Mówi się, że nastały trudne czasy, że pandemia pokrzyżowała plany biznesowe i doprowadziła firmy na skraj przepaści. Scenariusz rzeczywiście nie rysował się optymistycznie – pandemia spowodowała załamanie w wielu sferach biznesu, ale to była jakby pierwsza faza nowej dla wszystkich rzeczywistości. Po początkowym załamaniu, kiedy przychody w biznesie spadły niemal do zera, nastąpiła dłuższa chwila refleksji. Firmy, które potrafiły wyjść ze swojej strefy komfortu i przearanżować swoje podejście, dzisiaj widzą już światło w tunelu.

Nie każdy lubi pracę zdalną, a wielu twierdzi, że nie są do niej przekonani. Uwierzcie mi, że przejście na pracę zdalną, znalezienie swojego miejsca w tej wirtualnej rzeczywistości, pozwoli Wam zwiększyć efektywność i utrzymać, a nawet rozwinąć biznesy.

Wirtualny kompleksowy system zarządzania wynikami pracy

Na ostatnim październikowym Webinarze pt. „Poznaj praktyczne narzędzia i zwiększ efektywność i zaangażowanie zespołów zdalnych o min. 30%” razem z Radkiem Drzewieckim, założycielem Leanpassion, rozmawialiśmy m.in. o tym, jak zbudować kompleksowy system zarządzania wynikami pracy i pokazaliśmy, w jaki sposób robić to zdalnie. Jeśli więc chcecie zwiększyć efektywność poprzez zaangażowanie pracowników, identyfikację i eliminację marnotrawstw, ten artykuł będzie w tym pomocny. Dodatkowo opiszę, jak tworzyć efektywne i angażujące środowisko pracy poprzez uruchomienie cyklu cel-wynik-kaizen, przede wszystkim w zespołach zdalnych.

Lessons learned

Radek zawsze powtarza, że lean się nie wdraża, że lean można się jedynie stać. Warto to zdanie dobrze zapamiętać. Zobaczcie na poniższym obrazku, jakie wnioski płyną z 15-letniego doświadczenia Leanpassion. My staliśmy się lean i chętnie dzielimy się naszym doświadczeniem.

leanpassion

Zrozumieć czego ludzie oczekują

Jeśli szukacie rozwiązania jak zmotywować ludzi, najpierw musicie zrozumieć, czego ludzie oczekują w dzisiejszych czasach, kiedy nie widzą swojego lidera na co dzień, kiedy nie widzą siebie nawzajem tak często, jak to było w systemie stacjonarnym. Według Ogólnopolskiego Badania Satysfakcji z Pracy 2020, przeprowadzonego przez Leanpassion po pierwszej fali pandemii, wymaganiem numer 1 odnośnie lidera jest to, że dba o integrację zespołu. Kolejną rzeczą jest to, że dba o efektywność zespołu. To zupełna nowość, wymuszona niejako przez Covid-19. Jeśli bowiem pracownik chce, aby to lider dbał o efektywność zespołu, oznacza to tylko jedno – ludzie boją się o to, że firma upadnie.

Wszystkie ręce na pokład

Nie zastanawiajcie się, jak motywować ludzi w pracy zdalnej, po prostu zacznijcie działać. Okazujcie ludziom szacunek i zainteresowanie. Warunki są, jakie są, ale zawsze należy słuchać, co ludzie mają do powiedzenia, spotykać się online możliwie często i włączyć kamery na spotkaniach. Chodzi o to, że macie się widzieć, mieć ze sobą kontakt. Kamery początkowo budzą wiele obaw, ale z własnych obserwacji widzę, że ze spotkaniami zdalnymi stajemy się sobie coraz bliżsi, pomimo że wszyscy jesteśmy tylko za ekranem. Po tych kilku miesiącach tylko i wyłącznie pracy zdalnej witam się z ludźmi niemalże jak na korytarzu u nich w firmie.

Lider zapewnia bezpieczeństwo pracowników

Chciałbym podzielić się z Wami bardzo ciekawym spostrzeżeniem. Jak robimy fokus grupy na pracownikach w zespołach zdalnych, czego oni oczekują od swojego lidera, to okazuje się, że to on – lider – a nie firma, będzie zapewniał pracownikom bezpieczeństwo.

