9 reguł gotowości na zmianę

Ostatnia aktualizacja: 14.04.2023

Najlepszym sposobem na budowanie efektywnego i angażującego środowiska pracy, niezależnie od branży, w której działa firma, jest przeprowadzenie transformacji strategicznej organizacji. Transformacja pozwala na stworzenie takiego środowiska pracy, w którym wszyscy są zaangażowani we wspólne wygrywanie. A więc każdy, każdego dnia świadomie i zgodnie ze swoją rolą realizuje kontekst biznesowy (misja, wizja, wartości, cele strategiczne firmy), jednocześnie identyfikując i eliminując marnotrawstwo.

W Artykule:

• Organizacja powinna rozwijać się w każdej z czterech perspektyw strategicznych: wzrostu, zaangażowania pracowników i ich satysfakcji z pracy, produktywności, czyli efektywności operacyjnej oraz rozwoju, innowacyjności, czyli zdolności do adaptacji.
• Najlepszym sposobem na budowanie efektywnego i angażującego środowiska pracy jest transformacja strategiczna organizacji.
• Transformacja pozwala na stworzenie takiego środowiska pracy, w którym każdy, każdego dnia świadomie realizuje kontekst biznesowy (misja, wizja, wartości, cele strategiczne firmy), jednocześnie identyfikując i eliminując marnotrawstwo.
• Doskonalenie jest procesem ciągłym, więc aby utrzymać efekty transformacji organizacja musi nadal się doskonalić. Zaletą jest to, że teraz dokładnie wie, jak to robić.
• W tym artykule przedstawiamy przydatne reguły wspierające firmę w transformacji, niezależnie od branży czy regionu, w którym funkcjonuje.

Spis treści:

1. Efektywne środowisko pracy
2. Transformacja strategiczna – zmiana, która przynosi efekty
3. 9 reguł gotowości na zmianę

Zobacz też: Strategia Lean. Od narzędzi i projektów do budowania kultury efektywności i zaangażowania

Efektywne środowisko pracy

Organizacja powinna rozwijać się w każdej z czterech perspektyw strategicznych: wzrostu, zaangażowania pracowników i ich satysfakcji z pracy, produktywności, czyli efektywności operacyjnej oraz rozwoju, innowacyjności, czyli zdolności do adaptacji. W Leanpassion perspektywy te określamy jako GEPD, skrót od angielskich słów growth, engagement, productivity, development.

Najlepszym sposobem na budowanie efektywnego i angażującego środowiska pracy niezależnie od branży, w której działa firma, jest przeprowadzenie transformacji strategicznej organizacji. Transformacja pozwala na stworzenie takiego środowiska pracy, w którym wszyscy są zaangażowani we wspólne wygrywanie. Oznacza to, że każdy, każdego dnia świadomie realizuje kontekst biznesowy (misja, wizja, wartości, cele strategiczne firmy), jednocześnie identyfikując i eliminując marnotrawstwo. Doskonalenie jest procesem ciągłym, więc aby zmiany były trwałe, należy pamiętać, że każdego dnia trzeba nadal doskonalić ten uzyskany w wyniku transformacji stan i nie wracać do starych nawyków.

Transformacja strategiczna – zmiana, która przynosi efekty

Każda duża zmiana w firmie, obejmująca zarówno strukturę organizacyjną, jak i procesy, zazwyczaj spotyka się z licznymi turbulencjami. Sukces transformacji — a więc takiej zmiany, która przynosi trwałe efekty — zależy różnych czynników. Najważniejszymi są postawa zarządzających, menedżerów, liderów zespołów i samych pracowników. W Leanpassion mówimy, że organizacje buduje się na liderach. To oni są najbliżej pracowników i mają na nich największy wpływ. Lider będący prawdziwym przywódcą potrafi doskonale motywować i wpływać na zaangażowanie ludzi. Opór, który jest nieodłącznych elementem każdej zmiany, może okazać się najpotężniejszym hamulcem zmian i rozwoju organizacji.

9 reguł gotowości na zmianę

Eksperci McKinsey określili reguły, które od 2016 roku pomagają organizacjom przygotować się i przejść przez poważne zmiany w ich strukturach organizacyjnych i procesowych. W McKinsey poszli o krok dalej i zbadali, jakie są efekty zastosowania sformułowanych przez nich reguł. Okazało się, że organizacje, które zastosowały minimum 6 z 9 reguł przeprowadziły zmianę z sukcesem. Natomiast te, które zastosowały się do wszystkich 9 reguł, pozytywne efekty uzyskały aż w 86%. W tym artykule przedstawiamy złote reguły wspierające firmę w transformacji, niezależnie od branży czy regionu w którym funkcjonuje.

