Ostatnia aktualizacja: 22.09.2021

Transformacja Lean a zdolność do adaptacji w kryzysie

19 listopada 2020 miał miejsce LEAN SUMMIT 2020 by Leanpassion. Wydarzenie, które po raz pierwszy w historii prowadziliśmy w całości online, było wypełnione wieloma ciekawymi prelekcjami, oraz case studies z różnych polskich branż. Jednym z zaproszonych Gości był Filip Makowski, Prezes Zarządu firmy YORK PL, który opowiedział o Transformacji Lean, przeprowadzonej przez Leanpassion oraz o tym, w jaki sposób transformacja ta przygotowała jego firmę i pracowników na bieżący kryzys spowodowany pandemią.

Zapraszam do relacji z jego wystąpienia:

Partner w porządku

Fraza „Jesteśmy partnerem w porządku” dla firmy YORK stanowi jej misję i, według słów Filipa Makowskiego,  we wspaniały sposób definiuje zarówno sposób ich działania – bo działają po partnersku, jak i zakres działalności firmy. Firma YORK produkuje artykuły gospodarstwa domowego do utrzymania czystości. Ich produkty można znaleźć w większości marketów, jak też małych sklepików osiedlowych, a od roku 2019 są dostępne również w Internecie.

Misja firmy „Jesteśmy partnerem w porządku” to również ukłon w kierunku otaczającego ich świata. Jako, że ekologia w ostatnim okresie stała się bardzo wyraźnym trendem, też nie zostali obojętni na to, co się na rynku dzieje i od roku 2018 swoją ofertę wzbogacili o linię ECO NATURAL by YORK, gdzie do produkcji artykułów wykorzystują zarówno surowce odnawialne, jak i surowce recyklingu. Firma kładzie duży nacisk na to, aby technologia do wyprodukowania ich wyrobów była maksymalnie ekologiczna.

Czujemy się odpowiedzialni za otaczający nas świat i chcemy go wspólnie porządkować.
– Filip Makowski, Prezes Zarządu YORK PL

Kilka słów o historii firmy

Firma YORK obecna jest na polskim rynku od 28 lat. Zatrudniają łącznie ponad 600 osób. Główny zakład produkcyjny i siedziba firmy znajduje się w Bolechowie pod Poznaniem. Od 2014 posiadają zakład produkcyjny również w Mińsku na Białorusi, od roku 2015 firmę handlową w Moskwie, a w 2019 otworzyli firmę handlową w Indiach.

Pierwsze spotkanie z Lean

Jak opowiadał Filip Makowski podczas swojej prezentacji na LEAN SUMMIT 2020, około 5 lat temu jeden z młodych menedżerów firmy brał udział w konferencji dotyczącej lean. Zaraz po jej zakończeniu zapytał tegoż menedżera, wówczas bardzo podekscytowanego tematem, czym jest lean. Wspólnie obejrzeli z zaciekawieniem prezentację ze wspomnianej konferencji.

Młody menedżer przekonywał, że również w ich firmie powinni „wdrożyć lean”. Prezes uznał to za świetny pomysł i dał zielone światło. Menedżer w tym momencie oznajmił, że potrzebują do tego pełnego wsparcia zarządu. Bez zwłoki otrzymał informację, że takie wsparcie ma. Wówczas, lekko skonsternowany oznajmił, że „to nie jest takie proste”, że potrzebne jest zaangażowanie ludzi, a to z kolei nie dzieje się tak samo z siebie.

Prezes zaproponował zatem, aby tę prezentację, którą wcześniej wspólnie obejrzeli, menedżer zaprezentował na najbliższym spotkaniu kadry kierowniczej, zaangażują w ten sposób ludzi i wystartują z lean. Spotkanie faktycznie się odbyło, a odbiór prezentacji był bardzo pozytywny.

Jak jednak można sobie wyobrazić, zaraz po tym, jak grupa menedżerów opuściła salę konferencyjną, „wdrażanie leana” się zakończyło

Sukces usypia

Dwa lata później temat powrócił. Punktem zwrotnym był kryzys na rynkach wschodnich, kiedy po wybuchu wojny na Ukrainie rynki te praktycznie się załamały, a lokalna waluta została bardzo mocno osłabiona. Dla firmy YORK był to potężny cios, ponieważ dużą część sprzedaży stanowił wówczas eksport do tej części Europy. Odbiło się to mocno na ich wynikach finansowych za 2016 i 2017 rok.