Wcale nie chodzi w tym o stabilne zatrudnienie, tylko o lidera, który:

  • daje nadzieję,
  • jasno utożsamia się z organizacją,
  • nie narzeka, nie powtarza w kółko „jest źle”,
  • jest pierwszą osobą, która dostosowała się do zmiany i porywa za sobą ludzi, coś w stylu „Przestańcie narzekać, my pracujemy w taki to a taki sposób, jesteśmy i będziemy jednym zespołem”.

3 taktyki wybitnych liderów

Jeśli ludzie oczekują dziś od lidera integrowania zespołu i zapewnienia poczucia bezpieczeństwa, warto zapoznać się z trzema taktykami, które stosują wybitni liderzy, aby zwiększyć efektywność i zaangażowanie swojego zespołu. Chodzi o to:

  • jak zbudować wspólne cele oraz zasady gry stosując 7 kroków kaskadowania strategii,
  • jak zaangażować zespół w identyfikację i eliminację marnotrawstwa wykorzystując Boardmeeting, oraz
  • jak stworzyć Performance Management System, aby podłączyć wszystkich pracowników do systemu doskonalenia.

Jeżeli chcecie stać się skutecznymi liderami i rozwijać swoją wiedzę w zakresie skutecznych metod utrzymywania osiągniętych wyników, to serdecznie zapraszam Was do uczestnictwa w  Certyfikowanym Programie Lean Green Belt.

Stosuj najprostsze rozwiązania – nie szukaj perfekcji

Jeśli po stronie lidera jest chęć, to jeśli nauczycie się budować wspólne cele, wprowadzicie boardmeetingi – czyli spotkania, podczas których codziennie będziecie rozmawiać jak Wam poszło, jakie były problemy i jakie macie pomysły na ich rozwiązanie, będziecie wiedzieć jak wprowadzić system zarządzania wynikami pracy. Poprawicie komunikację, za tym pójdzie poprawa efektywności i nawyk spotykania się, naprawdę kluczowy czynnik.  W ten sposób zintegrujecie zespół, zadbacie o efektywność, będziecie otwarci na to, żeby ludzie mówili o problemach –pokażecie, że szanujecie swój zespół, że wsłuchujecie się w ich opinie.

Taktyka nr 1

W Leanpassion mamy swoją autorską metodę kaskadowania strategii. Dotychczas potrzebny był do tego pisak, flipchart oraz ludzie, którzy znają proces i cele strategiczne. Dzisiaj, w pracy wirtualnej, potrzebne jest mniej rzeczy. Ale nadal kluczowi są ludzie, którzy – powtórzę –  znają proces i cele strategiczne.

Cele wspólne dla całego zespołu

W pierwszej fazie wraz z zespołem budujecie cele wspólne. Musi się to odbywać przy udziale tegoż zespołu. Nic nie dzieje się bez ludzi. Za pomocą 7 kroków kaskadowania przenosicie wspólnie cele strategiczne na cele dla każdego zespołu. W dużym uproszczeniu wygląda to tak, że pytamy poszczególne zespoły, jakie chcieliby, jakie powinni mieć założenia, aby zrealizować cele strategiczne firmy.  

Większość firm, z którymi mamy styczność, ma strategię. Ale ludzie są kompletnie od niej odłączeni. W tym tkwi główny problem. Zatem rzeczą, od której powinniście zacząć jest kaskadowanie strategii.

Efektywność narzędzia 5R

Kaskadowanie celów zawsze odbywa się tak samo. Bierzecie cele strategiczne, bierzecie proces, wspólnie z zespołem budujecie do nich cele wspólne. Ma to na celu pozbycie się silosów. Następnie kaskadujecie te cele na wszystkie departamenty, które uczestniczą w dodawaniu wartości w Waszych procesach.

Jednym z najbardziej efektywnych i prostych narzędzi, które stosujemy w Leanpassion, nazywa się 5R. Za pomocą prostego plakatu określacie wraz z zespołem kierunek, ramy, role, reguły i relacje dla całego zespołu. 5R z powodzeniem stosujemy również w zespołach zdalnych. Równolegle z kaskadowaniem strategii na zespoły i departamenty.

