwis, HR. Oszczędności wygenerowane dla firmy w drugim etapie transformacji wyniosły 7,5 mln zł.

2 w 1 – dwie transformacje w ramach jednego procesu

W pierwszą transformację 4Kraft zaangażowani byli głównie szefowie działów, kierownicy – odpowiadali oni za transformację w głównych obszarach zakwalifikowanych jako wymagające naprawy. Obszarami, których transformacja dotyczyła w pierwszej kolejności, mającymi szczególne znaczenie w początkowym etapie, były te mające największe budżety. Duża baza kosztowa oznaczająca najwięcej nieefektywności charakteryzowała m.in. obszar obsługi serwisu, gdzie szukano oszczędności poprzez różne operacje logistyczne bez obniżania jakości serwisu. Kolejnym działem objętym przez transformację było R&D. W ramach działań transformacyjnych wnikliwej analizie poddany został rozwój produktów. „Rozebraliśmy na części tę bazę kosztową, która jest największą bazą kosztową w naszej firmie i zaczęliśmy się zastanawiać, jak to zoptymalizować” – wyjaśnia CEO 4Kraft. Podkreśla też, że optymalizacje te uruchomiły dalsze pozytywne konsekwencje, których efektem był m.in. wzrost świadomości kwestii związanych z ESG i ochroną środowiska.

Druga transformacja, w którą zaangażowani zostali przede wszystkim specjaliści z danych działów, wiązała się początkowo z większymi wyzwaniami komunikacyjnymi w zespołach (mająca częstsze kontakty z innymi działami kadra kierownicza wykazywała większą elastyczność we współpracy na pierwszym etapie transformacji). Wartością płynącą z drugiej transformacji było jednak poszerzenie perspektywy przez konkretne zespoły i zrozumienie specyfiki pracy i problemów innych działów. Według CEO 4Kraft, to właśnie druga transformacja była ważnym momentem dla wzrostu świadomości organizacji na wszystkich poziomach.

Efekty biznesowe, czyli gdzie widać transformację

Wymiernym efektem biznesowym transformacji 4Kraft było uzyskanie przez spółkę 22 mln złotych oszczędności – 15 mln zł na pierwszym i 7,5 mln zł na drugim etapie procesu. Jeśli chodzi o aspekt finansowy, 15 mln było odczuwalnych w wynikach finansowych na pierwszym etapie transformacji (2022-2023). Jak podkreśla Krysieniel, efekty drugiego etapu (projekt zrealizowany w grudniu 2023 roku), który przyniósł 7,5 milionów oszczędności, będą odczuwalne w roku obecnym.

Po pierwsze liczby

Według CEO 4Kraft, skuteczna transformacja to w pierwszej kolejności liczby, które nie kłamią: „Pierwszy element skutecznej transformacji, czyli weryfikacja, czy jest on skuteczna, to właśnie liczby”. Skuteczną transformację podsumowuje przede wszystkim konkretny, wymierny efekt, czyli przełożenie działań transformacyjnych na biznes i na wyniki. Z drugiej strony to aspekt bardziej „miękki”, czyli rozwój kompetencji, rozwój zespołu i zmiana kultury organizacyjnej.

Podnoszenie kompetencji zespołu

Drugim obszarem skutecznej transformacji jest podnoszenie kompetencji zespołu, poprawa motywacji i wzrost satysfakcji zespołu z pracy, która wpływa na lepsze funkcjonowanie biznesu. Choć, są to elementy trudniej mierzalne, w dłuższej perspektywie przekładają się one na wyniki finansowe.

Szef 4Kraft podkreśla, że poza cyframi, cieszy go wiele małych quick winów – elementów pozafinansowych transformacji, których wartości nie można przełożyć na pieniądze. Choć oszczędności, jakie wygenerowała firma to aż 22 mln złotych, CEO 4Kraft podnosi, że najważniejsza jest dla niego zmiana związana z budowaniem świadomości w zespole – odkryciem tego, w jaki sposób można podejść do zmiany i pokazaniem jak tą zmianę przeprowadzić. „To jest właśnie kluczowe w całej transformacji, że zespół uczy się jak podejść do wprowadzenia zmiany” – zaznacza Krysieniel.

Lepsza współpraca

Skuteczność transformacji według CEO 4Kraft oznacza również poprawę jakości komunikacji i współpracy między poszczególnymi działami w firmie, których rezultatem jest posiadanie wspólnego celu i większa efektywność realizowanych wspólnie inicjatyw.

