Case study Grupa Ultimo

Rekomendacja zmian w zakresie efektywności działania, zakresu odpowiedzialności managerskiej oraz analizy benchmarkingowej procesów.

Dowiedz się więcej
10 FTE
potencjał FTE ze struktury organizacyjnej
79 FTE
potencjał FTE na bazie rekomendacji procesowych
Cele klienta

Zmniejszenie zatrudnienia w obszarze wsparcia poprzez: uproszczenie struktury organizacyjnej, wzrost efektywności wykorzystania zasobów ludzkich, identyfikację i eliminację „wąskich gardeł” w procesie oraz poprawę jakości i standaryzacji procesów.

Proces i etapy działań

Przygotowanie do analizy oraz analiza rozpiętości struktury organizacyjnej (span of control) -> Kompleksowa analiza stanu obecnego – zbudowanie konsensusu odnośnie poziomu efektywności procesów -> Analiza porównawcza procesów realizowanych w innym oddziale z grupy Ultimo -> Przygotowanie raportu wraz z rekomendacjami zmian

Obszary objęte analizą

Księgowość, Controling, Administracja, HR, PR i komunikacja, Projekty, Inwestycje, IT, Compliance, Strategia.

We współpracy z Grupą Ultimo eksperci Leanpassion dokonali analizy stanu obecnego procesów biznesowych w obszarze wsparcia wraz z rekomendacją zmian w zakresie efektywności działania, zakresu odpowiedzialności managerskiej (span of control) oraz analizy benchmarkingowej procesów w wybranym oddziale grupy.

Artur Waranecki
Associate Partner, Leanpassion Sp. z o.o.
Transformacja krok po kroku

Opis firmy klienta

Grupa ULTIMO należy do liderów rynku zarządzania wierzytelnościami w Polsce, nieustannie rozwijając się i powiększając swój udział w rynku. Jest czołową firmą windykacyjną specjalizującą się w zakupie konsumenckich wierzytelności masowych, szczególnie z sektora bankowego i telekomunikacyjnego oraz w odzyskiwaniu należności przeterminowanych.

Kluczowe wyzwania związane z transformacją

Wyzwania z jakimi musiała zmierzyć się w tym czasie Grupa ULTIMO to m.in. rozrośnięta struktura organizacyjna obszaru wsparcia operacji – w styczniu 2019 roku 33,2% pracowników Ultimo było zatrudnionych w obszarze wsparcia oraz nieproporcjonalna redukcja zatrudnienia obszarów operacje i wsparcie w okresie 01.2017 – 31.01.2019 – Operacje = -24,9%, Wsparcie = -4%.

Zastosowane rozwiązania
  • Analiza span of control
  • Analiza macierzy odpowiedzialności w procesach wsparcia
  • Wypracowanie docelowej struktury organizacyjnej
  • Określenie ról w docelowej strukturze organizacyjnej
  • Analiza ryzyka i wpływu na działalność operacyjną
  • Identyfikacja portfolio procesowego oraz przynależności obszarów biznesowych do odpowiednich komórek organizacyjnych
  • Value Stream Mapping – mapowanie kluczowych procesów w ramach zdefiniowanych obszarów
  • Mapy procesów głównych na poziomie n, n-1
  • Multi Observation Study – analiza efektywności wykorzystania zasobów ludzkich
  • Poziom standaryzacji pracy i organizacji – oceny poziomu standaryzacji
  • Analiza danych w zakresie terminowości, jakości oraz efektywności realizowanych procesów
  • Analiza ról i odpowiedzialności w ramach realizowanych procesów
  • Analiza porówna procesów realizowanych w innym oddziale z grupy
  • Identyfikacja potencjału do usprawnień – wpływ na zdolności operacyjne, KPI’s oraz koszty operacyjne
Czas
styczeń 2019 do marzec 2019
Klient
Ultimo S.A. www.ultimo.pl
Pracownicy
liczba zaangażowanych osób w transformację 179
Czas
styczeń 2019 do marzec 2019
Klient
Ultimo S.A. www.ultimo.pl
Pracownicy
liczba zaangażowanych osób w transformację 179