Transformacja QTP - Case study 4KRAFT
Jak firma 4Kraft wygenerowała oszczędności na poziomie 22,5 mln
- wzrost efektywności wybranych procesów wraz z potwierdzeniem wypracowanych finansowych oszczędności
- rozwój kompetencji uczestników Quick Transformation Program [transformacja QTP]
- zwiększenie współpracy międzyobszarowej w ramach realizowanych inicjatyw
- Przygotowanie transformacji
[Przygotowanie organizacji oraz kluczowych interesariuszy do uruchomienia prac transformacyjnych. Ustalenie planu prac oraz produktów, które będą ich efektem.] - Diagnoza procesów
[Przeprowadzenie kompleksowej analizy stanu obecnego realizowanych procesów pod kątem oceny efektywności, terminowości oraz jakości procesów. Na tej podstawie zostały zaprojektowane stan docelowy oraz rekomendacje zmian.] - Eksperymenty PDCA & Quick Wins
[Opracowanie operacyjnych kierunków rozwoju dla procesów objętych analizą. Ocena działań, które w krótkim czasie przyniosą największe efekty. Podsumowanie oraz opracowanie listy zadań do realizacji.] - Standaryzacja & Leadership
[Implementacja zmian, następnie ich standaryzacja i stabilizacja. Wypracowanie nawyków i zachowań wśród Liderów. Uruchomienie cyklicznych spotkań Boardmeeting oraz przygotowanie liderów do skutecznego Problem Solving.]
3 istotne elementy wspierające Quick Transformation Program:
- Lean Green Belt
[certyfikowany program rozwojowy] - Sherlock Waste
[technologia wspierająca doskonalenie] - Youniversity
[edukacja dla liderów i menedżerów]
- 22,5 mln zł wygenerowanych oszczędności
- zintegrowanie zespołu wokół wspólnych celów
- standaryzacja procesów biznesowych
- wzrost efektywności pracy
- obniżenie bazy kosztowej
- podejmowanie decyzji w oparciu o fakty i dane
- ustrukturyzowane podejście do rozwiązywania problemów
- zaangażowanie pracowników w działania doskonalące
Opis firmy klienta
4Kraft jest jednym z najszybciej rozwijających się globalnych producentów w sektorze produktów dla dzieci. Spółka dystrybuuje swoje produkty głównie w kanałach e-commerce w modelach B2B i B2C oraz w tradycyjnych kanałach sprzedaży. Spółka działa od 2011 roku, zatrudnia około 200 osób i systematycznie dąży do zajęcia pozycji wśród liderów branży parentingowej.
4Kraft jest właścicielem marek Kinderkraft i Kiddy. Produkty tych marek dostępne są w całej Europie, Azji i Australii z planami ekspansji do Ameryki Północnej i Afryki. Produkty oferowane przez marki z portfolio 4Kraft charakteryzują się wysoką jakością i najwyższymi standardami bezpieczeństwa, co potwierdzają liczne certyfikaty renomowanych europejskich instytucji oraz wieloletnie uznanie rodziców na całym świecie.
W 2022 roku firma otrzymała europejskie wyróżnienie GREAT PLACE TO WORK jako świetne miejsce do pracy i rozwoju kariery, a także zdobyła wyróżnienie jako najlepsze miejsce pracy w Polsce.
Kluczowe wyzwania związane z transformacją
„Początkowa orientacja na dowożenie i realizowanie biznesu powoduje, że dopiero po pewnym czasie przychodzi refleksja na temat konieczności poukładania organizacji od wewnątrz, co jest naprawdę niezbędne do skalowania biznesu” – mówił Leszek Krysieniel, CEO 4KRAFT podczas II Edycji Leadership Excellence Summit 2024. Wzrost sprzedaży, większa efektywność procesów i GPTW to główne cele strategiczne firmy na 2026 rok. Dlatego 4KRAFT zdecydowała się na szybką transformację procesową, której celami były wzrost efektywności wybranych procesów wraz z potwierdzeniem wypracowanych finansowych oszczędności, rozwój kompetencji uczestników QTP oraz zwiększenie współpracy międzyobszarowej w ramach realizowanych inicjatyw.