1. Skup się na długoterminowych celach strategicznych.

Liderzy zbyt często skupiają się na aktualnym problemie i jego źródłach. Tymczasem potrzeba im spojrzenia na problemy firmy z szerszej perspektywy dalekosiężnych planów, w tym na fundamentalnych kwestiach misji, wizji, wartości i celów strategicznych firmy. Idąc za podejściem Simona Sinka, najpierw idzie „dlaczego”, a dopiero potem „co”. W myśl złotego kręgu: Dlaczego istniejemy? Do czego dążymy? Jak to zmierzymy? oraz Na jakich wartościach i zachowaniach będziemy pracować, żeby to zrealizować?

2. Poświęcaj czas na badania.

Menedżerowie bywają mylnie przekonani, iż doskonale panują nad procesami, znakomicie je znają i wiedzą, co należałoby zmienić. Rzeczywistość weryfikuje to przeświadczenie. Zbyt często liderzy i menedżerowie operują opierając się na opiniach i stereotypach i nie analizują danych. Dotyczyć to może w równej mierze wewnętrznych procesów, jak i otoczenia rynkowego.

Decyzje podejmowanie na podstawie opinii to jedna z 5 patologii biznesowych zdefiniowanych przez Radka Drzewieckiego w książce Strategia Lean. Opinia traktowana powinna być przez lidera wyłącznie jako hipoteza do weryfikacji w Gemba. Wszelkie decyzje biznesowe muszą być podejmowane na podstawie twardych faktów. Co więcej, na podstawie konsensusu wśród wszystkich interesariuszy procesu odnośnie do tych faktów.

3. Stwórz przemyślany plan.

Jeśli zmiana ma objąć w sposób znaczący strukturę organizacyjną, nowy projekt musi być przemyślany i przećwiczony. Intuicja bywa dobrym źródłem inspiracji, ale często też sprowadza na manowce. Plan taki trzeba przećwiczyć, przeprowadzić eksperymenty, poddać pod dyskusję, a kwestionowane propozycje przemyśleć raz jeszcze i dopasować do realiów.

Większość liderów przyznaje, że przyczyną niepowodzenia planowanych przez nich zmian było niedostateczne przygotowanie do przeprowadzenia zmiany. Warto zwrócić uwagę na to, że znacznie ważniejsza od trwałej struktury organizacyjnej jest jej elastyczność. Dotyczy to np. najwybitniejszych firm z rankingu Fortune. Nie zwracają one na siebie uwagi wyjątkowością struktury, lecz operacyjną zdolnością do sprawnego odpowiadania na zmiany rynkowe – ponadprzeciętną zdolnością do adaptacji.

4. Wyjdź poza schematy.

Wiele organizacji, które podejmują się „przeprojektowania” struktury, skupia się na modelu raportowania. To oczywiście bardzo ważny aspekt kontroli przebiegu poszczególnych procesów i „dowożenia” wyników na czas. Ale równie ważne jest wychodzenie poza utarte szlaki, co sprzyja rozwojowi pracowników, ich zaangażowaniu i kreatywności. Wystarczy przyjrzeć się działaniu firmy Apple, aby zrozumieć, że łamanie trwałych reguł może pobudzać produktywność. Wiele zależy też od natury danej firmy, więc takie podejście musi uwzględniać zatrudnionych w niej ludzi i obowiązujące procesy. Każdy eksperyment może wnieść do organizacji wiele dobrego.

5. Uwzględniaj talenty ludzi.

Przeprowadzając zmiany organizacyjne, firmy zazwyczaj skupiają się na zakresie obowiązków poszczególnych stanowisk, departamentów oraz dopasowania ich do procesów. A może, projektując zmianę, warto odwrócić tę kolejność? Skupić się na talentach, doświadczeniach i potencjale ludzi, i tę wartość zastosować jako punkt wyjścia do nowej struktury organizacyjnej? Badania wskazują, że takie podejście może przynieść znaczące wzrosty. Pełniej bowiem wykorzystuje możliwości ludzi. A to oni są najważniejszym kapitałem większości organizacji.

