Case study Grupa Ultimo
Rekomendacja zmian w zakresie efektywności działania, zakresu odpowiedzialności managerskiej oraz analizy benchmarkingowej procesów.
Zmniejszenie zatrudnienia w obszarze wsparcia poprzez: uproszczenie struktury organizacyjnej, wzrost efektywności wykorzystania zasobów ludzkich, identyfikację i eliminację „wąskich gardeł” w procesie oraz poprawę jakości i standaryzacji procesów.
Przygotowanie do analizy oraz analiza rozpiętości struktury organizacyjnej (span of control) -> Kompleksowa analiza stanu obecnego – zbudowanie konsensusu odnośnie poziomu efektywności procesów -> Analiza porównawcza procesów realizowanych w innym oddziale z grupy Ultimo -> Przygotowanie raportu wraz z rekomendacjami zmian
Opis firmy klienta
Grupa ULTIMO należy do liderów rynku zarządzania wierzytelnościami w Polsce, nieustannie rozwijając się i powiększając swój udział w rynku. Jest czołową firmą windykacyjną specjalizującą się w zakupie konsumenckich wierzytelności masowych, szczególnie z sektora bankowego i telekomunikacyjnego oraz w odzyskiwaniu należności przeterminowanych.
Kluczowe wyzwania związane z transformacją
Wyzwania z jakimi musiała zmierzyć się w tym czasie Grupa ULTIMO to m.in. rozrośnięta struktura organizacyjna obszaru wsparcia operacji – w styczniu 2019 roku 33,2% pracowników Ultimo było zatrudnionych w obszarze wsparcia oraz nieproporcjonalna redukcja zatrudnienia obszarów operacje i wsparcie w okresie 01.2017 – 31.01.2019 – Operacje = -24,9%, Wsparcie = -4%.
- Analiza span of control
- Analiza macierzy odpowiedzialności w procesach wsparcia
- Wypracowanie docelowej struktury organizacyjnej
- Określenie ról w docelowej strukturze organizacyjnej
- Analiza ryzyka i wpływu na działalność operacyjną
- Identyfikacja portfolio procesowego oraz przynależności obszarów biznesowych do odpowiednich komórek organizacyjnych
- Value Stream Mapping – mapowanie kluczowych procesów w ramach zdefiniowanych obszarów
- Mapy procesów głównych na poziomie n, n-1
- Multi Observation Study – analiza efektywności wykorzystania zasobów ludzkich
- Poziom standaryzacji pracy i organizacji – oceny poziomu standaryzacji
- Analiza danych w zakresie terminowości, jakości oraz efektywności realizowanych procesów
- Analiza ról i odpowiedzialności w ramach realizowanych procesów
- Analiza porówna procesów realizowanych w innym oddziale z grupy
- Identyfikacja potencjału do usprawnień – wpływ na zdolności operacyjne, KPI’s oraz koszty operacyjne
