Na jednym z Treningów Online w lutym 2021 wraz z Radkiem Drzewieckim pokazywaliśmy, jak dzięki diagnozie procesów i szybkim zmianom podnieść efektywność i zaangażowanie o 20-30% w kilka miesięcy. Rozmawialiśmy również o ważnej kwestii, a mianowicie czym jest wartość dodana w życiu prywatnym.

Co według Was stanowi wartość dodaną w życiu prywatnym? Bo definicja Radka, do której przychylamy się w Leanpassion brzmi: „wszystkie momenty, które dają poczucie spełnienia, szczęścia, wszystkie te chwile, za które bylibyśmy w stanie zapłacić”.

Na jednym ze spotkań Radek zapytał pewną grupę ludzi, jakie elementy ich życia dają im poczucie spełnienia. Odpowiadali, że rodzina, spacer z psem, wycieczka, wakacje, święta, książka i tak dalej. Notował sobie w pamięci ich odpowiedzi i czekał, ale nikt nie wypowiedział tego magicznego słowa, na które liczył. Czy wiecie, jakiego?

Nie będę zatem trzymała Was w niepewności. Dał ludziom przestrzeń, żeby ktoś powiedział „praca”. Nie chodzi o to, że mamy być pracoholikami, ale w pracy spędzamy większość swojego czasu, spędzając z kolegami czy szefem czasem więcej czasu w ciągu dnia niż ze swoją drugą połówką czy rodziną. Dlaczego więc nie może być to jeden z elementów wspomnianego wyżej poczucia swobody, elementu wartości dodanej w życiu prywatnym?

Otóż, Kochani, nie było takiej odpowiedzi. Z naszych obserwacji w Leanpassion wynika, że większość ludzi żyje na 2/7. Co to oznacza?

Oznacza to, – może poza małym wyjątkiem, który stanowią rodzicie dzieci i praca daje im moment oddechu – że ludzie nie lubią pracować. Praca jest chorobą. Genetyczną i globalną. Najbardziej zadowoleni są z pracy Amerykanie i Kanadyjczycy (31%), podczas gdy w Polsce, według Instytutu Gallupa, jedynie 14% ludzi lubi swoją pracę. Większość Polaków żyje odliczając dni do kolejnego piątku. Praca jest przecież darem, spełnieniem, samorealizacją, a okazuje się, że ludzie nie lubią pracować.

Od 16 lat zajmujemy się w Leanpassion tematem zmiany, angażowania ludzi w doskonalenie i największym błędem, jaki można popełnić to jest „przyjść i ludziom zrobić zmianę”. Bo to jest Twoja perspektywa, bo to Ty „chcesz coś zmienić”. Ważne jest więc zrozumienie, że ludzie nie lubią pracy, a Ty dodatkowo chcesz, aby tę pracę doskonalili. Oczywiście nie mówię, że w firmach ludzie nie są zaangażowani w zmianę, bo zapewne są. Mówię o tych, którzy przejmują inicjatywę, są ukierunkowani na usprawnianie czy doskonalenie – bo ci stanowią zdecydowaną mniejszość. A nam przecież chodzi o to, żeby większość chciała usprawnień i doskonalenia, nie mniejszość.

Dlatego ten artykuł kieruję do osób, do firm, które chcą tworzyć efektywne i angażujące środowisko pracy. Pokażę Wam jeden z elementów modelu transformacji, który stosujemy w Leanpassion, który pozwala na stworzenie warunków do tego, żeby zmiana nie była jednorazowym zrywem i aby ludzie chcieli codziennie rozmawiać o celach czy wynikach.

Jak przeprowadzić diagnozę stanu obecnego, aby określić potencjał wzrostu efektywności oraz „zapalić zespół do zmiany”

Szacunek dla ludzi to bardzo istotny element w podejściu do zmian. Oznacza to, że my dobrze rozumiemy co będziemy robić, nasze działania są ustrukturyzowane i zaplanowane. W tym tekście przedstawię Wam jak krok po kroku pracuję z klientami, aby potrafili przeprowadzić diagnozę wraz ze swoimi zespołami w sposób, który pozwala im czuć się komfortowo i aby działania były jak najbardziej efektywne.