Blisko 85% całej sprzedaży YORK stanowi eksport, aby więc utrzymać wysoko marżowy obrót, musieli zmienić strukturę sprzedaży i przenieść ją na inne rynki. Niemniej jednak nie były one tak zyskowne i rentowne, jak rynki wschodnie.

Jak stwierdził Prezes Makowski, w przypadku firmy YORK spełniło się powiedzenie, że „sukces usypia”. W obliczu brutalnych faktów, w konfrontacji z pogarszającymi się warunkami na rynkach zbytu i pogarszającymi się wynikami, firma stanęła przed dylematem: restrukturyzować przedsiębiorstwo, czy pójść drogą transformacji?

Pierwszy krok do bycia lean

Świadomie zdecydowali się wejść na ścieżkę transformacji, zdając sobie sprawę, że na wyniki przyjdzie im poczekać. Firmie bardzo mocno zależało na tym, aby wprowadzone zmiany były trwałe i  opierały się o zmiany w kulturze organizacyjnej. Tylko takie podejście dawało gwarancję, że zmiany zostaną z nimi na stałe.

Ważna była też zmiana w pojmowaniu czym jest lean. Lean nie da się „wdrożyć”, co zawsze podkreśla Radek Drzewiecki, założyciel Leanpassion, lean można się tylko „stać”. Dlatego też firma YORK zdecydowała, że z pełną świadomością chcą wejść na ścieżkę stawania się lean.

Wypracowanie kontekstu biznesowego

Wspólnie z konsultantami Leanpassion, podczas dwudniowych warsztatów, pochylili się nad misją, wizją i celami biznesowymi firmy YORK. Parafrazę owych celów wykonali ręcznie na plakatach, aby później przenieść to na drukowaną formę graficzną. Dzięki stworzeniu kontekstu biznesowego wiedzieli, w którym kierunku zmierza firma, nadali jej sens istnienia.

Diagnoza stanu obecnego

Następnym krokiem było ustalenie, gdzie w danym momencie znajduje się firma. Przeprowadzili audyt całego przedsiębiorstwa, konsultanci Leanpassion przyjrzeli się wszystkim procesom, wszystkim czynnościom i zdiagnozowali stan obecny.

Konsensus odnośnie status quo

Wyniki audytu zaskoczyły zarząd firmy, mówiąc kolokwialnie „wbiły ich w ziemię”. Okazało się, że w niektórych obszarach zaledwie 1/3 czasu pracy jest wykorzystywana na rzeczywistą pracę, czyli około 3h dziennie poświęcają na to, aby przynieść wartość dodaną przedsiębiorstwu, dostarczyć wartość dodaną klientom.

Filip Makowski nie ukrywa, że taka sytuacja bardzo ich zaniepokoiła. Dzięki Leanpassion spojrzeli jednak na sytuację z innej perspektywy. Wszyscy zgodzili się co do tego, jaki jest stan faktyczny, jakie są fakty. Potraktowali zatem te wszystkie nie przynoszące wartości dodanej czynności jako potencjał do tego, żeby się poprawić. Taki impuls, że warto coś zmienić i w tym upatrywali swoich szans. Na bazie stanu faktycznego opracowali cele strategiczne firmy.

Kaskadowanie celów

Kolejnym krokiem było przeniesienie celów strategicznych na cele dla poszczególnych procesów oraz opracowanie KPIs, wskaźników dla poszczególnych obszarów. Na tym etapie bardzo ważne było zaangażowanie ludzi. Tych, którzy w tych procesach uczestniczą i którzy tak naprawdę są najlepszymi specjalistami od danego obszaru. W ten sposób nastąpiło kaskadowanie celów strategicznych „w dół” organizacji i udało się zaangażować wszystkich pracowników w realizację strategii biznesowej.

Regularne spotkania przy tablicy

Praktycznie od pierwszego dnia transformacji firma YORK wprowadziła regularne boardmeetings, które stanowiły świetną okazję do tego, by pochylić się nad wynikami swojej pracy. Była to codzienna refleksja, ale przede wszystkim, co najważniejsze, podczas spotkań przy tablicy identyfikowali i adresowali problemy.

Jak mówił Prezes Filip Makowski, owe spotkania na przestrzeni lat bardzo mocno ewaluowały. Poruszali się w pewnych ustalonych ramach, tablice miały zawsze pewne stałe elementy, jednakże cały czas zachęcali osoby, które w tych spotkaniach uczestniczą, żeby w jakiś sposób kreowały wygląd wizualny takiej tablicy. Firmie zależało, aby to były tablice ludzi, którzy codziennie przy tych tablicach się spotykają, po prostu „ich tablice”.