ETAP 01: PRZYGOTOWANIE TRANSFORMACJI
- Warsztat refleksji strategicznej w gronie kluczowych interesariuszy. Wypracowanie Kontekstu Biznesowego [misja, wizja, cele strategiczne, wartości]
- Opracowanie matrycy komunikacji (odbiorcy, kanały, przekaz)
- Kick off transformacji. Inspirujące warsztaty Lean dla pracowników z obszarów objętych transformacją
- Powołanie zespołu projektowego po stronie firmy, który był odpowiedzialny za zbieranie wybranych danych na rzecz prowadzonych prac analitycznych
- Przeprowadzenie komunikacji do wszystkich pracowników
- Przygotowanie szczegółowego harmonogramu prac analitycznych
- Zdefiniowanie produktów, które będą efektem przeprowadzonych prac
ETAP 02: DIAGNOZA PROCESÓW
- Identyfikacja portfolio procesowego
- Wspólne mapowanie procesów AS-IS
- Multi Observation Study – analiza efektywności wykorzystania zasobów ludzkich
- Poziom standaryzacji organizacji pracy – ocena poziomu aktualnych standardów oraz obciążenia poszczególnych obszarów
- Span of Control – analiza efektywności struktury organizacyjnej
- Analiza danych w zakresie terminowości, jakości oraz efektywności
- Analiza standardu pracy Liderów
- Analiza wskaźników produktywności – volumen vs. rbh
- Identyfikacja potencjału do usprawnień – wpływ na zdolności operacyjne, KPI oraz koszty operacyjne
ETAP 03: EKSPERYMENTY PDCA & QUICK WINS
- Opracowanie z multifunkcjonalnym zespołem kierunków rozwoju dla wybranych procesów
- Priorytetyzacja wybranych kierunków zgodnie z matrycą PVA [Project Value Assessment], uwzględniającą wpływ działań na efekty biznesowe organizacji
- Określenie inicjatyw możliwych do zrealizowania w perspektywie 1-2 miesięcy [QUICK WINS] oraz długoterminowych > 6 miesięcy
- Opracowanie rekomendacji w zakresie poprawy efektywności procesów biznesowych
- Opracowanie harmonogramu dla inicjatyw wynikających z macierzy PVA
- Przygotowanie raportu oraz opracowanie pełnej dokumentacji podsumowującej przeprowadzone działania analityczne
- Oszacowanie potencjalnych oszczędności wynikających z implementacji wdrożonych rozwiązań
- Zdefiniowanie kluczowych wskaźników obrazujących sukces prac transformacyjnych
ETAP 04: STANDARYZACJA & LEADERSHIP
- Implementacja zmian procesowych, następnie ich standaryzacja oraz stabilizacja w celu krótszego czasu realizacji, wyższej jakości i efektywności procesowej
- Kaskadowanie celów strategicznych na poziom poszczególnych zespołów, które będą wspierać strategię organizacji
- Zaprojektowanie struktury Performance Management System w oparciu o zarządzanie wizualne (nikt niczego nie musi się domyślać)
- Przygotowanie i wdrożenie kultury odpraw przy tablicy Boardmeeting, budowa postaw w zespole wspierających omawianie i wyciąganie wniosków ze statystyk
- Coaching oraz Feedback dla Liderów w zakresie prowadzenia spotkań typu Boardmeeting
- Rozwój kompetencji w zakresie skutecznego rozwiązywania problemów Problem Solving
- Zaangażowanie pracowników w realizowane eksperymenty procesowe
22,5 mln zł wygenerowanych oszczędności dla firmy:
W I etapie transformacji wzięło udział 23 kierowników z obszarów: R&D, Marketing, Sprzedaż, Operacje, Serwis, Controlling. W rezultacie działań transformacyjnych wygenerowano oszczędności dla firmy na poziomie 15 mln złotych.
W II etapie transformacji wzięło udział 24 specjalistów z obszarów: R&D, Marketing, Sprzedaż, Serwis, HR. Oszczędności wygenerowane dla firmy dzięki transformacji to 7,5 mln zł.
Wypełnij formularz bezpłatnej konsultacji, a w ciągu 48h skontaktujemy się z Tobą. Podczas spotkania przedstawimy założenia i szczegóły transformacji QTP i odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.