Case Study - spółka technologiczna oferująca oprogramowanie w modelu SaaS
Jak revenue operations zmieniło model wzrostu i stało się przewagą strategiczną firmy
Przychody roczne wynosiły 12 mln EUR, a spółka była po serii finansowania typu B, przygotowując się do ekspansji na nowe rynki.
Zarząd miał jasny cel: w ciągu dwóch lat podwoić przychody, jednocześnie utrzymując wskaźnik churn na bezpiecznym poziomie.
Transformacja została zaplanowana jako 12-miesięczny projekt wdrożeniowy, podzielony na pięć kluczowych etapów.
Etap 1:
Audyt procesów
Etap 2:
Utworzenie zespołu RevOps
Etap 3:
Standaryzacja procesów i definicji
Etap 4:
Technologia i dane
Etap 5:
Cykl operacyjny zarządu
Rezultaty wdrożenia po 12 miesiącach były znaczące i widoczne zarówno w KPI, jak i w jakości współpracy między działami.
Kluczowe wskaźniki:
- Konwersja MQL → SQL wzrosła z 22% do 48%.
- Średnia wartość kontraktu (ACV) zwiększyła się o 17%.
- Churn spadł z 5,5% do 2,8% miesięcznie.
- Net Revenue Retention (NRR) osiągnęło 118% (dzięki up- i cross-sellingowi).
- Forecast accuracy poprawiło się z 58% do 83%.
- Cykl sprzedaży skrócono średnio o 21 dni.
Efekty jakościowe:
- Zarząd zyskał pełną przewidywalność przychodów i możliwość lepszego planowania cashflow.
- Zespoły marketingu, sprzedaży i customer success zaczęły współpracować w oparciu o wspólne cele i język.
- Inwestorzy docenili przejrzystość danych i spójność raportowania, co ułatwiło rozmowy o kolejnym finansowaniu.
Opis firmy klienta
Klient – spółka technologiczna oferująca oprogramowanie w modelu SaaS dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Jej głównym produktem jest platforma do zarządzania projektami i współpracy zespołowej, sprzedawana w modelu subskrypcyjnym. Na początku 2022 roku firma zatrudniała około 120 osób, z czego: 40 pracowało w dziale sprzedaży, 15 w marketingu, 20 w customer success.
Kluczowe wyzwania Klienta
Mimo atrakcyjnego produktu i rosnącej bazy klientów, firma napotykała coraz poważniejsze problemy operacyjne:
- Niska konwersja leadów – marketing generował dużą liczbę kontaktów, ale jedynie 22% z nich spełniało kryteria MQL → SQL.
- Brak spójnych danych – każdy dział raportował inne liczby; zarząd nie dysponował „jednym źródłem prawdy”.
- Nieefektywny pipeline sprzedaży – procesy handlowe były niespójne, a dane w CRM często nie odzwierciedlały rzeczywistości.
- Wysoki churn – miesięczny wskaźnik utraty klientów wynosił 5,5%, co ograniczało potencjał wzrostu.
- Niska przewidywalność przychodów – forecasty handlowe były mało trafne (średnia trafność prognoz wynosiła 58%).
Kluczowe etapy 12-miesięcznego projektu wdrożeniowego:
Etap 1: Audyt procesów komercyjnych
- przeanalizowano 18 miesięcy danych sprzedażowych, marketingowych i obsługowych,
- zidentyfikowano główne luki: brak wspólnych definicji lejka, niespójność danych, niewystarczającą adopcję CRM i brak systematycznych działań customer success.
Etap 2: Utworzenie zespołu RevOps
- powstał trzyosobowy zespół Revenue Operations, raportujący bezpośrednio do COO,
- w jego skład weszli: analityk danych, specjalista CRM, koordynator procesów komercyjnych.
Etap 3: Standaryzacja procesów i definicji
- wdrożono wspólne definicje lejka (MQL → SQL → Opportunity → Closed Won),
- ujednolicono proces sprzedażowy w oparciu o playbook,
- Customer Success otrzymał jasne role w onboardingach i cyklicznych QBR (Quarterly Business Reviews).
Etap 4: Technologia i dane
- CRM (HubSpot) został uporządkowany, a jego użycie stało się obowiązkowe,
- stworzono dashboardy RevOps, obejmujące kluczowe KPI: CAC, LTV, churn, NRR, pipeline coverage i forecast accuracy,
- automatyzacja lead scoringu pozwoliła na lepsze przypisywanie leadów do handlowców.
Etap 5: Cykl operacyjny zarządu
- wprowadzono cotygodniowe pipeline review oraz comiesięczne Revenue Meeting, na których marketing, sprzedaż i customer success raportowały wyniki w oparciu o jeden zestaw danych,
- Zarząd uzyskał pełną widoczność na ścieżkę klienta end-to-end.
Zarząd firmy wskazał trzy główne lekcje z transformacji RevOps:
- RevOps to nie projekt IT, lecz zmiana sposobu zarządzania przychodami.
- Najważniejszy jest governance – bez regularnych Revenue Meetings i wsparcia C-level proces szybko traci impet.
- Wartość dla inwestorów jest kluczowa – spójne dane i przewidywalność przychodów znacząco podnoszą atrakcyjność spółki.
“
RevOps nie tylko poprawiło nasze wskaźniki, ale zmieniło sposób, w jaki jako zarząd patrzymy na biznes. Mamy większą kontrolę nad kosztami, przychodami i wzrostem wartości spółki. To była najlepsza decyzja strategiczna ostatnich lat.
Wdrożenie Revenue Operations u naszego Klienta pokazało, że jest to narzędzie nie tylko dla działów operacyjnych, ale przede wszystkim dla zarządu i inwestorów. Dzięki RevOps firma:
- zwiększyła przewidywalność przychodów,
- poprawiła kluczowe wskaźniki (CAC, LTV, churn, NRR),
- skróciła cykl sprzedaży i podniosła rentowność,
- uzyskała lepszy dialog z inwestorami i wyższą wycenę rynkową.
RevOps stało się fundamentem skalowania biznesu
– narzędziem, które pozwala zarządowi podejmować decyzje strategiczne w oparciu o dane, a nie intuicję.
Jeśli szukasz możliwości doskonalenia siebie i swojej firmy w zakresie skutecznej sprzedaży i marketingu, wypełnij formularz bezpłatnej konsultacji. W ciągu 48h skontaktujemy się z Tobą i wspólnie pomożemy Ci dobrać idealne rozwiązanie na miarę potrzeb Twojej firmy.