Boardmeeting a pandemia

Z uwagi na sytuację epidemiologiczną „ewolucja” tych tablic mocno „przyśpieszyła”. Sporą ich część przeniesiono do wirtualnej rzeczywistości. Mają tez dużo lepsze narzędzia, opierają się o zautomatyzowane dashboardy, o różnego rodzaju wizualizacje, które są dużym udogodnieniem.

Jednak idea i cel główny tablic do boardmeetingów pozostał niezmieniony. Jest nim okazja do codziennego spotkania, codziennej refleksji, identyfikowania i adresowania problemów.

Tablice Hour by Hour

Firma YORK jest firmą produkcyjną, a więc jeśli chodzi o stanowiska robocze na produkcji, bardzo dobrze sprawdziły się tablice Hour by Hour. Dla pracowników operacyjnych stanowią one bardzo ciekawe narzędzie, aczkolwiek na początku budziły spory opór. Pracownicy dziwili się, że muszą coś wypełniać, nie rozumieli dlaczego muszą je wypełniać.

Z perspektywy czasu okazało się, że jest to idealne narzędzie dla pracowników, którzy każdego dnia ciężko pracują i każdego dnia dzięki tablicom mogą zobaczyć, jak tę pracę wykonują. Czyli każdy dokładnie widzi, jak wygląda realizacja jego pracy, dzienny uzysk w odniesieniu do założonych norm, w dodatku w rozbiciu na godziny.

W firmie YORK tablice są 2-godzinne i, co bardzo istotne, uwzględniają różnego rodzaju przerwy techniczne. Czyli norma 8-godzinna nie jest stricte podzielona na 4, bo na przykład w czasie przerwy śniadaniowej ta norma jest niższa. Taki rozkład tablicy pozwala pracownikom rzeczywiście regularnie i w każdej minucie swojej pracy praktycznie ocenić jak swoją pracę wykonują. Tablica ta stanowi również istotne narzędzie wymiany informacji. Zapisane informacje o problemach są z kolei bezcenne zarówno dla kadry kierowniczej, jak i kadry technicznej.

Jesteśmy tam, gdzie tworzy się wartość

Tak naprawdę nie ma lepszej drogi do poprawienia procesu niż poprzez jego obserwację i mierzenie – czyli ‘Idź i zobacz’.
– Filip Makowski, Prezes Zarządu YORK PL

W YORK zastosowali powyższą zasadę bardzo sumiennie. Spojrzenie na to, co się dzieje w GEMBA wg Filipa Makowskiego otwiera oczy, zarząd nie patrzy już na proces jedynie przez pryzmat cyfr i raportów, które otrzymuje.

Przygoda z Lean

Na przestrzeni kilku ostatnich lat  firma YORK otrzymała ogromną dawkę wiedzy odnośnie Lean i chętnie dzielą się tą wiedzą i zdobytym doświadczeniem z innymi. Rozumieją Lean przez pryzmat normalnej, rozsądnej, dobrze wykonywanej pracy. Ponad 10 tysięcy godzin warsztatów i praktycznych treningów wspólnie z Leanpassion bardzo mocno im w tym pomogły.

Lean = Ludzie

Lean to ludzie, i jak podkreśla Filip Makowski, nie należy o tym nigdy zapominać. To jest najistotniejszy z elementów układanki. Powszechnie wiadomo, że ludzie boją się zmian. Mimo, że firma YORK wybrała, zdaniem Prezesa, tę łagodniejszą drogę – drogę transformacji, dążenia do zmiany – to jednak była to zmiana. A zmiana jest zawsze trudna. Bo ludzie lubią robić tak, jak dotąd robili. Tak jak robili to ich dziadkowie, jak robi to kolega, tak jak robię to „ja” od pierwszego dnia, kiedy jestem w nowym miejscu pracy.

Istotne jest to, aby zadbać o współpracowników w tak trudnym czasie, jakim jest przejście przez zmiany i pamiętać, że każdy ma inne tempo przechodzenia przez te zmiany. Bardzo ważna jest tu bieżąca informacja, komunikacja, informowanie o kontekście, dlaczego zmiana jest potrzebna.

Pracownicy ambasadorami zmiany

Zarząd firmy był obecny na każdym etapie transformacji, angażując swoich ludzi do podjęcia zmiany. Na początku zapytali pracowników, jak im się w ogóle w firmie pracuje. Szare pole na powyższym obrazku pokazuje niezdecydowanych, czyli ani dobrze, ani źle. Firma dostrzegła w tym spory potencjał, a następnym krokiem było zaangażowanie pracowników produkcji do budowania ich systemu premiowego.