6. Weź pod uwagę emocje.

Lider obmyślający zmianę organizacyjną zazwyczaj stawia się w roli inżyniera projektującego złożony mechanizm. Wówczas pracownicy stają się w jego oczach trybikami, elementami pewnej układanki. Takie podejście nie uwzględnia emocji towarzyszącej zmianie, lękom ludzi o własną przyszłość i lęków, że za chwilę zburzy się pewne rytuały, do których pracownicy przywykli. Dominuje myślenie po co zmieniać coś, co przecież działa, a przynajmniej na to wygląda, że działa. Kluczem w rozwiązaniu tego problemu jest podejście do emocjonalnej strony sytuacji. Zadaniem liderów jest zapoznanie ludzi w temacie planowanej zmiany, jej celu i korzyści dla zespołu. Wsłuchiwanie się w wątpliwości zgłaszane przez pracowników, rozwiązywanie ich dylematów są na tym etapie niezwykle istotne. Pracownicy powinni są uczestnikami zmiany, nie zaś jej przedmiotem. W Leanpassion stosujemy tzw. sesję obaw. Pracownicy wypisują swoje obawy związane ze zmianą i wspólnie z liderem dążą do konsensusu odnośnie do tej zmiany.

7. Mierz efekty.

Decydując się na zmianę organizacyjną, lider musi uwzględnić potrzebę sprawdzenia, jak wpływa ona na sprawność procesów. Stosując narzędzia służące mierzeniu procesów można łatwo porównać dane z różnych etapów wprowadzania zmiany i w jakim stopniu transformacja wpłynęła na poprawę produktywności, zaangażowania oraz satysfakcji z pracy pracowników.

8. Bądź otwarty jako lider.

Bez zaangażowania wszystkich pracowników nie sposób dokonać zmiany z sukcesem i trwale. Zanim więc dojdzie do zainicjowania zmiany, należy opracować sprawne narzędzia komunikacji wewnętrznej, która będzie mieć dwukierunkowy charakter. Jednym z największych błędów, które w tym kontekście może popełnić lider, to zbyt ogólny przekaz skierowany do całego zespołu, wysłany na przykład przez dział HR. Trzeba być otwartym na bardzo różnorodne reakcje pracowników, podchodzić do każdego indywidualnie, komunikować się bardzo transparentnie. Ludzie różnie reagują na zmianę, ale zazwyczaj zmiana okazuje się trudnym wyzwaniem dla każdego.

9. Uważaj na ryzyko.

Jeśli liderowi jego własny plan zmiany wydaje się tak oczywisty, że nie przewiduje on problemów „po drodze”, może być niemile zaskoczony. Ryzyko jest wpisane w zmianę struktury organizacyjnej, bo dotyka wprost licznej grupy ludzi o różnej wrażliwości, doświadczeniu, stażu itd. Trzeba więc zawczasu zaprojektować model zarządzania ryzykiem. Zmiana może mieć kolosalny wpływ na ciągłość procesów, a w niektórych przypadkach wstrząsnąć pozycją rynkową firmy albo jej reputacją.

_______________________________________

Jeśli zarządzasz firmą i chcesz zdobyć umiejętności i narzędzia do przeprowadzenia kompleksowej transformacji strategicznej, skontaktuj się z nami >> bezpłatna konsultacja. W Leanpassion stworzyliśmy jeden z najbardziej prestiżowych programów rozwojowych z jakimi Ty i Twoja kadra menedżerska możecie pracować. Lean Black Belt® jest odpowiedzią na skuteczne szkolenia, które angażują wszystkich pracowników, a jego efekty są natychmiast widoczne w wynikach oraz rachunku zysków i strat.

DZIEŃ OTWARTY – LEAN BLACK BELT® OPEN DAY

Zobacz program Lean Black Belt® od środka!

Już 18 kwietnia 2023 zapraszamy Cię na pierwsze w historii wydarzenie, podczas którego będziesz mieć możliwość zajrzeć za kulisy naszej pracy i zobaczyć, co się dzieje w siedzibie Leanpassion – miejscu, gdzie spotykamy się z uczestnikami naszych programów rozwojowych w trakcie zjazdów stacjonarnych.

Specjalnie z tej okazji organizujemy bezpłatne warsztaty online na podstawie wyjątkowo ciekawego 7 Modułu certyfikowanego programu rozwojowego Lean Black Belt®. Będziesz mieć okazję wcielenia się w rolę uczestnika tego programu rozwojowego. Na koniec dnia czeka Cię również sesja Q&A z prowadzącymi, podczas której na żywo odpowiedzą na Twoje pytania.

Zapraszamy – link do zapisów: OPEN DAY ONLINE

Agenda Wydarzenia dostępna TUTAJ