Efekty biznesowe transformacji 4Kraft:

• 22,5 mln zł wygenerowanych oszczędności
• zintegrowanie zespołu wokół wspólnych celów
• standaryzacja procesów biznesowych
• wzrost efektywności pracy
• obniżenie bazy kosztowej
• podejmowanie decyzji w oparciu o fakty i dane
• ustrukturyzowane podejście do rozwiązywania problemów
• zaangażowanie pracowników w działania doskonalące

Jak przeprowadzić skuteczną transformację biznesową – podsumowanie

W jaki sposób przeprowadzić w organizacji skuteczną transformację, której rezultatem będą, z jednej strony, potwierdzone efekty biznesowe widoczne w rachunku zysków i strat P&L, a z drugiej zaangażowanie w zmianę pracowników? Jak wygląda skuteczna transformacja z perspektywy lidera?

Jedną z największych obaw właścicieli firm jest podejście ludzi do zmian. Przeprowadzając pierwszy QTP – Quick Transformation Program, zarząd 4Kraft miał wątpliwości wynikające z braku podobnych doświadczeń. „Osoby, które uczestniczyły w tym projekcie, w tym ja, nie wiedzieliśmy jaki będzie efekt” – tłumaczy Krysieniel. W drugim etapie transformacji CEO 4Kraft, mając już ogląd sytuacji, zakomunikował swojemu zespołowi: „Na pewno nie będzie Wam łatwo przez to przejść, ale gwarantuję Wam, że na końcu, jak wytrzymacie i dacie radę, będziecie zadowoleni”. W opinii Krysieniela ludzie wynieśli z transformacji obiektywną wartość, ucząc się, że warto włożyć wysiłek w końcowy, dający satysfakcję efekt.

To, co docenia w całym procesie szef 4Kraft to fakt, że transformacja angażuje nie tylko pojedynczych ludzi, ale dużą część zespołu. Podkreśla wagę trudnych momentów w procesie, które naturalnie pojawiają się wśród zespołów pracujących nad usprawnianymi obszarami. „To są te trudne momenty poszczególnych osób, członków zespołów, którzy na początku wchodzą w świat zmiany, nie wiedzą jeszcze jak się w nim odnaleźć i czasami są zagubieni”. „Najważniejsza jest jednak praca zespołu, praca ludzi, ich determinacja.” – dodaje.

Krysieniel akcentuje też, że z jego doświadczenia, dla skutecznej transformacji istotne jest wsparcie merytoryczne zespołów w firmie – osób, które znają organizację, mają szerszą perspektywę, pomagają inaczej spojrzeć na problemy i wypracować ostatecznie rozwiązania.

Jak zauważa Krysieniel transformacja nie byłaby możliwa bez 3 najważniejszych składowych. Klucze do skutecznej transformacji to:

• wkład merytoryczny,
• wkład procesowy (fizyczne wprowadzanie zmian)
• ludzie – ci którzy nad zmianami pracują i osoby, które czuwają nad nimi od strony wiedzy biznesowej o firmie, wskazania kierunku, w którą stronę powinna iść organizacja.  Te trzy współdziałające elementy są niezbędne dla dobrych efektów pracy.

Na przykładzie swojej firmy, CEO 4Kraft zaznacza, że najważniejsza jest wiedza, w jaki sposób przeprowadzić transformację. „Wydaje mi się, że można to odnieść do właśnie Was – do takiego trenera na siłowni, który mówi, co mamy robić, podpowiada, ustala harmonogram i pilnuje tego harmonogramu – w którym etapie ćwiczeń jesteśmy. To jest coś, co po prostu pozwala łatwiej tą zmianę przeprowadzić”.

CEO 4Kraft podkreśla, że transformacja, dając właściwe podstawy i ramy, pozwoliła obrać firmie właściwy kierunek działań. Mówiąc o perspektywach na najbliższą przyszłość, Krysieniel deklaruje; „Zgodnie z naszymi celami strategicznymi, będziemy dalej pracować nad budowaniem większej sprzedaży. Mamy dużo pomysłów, jak to robić. Dalej będziemy pracować nad efektywnością i dalej będziemy pracować nad zadowoleniem ludzi z pracy”.

________________________________

Jeśli Twoim wyzwaniem są identyfikacja i rozwiązanie kluczowych problemów w firmie, zwiększenie zaangażowania pracowników w doskonalenie, wprowadzenie szybkiej, ale trwałej zmiany oraz posiadanie realnych efektów transformacji widocznych w wynikach finansowych firmy, skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej na temat Quick Transformation Program, dzięki któremu pomogliśmy już wielu firmom.

Szybka transformacja procesowa pozwala na:

• rozwiązanie kluczowych problemów w relatywnie krótkim czasie,
• zaangażowanie liderów oraz pracowników w doskonalenie,
• przejęcie przez liderów odpowiedzialności za wyniki,
• uprawomocnienie pracowników do wprowadzania zmian oraz uzyskanie szybkiego zwrotu z inwestycji, na poziomie ROI x 5 do ROI x 10.

Podczas spotkania przedstawimy szczegóły tego programu i odpowiemy na wszystkie Twoje pytania: umów spotkanie >>