To był bardzo dobry ruch, ludzie poczuli się wysłuchani i powiedzieli o wielu rzeczach dziejących się w firmie, o których Zarząd nie miał pojęcia. Zmiana, którą wprowadzono w firmie w dużym stopniu była zmianą należącą do samych pracowników. Wszyscy, którzy uczestniczyli w procesie transformacji stali się automatycznie jej ambasadorami.

Wartości firmy

Blisko rok od stworzenia kontekstu biznesowego (misja, wizja, cele strategiczne) przystąpili do opracowania wartości firmy. Po raz kolejny, w bardzo szerokim gronie pochylili się nad tym, kim są, jakie mają wartości w DNA firmy i jacy chcieliby być. Co najważniejsze, opisali dokładnie te wartości i zachowania.

Partnerstwo, orientacja na klienta, zaangażowanie, konsekwencja w działaniu, czy ciągłe doskonalenie – to nie są tylko słowa. Opisane są zachowaniami w odniesieniu do całej organizacji, takimi jakimi są lub chcieliby być. Ważne jest, aby te wartości zakomunikować całej organizacji, aby uspójnić pojęcie partnerstwa i pozostałych wartości.

Wartości są uniwersalne, łączą wszystkich pracowników bez względu na miejsce organizacji czy zajmowane stanowiska. Są identyczne dla wszystkich i tak naprawdę stanowią ‘wytyczne do działania’.
– Filip Makowski, Prezes Zarządu YORK PL

Efekty transformacji

Już po kilku miesiącach transformacji, poprawili szereg istotnych dla organizacji wskaźników KPI:

  • poprawa wskaźnika OTIF (On Time In Full), która miała również duże przełożenie na satysfakcję ich klientów
  • poprawa efektywności produkcji
  • 16% wzrost produktywności logistyki
  • redukcja utraconego obrotu
  • redukcja przestojów
  • znaczące ograniczenie czasu przezbrojeń

Podsumowanie

Jak Filip Makowski odpowiada na pytania dotyczące transformacji:

Czy po trzech latach transformacji firma YORK jest już lean?

FM: Jeszcze nie jesteśmy. Stajemy się lean każdego dnia, natomiast z dumą mogę powiedzieć, że jesteśmy ‘szczuplejsi’, niż byliśmy w roku 2017.

Czy w myśl ‘Zero Marnotrawstwa’ udało się wyeliminować wszystkie marnotrawstwa w firmie?

FM: Wielkim sukcesem jest to, że w ogóle zaistniało w naszej głowie pojęcie marnotrawstwa. Zaczęliśmy patrzeć na procesy zupełnie inaczej, zaczęliśmy widzieć marnotrawstwa i je eliminować. Bardzo wiele z nich udało się nam wyeliminować. Nad wieloma wciąż pracujemy i, co najważniejsze, każdego dnia staramy się być lepsi.

Czy wobec tego warto było się tak męczyć?

FM: Tak, absolutnie warto było. Nie mam co do tego najmniejszych wątpliwości. Rok 2017 był dla nas rokiem przełomowym. Kryzys, który nas wówczas spotkał sprawił, że musieliśmy porzucić stare nawyki, które przestały się sprawdzać, na rzecz nowych. Musieliśmy wyjść ze swojej strefy komfortu, zacząć robić rzeczy po nowemu i na pewno był to dobry kierunek. Po stokroć TAK.

Jak zatem Transformacja Lean przygotowała firmę YORK do adaptacji w kryzysie?

Prelekcja Filipa Makowskiego, Prezesa Zarządu YORK PL miała miejsce na Lean Summit by Leanpassion, w listopadzie 2020. Był to 9 miesiąc pandemii COVID 19. Nikt nie wiedział jeszcze, w jak długo sytuacja będzie trwać, ale skutkiem pandemii był już widoczny, pogłębiający się kryzys gospodarczy.

Jak mówił Filip Makowski podczas swojego wystąpienia na Lean Summit, świat jesienią 2020 roku wyglądał w sposób, jakiego nie potrafiliśmy sobie wyobrazić jeszcze rok wcześniej. Nikt nie mógł się tego spodziewać, ani tym bardziej nikt nie był w stanie się do tego przygotować. Firma YORK również nie mogła się do tego nagłego kryzysu przygotować. Jednakże, jak się okazało, dzięki transformacji byli bardziej ‘przygotowani’ na kryzys, niż myśleli.