Struktura

Bardzo ważna jest struktura. Zanim przejdziecie do diagnozy, pracy nad procesem, do pracy z ludźmi, powinniście ustalić pewną strukturę, plan, co w ogóle macie zamiar robić. Na poniższym zdjęciu widzicie strukturę diagnozy stanu obecnego ułożoną przeze mnie, której naprawdę używam w codziennej pracy, a poniżej opiszę co każdy z kroków ma Wam przynieść, jak do tego podejść i co mamy uzyskać w efekcie końcowym każdego z nich.

IDŹ I ZOBACZ

Kiedy przystępujemy do analizy jakiegoś procesu to najpierw sami musimy być przekonani, że to jest dobry pomysł. Innymi słowy, że to jest proces, który faktycznie chcemy badać. Dlatego zaczynamy pracę sami. Musimy być pewni, że wiemy co chcemy zrobić. Czyli idziecie, obserwujecie dany proces sami pamiętając o tym, że należy zachować szacunek, nie oceniać. Warto więc wytłumaczyć ludziom, że jesteście tam po to, żeby zobaczyć, co w tym procesie nie działa. Na tym etapie nie należy dyskutować tego ze wszystkimi dookoła, jesteście tam po to, aby wiedzieć, którym procesem warto się zająć.

Czego właściwie szukamy? Oczywiście marnotrawstw w procesie, bo Lean to identyfikacja i eliminacja marnotrawstwa. Dobrze, jeśli widzimy wartość dodaną w procesie, ale na tym etapie szukamy marnotrawstw. Wybieramy więc proces, w którym tych marnotrawstw jest najwięcej. W tym celu bierzemy kartkę i długopis, idziemy i zapisujemy wszystko, co widać. Wszystko, co jest marnotrawstwem oraz to, co wydaje się nam nim być. Warto tez analizować, kto przerywa proces – to również jest marnotrawstwem. Takiego zapisu możemy również dokonać zdalnie (przykład na poniższym zdjęciu).

Podsumowując, w kroku „Idź i zobacz” chcemy wiedzieć, że marnotrawstwa występują. Jeszcze nic o nich nie wiemy ponad to, że istnieją. Czas więc na kolejny krok.

NARYSUJ PROCES

Zidentyfikowaliśmy istniejące marnotrawstwa, czas zatem aby dowiedzieć się o nich czegoś więcej. Na tym etapie angażujemy ludzi, którzy ten proces wykonują, czy dostarczają, i rysujemy wspólnie z nimi mapę procesu. Rozrysowujemy krok po kroku co się w tym procesie dzieje. Najlepiej robić to w GEMBA, a jeśli mapa powstaje w Sali, należy taką mapę potem zweryfikować w GEMBA.

Robimy to po to, żeby wiedzieć, gdzie dokładnie w procesie, na jakim jego etapie marnotrawstwa powstają. Rezultatem tego kroku będą mapy procesu, dla przykładu w procesach logistycznych czy produkcyjnych będziemy zazwyczaj używać Value Stream Map. Ale co jest w tym kroku najważniejsze to fakt, że angażujemy w to ludzi. To oni mają nam pokazać, jak ich proces wygląda. Teraz już nie tylko obserwujecie, ale słuchacie, co o procesie mówią ludzie i nanosicie na mapę procesu wszelkie problemy.

Efektem końcowym kroku „Narysuj proces” jest to, że wiemy dokładnie na jakim etapie procesu powstają marnotrawstwa.

ZBADAJ EFEKTYWNOŚĆ PROCESU

Rozpoczynając ten krok wiemy już, że w naszym procesie występują marnotrawstwa oraz gdzie one dokładnie powstają. Jeszcze jednak nie wiemy czy są one częste, jak dużo ich jest, czy tez ile ważą. Musimy więc je zmierzyć, używając w tym celu narzędzia MOS (analiza migawkowa) lub ODIL. Przykłady tych narzędzi widzicie na poniższych zdjęciach.

Powyższe narzędzia pozwalają nam na zmierzenie, jak duże są marnotrawstwa w naszym procesie. Aby jednak dowiedzieć się kiedy mają one miejsce, czy też kogo dokładnie dotyczą, należy wykonać dodatkowe analizy.

ZRÓB DODATKOWE POMIARY

Dobór narzędzi analitycznych zależy od branży – dla przykładu w branży produkcyjnej wykorzystamy SWCS, czy pomiar analizy czasów cykli, ale w branży usługowej dobrze sprawdzi się ponownie analiza przerwań, czy analiza rozpiętości kierowania Span of Control (na zdjęciu).