Trzy najważniejsze czynniki, które świadczą o tym, że firma YORK była przygotowana na kryzys:

Po pierwsze:
dzisiaj znają swój biznes lepiej, niż wcześniej

W firmie YORK, dzięki Transformacji Lean, znają swój biznes znacznie lepiej, niż wcześniej. Wiele procesów mają po prostu zmierzonych. Jak wiadomo, nie można poprawiać czegoś, co jest niezmierzone, gdy nie ma faktów. W związku z tym, że procesy są zmierzone i każdy doskonale je rozumie, potrafią przewidzieć wpływ czynników zewnętrznych na dany proces, a tym samym zdecydować o tym, jak ich zmiana może wpłynąć na dany proces.

Ich eksperymenty są dzisiaj szybsze, prostsze i bardziej skuteczne. Dzięki Transformacji Lean wiedzą o swoim biznesie to, czego nie wiedzieli w 2017 roku.

Po drugie:
skuteczniej się komunikują

Bardzo istotna kwestią, która została poprawiona dzięki transformacji, to lepsza komunikacja. Uczyli się komunikacji każdego dnia, pracując i komunikując strategię, czy też wypracowując wartości i komunikując je w całej organizacji tak, żeby wszyscy rozumieli je tak samo. Dużo wniosło również komunikowanie podczas codziennych boardmeetingów, gdzie rozmawia się tylko o faktach, nie o opiniach.

Nawyk regularnych spotkań przy tablicy był szczególnie ważny, kiedy nagle w marcu 2020 roku niemalże cała komunikacja przeniosła się w tryb zdalny. Dzięki sprawnym działaniom Działu IT firmy, można było zachować ciągłość komunikacji – podczas lockdownu prowadzonej z domu.

Komunikacja zdalna wychodzi firmie bardzo dobrze. Na początku mieli obawy, że z dnia na dzień muszą przenieść się do zdalnej rzeczywistości, czy sobie poradzą, czy będą w stanie zachować ‘momentum’ swojej pracy. Jednakże dzięki Transformacji Lean umieli już ze sobą rozmawiać, słuchać i słyszeć. Mieli nawyk regularnego spotykania się i rozmawiania o problemach, a więc przeniesienie tych spotkań do wirtualnej, czy hybrydowej rzeczywistości było łatwiejsze.

Dzięki transformacji wiedzieli, jak ważne są spotkania ‘twarzą w twarz’, dlatego w formie wirtualnej zdecydowali się od początku na użycie kamer. Miało to ogromne znaczenie jeśli chodzi o utrzymanie kontaktu ze wszystkimi rozmówcami, tak jak to dotychczas robili spotykając się w firmie.

Dodatkowo, podczas wirtualnych spotkań znalazło się również miejsce na tzw. ‘small talk’, na rozmowę o rzeczach, które nie dotyczą pracy. Powód był prosty – gdy podczas pierwszych zdalnych spotkań koncentrowali się tylko na zadaniach, zaczęło brakować takiej ‘ludzkiej więzi’, jak to ma miejsce podczas realnych spotkań. Kiedy nie ma okazji do codziennych spotkań pracowników ‘przy kubku kawy w kuchni’, bardzo szybko można zapomnieć, że kiedyś ‘naprawdę lubiliśmy pracować ze sobą’. Dlatego osoby, które zarządzają zespołami w pracy zdalnej powinny pamiętać, aby zostawić tę ważną przestrzeń na ‘small talk’. Nie wiadomo, czy kiedykolwiek powrócimy do trybu pracy sprzed pandemii, zatem istotne jest aby nieustająco dbać o integralność zespołu oraz pielęgnować poczucie ‘wspólnoty’.

Po trzecie:
mają wspaniałych ludzi

Ludzie są najważniejsi. Kluczem do sukcesu są przede wszystkim odpowiedni ludzie. W firmie YORK, zdaniem Prezesa Filipa Makowskiego, mają naprawdę wspaniałych ludzi. Odpowiedzialnych, poinformowanych i przede wszystkim takich, którym zależy. Ludzi, którzy mając możliwość współdecydowania są zdolni do rzeczy niemożliwych, którzy ryzykowali w 2017 roku i odważyli się opuścić swoją strefę komfortu. A jak wiadomo, poza strefą komfortu zaczyna się magia i wszystko jest możliwe.

Z takimi ludźmi Filip Makowski pracuje na co dzień i jest im wszystkim wdzięczny za każdą chwilę. Takich ludzi życzył również odbiorcom jego prelekcji na LEAN SUMMIT 2020.

Wprowadź swoje umiejętności liderskie na najwyższy poziom! Sprawdź szczegóły

LEAN BLACK BELT 15 OCTOBER