Pod koniec tego kroku wiemy już, że w naszym procesie są marnotrawstwa, bo sami je zaobserwowaliśmy. Dokładnie wiemy także, gdzie występują, gdyż wspólnie z operatorami procesu zrobiliśmy mapę tegoż procesu. Nasze marnotrawstwa są również dobrze zmierzone. Czas wobec tego usiąść wspólnie z ludźmi i podsumować dotychczasowe działania, budując konsensus odnośnie zebranych faktów.

Konsensus odnośnie faktów

Abyśmy dalej mogli myśleć o tym, żeby przeprowadzić w procesie konieczne zmiany, musimy mieć zgodę wśród wszystkich pracowników wykonujących ten proces, liderów zespołów, kierowników itp. odnośnie tego jakie są fakty i co należy usprawnić.

Poniżej na zdjęciu widzicie, w jaki sposób może zakończyć się przykładowy konsensus.

ZDEFINIUJ GŁÓWNE PROBLEMY

Ostatnim elementem fazy diagnozy jest – w oparciu o zebrane faktywybranie 2-3 głównych problemów do fazy rozwiązywania, małe, łatwe doskonalenia, które można wprowadzić od zaraz. Ważne jest też określenie, jakimi wskaźnikami będziecie mierzyć efekty.

Jak zintegrować zespół i zbudować przyjazne środowisko pracy wykorzystując 5R

Czym jest narzędzie 5R? To rodzaj kontraktu w formie plakatu, który można wykonać zarówno dla zespołu, jak i całej firmy. Kontrakt zawiera 5 elementów: Kierunek, Ramy, Role, Reguły i Relacje. Najlepszym momentem na zrobienie takiego plakatu jest czas zaraz po analizie stanu obecnego. Kontrakt ustalacie zawsze wspólnie z zespołem. Spójrzcie, jakie elementy powinny znaleźć się w takim kontrakcie 5R:

Bardzo ważne jest, aby na koniec, po ustaleniu i wpisaniu wszystkich elementów kontraktu, wszyscy się pod nim podpisali. Kontrakt 5R daje wszystkim poczucie uczestnictwa w tym, co się dzieje w firmie. Co więcej, jasno określone zasady zmniejszają napięcia w zespole nawet o 70%, motywują ludzi oraz dają czas Wam, liderom, ponieważ nie musicie ciągle przypominać ludziom jakie są zasady gry.

Jak zaangażować zespół w identyfikację i eliminację marnotrawstwa wykorzystując Boardmeeting

Nikt nie wymyślił lepszego narzędzia do codziennego monitorowania celów, niż boardmeeting. Powinniście jednak zapamiętać, że boardmeetingu nie robi się po to, by analizować wyniki, tylko żeby wywołać dyskusję o problemach. To jest naprawdę ogromna różnica. Ludzie niechętnie przyjdą, jeśli wiedzą, że będą omawiać wyniki. Ale jeśli zechcecie podyskutować o wynikach po to, by uruchomić dyskusję o problemach i pomysłach na ich wyeliminowanie, to jest to Lean z szacunkiem. Jeśli boardmeeting stacjonarny, czy też robiony zdalnie połączycie z 5R to uzyskacie najbardziej angażujące środowisko pracy.

Podsumowanie

Dobry lider działa. Robi diagnozę, wdraża szybkie rozwiązania razem z zespołem, tworzy środowisko pracy, w którym każdy każdego dnia rozmawia o celach i wynikach. Diagnoza – Dopasowanie – Doskonalenie naprawdę ma sens. Jeśli dobrze przeprowadzicie diagnozę, Wasi ludzie będą chcieli się zmieniać. Gdy zrobicie plakat 5R nikt już więcej nie będzie musiał się domyślać, jakie są zasady gry. Boardmeetingi natomiast pomagają w podtrzymaniu zaangażowania – ludzie widzą, że mają wpływ, że chcecie słuchać o tym, jakie mają problemy i jakie widzą ich rozwiązania. Ludzie widzą szacunek i chętnie robią te zmiany z Wami.

Tę szybką transformację nazwaliśmy w Leanpassion Lean 3D – Diagnoza – Dopasowanie – Doskonalenie. Można się tej wiedzy nauczyć, w tym celu stworzyliśmy program certyfikujący online Lean Green Belt, do którego III Edycji trwają zapisy. Zapraszamy!