Podsumowując taktykę numer 1 – by zwiększyć efektywność, na początek kaskadujecie cele oraz wraz z zespołem robicie parafrazę. Innymi słowy umawiacie się, spisujecie rodzaj kontraktu 5R, w którym jasno określacie, w jakim kierunku idziecie, jakie są ramy – czyli co robicie, a czego nie. Następnie określacie role, reguły i relacje. Jak wcześniej wspomniałem, większość firm nie ma problemów z wymyślaniem strategii, ale ma bardzo duży problem z przeniesieniem jej w dół.

Taktyka nr 2

Jeśli skaskadowaliście cele i zawarliście kontrakt 5R, czyli przenieśliście cele na wszystkich pracowników, czas na uruchomienie narzędzia, które nazywa się Boardmeeting. Pozwoli Wam ono, w sposób regularny, a nie tylko „zrywowy”, podłączyć pracowników do identyfikacji i eliminacji marnotrawstw. Dlatego Boardmeeting powinien być robiony codziennie. Jeśli uważacie, że u Was inna częstotliwość będzie bardziej efektywna – wypróbujcie różne warianty – raz, dwa razy w tygodniu, wówczas sami zobaczycie, co w Waszym zespole, przy Waszej pracy najlepiej zadziała. Kluczowym czynnikiem zawsze powinna być regularność.

Boardmeeting – co to jest?

Tak wygląda standardowa tablica boardmeetingowa. Kolumna zielona, czerwona i PDCA. Chodzi o to, aby wywołać dyskusję o problemach. Ale w żadnym przypadku nie na zasadzie skrajnych emocji, czyli:

  • „Jak mi nie dasz pomysłu, to cię zwolnię” – czyli wywołanie strachu, lub
  • „Daj mi pomysł, to ci zapłacę” – czyli wywołanie chciwości.

W lean chodzi o to, żeby ludzie sami z siebie chcieli doskonalić firmę. Z naszych obserwacji wynika, że większość menedżerów popełnia jeden i ten sam błąd idąc „na skróty”. Zadają pracownikom pytania w stylu: „Co byś usprawnił?”, a pracownik zazwyczaj nie rozumie o co chodzi, dlaczego zadano mu takie pytanie. Może w tym właśnie momencie myśli już o wyjściu do domu, czy też o tym, że jest już piątek i przed nim odpoczynek.

Albo inna sytuacja – ludzie często przyjmują pozycję obronną, mówiąc „Ale ja mam przecież boardmeeting!”. Wtedy warto zadać pytanie, czy ten boardmeeting działa w systemie cel-wynik-kaizen.

Boardmeeting – jak to działa?

Boardmeeting powinien mieć stałe, charakterystyczne części. Pierwsze dwie kolumny w kolorze zielonym i czerwonym zapewniają przejrzystość działań – zespół widzi, jaki jest status realizacji działań za wczoraj. Dyskutujecie o tym, tylko pamiętacie – bez obwiniania. Mówicie: tyle zrealizowaliśmy, a tyle nie zrealizowaliśmy i w tym momencie wkracza kaizen, gdzie pytamy ludzi nie o pomysły, usprawnienia, tylko o problem, jaka jest zatem jego przyczyna i potencjalnie najlepsze rozwiązanie.

Tak właśnie działa boardmeeting. Wcześniej była to fizyczna tablica stojąca w firmie, teraz zastępujemy te tablice wirtualnymi – np. w formie Excela.

Boardmeeting – agenda

Zapraszając ludzi na Boardmeeting zawsze wysyłajcie agendę, to pozwoli wszystkim uczestnikom na dokładne przygotowanie się do spotkania. Ludzie muszą wiedzieć, po co to robicie. Agenda powinna zamknąć się w około pół godziny. W procesach powtarzalnych może to być nawet 15 minut. Boardmeeting powinien być efektywny, szybki i prowadzony wg agendy, wg planu.

Taktyka nr 3

W pierwszej fazie skaskadowaliście cele, aby zbudować wspólne. Następnie, w fazie drugiej, uruchomiliście boardmeeting dla konkretnego zespołu. Jak przenieść to wszystko i „odpalić” w całej firmie? Spisujecie system boardmeetingów na proces, na zespoły i na firmę. Każdy poziom zarządzania będzie miał swój boardmeeting, jednocześnie korespondujący z boardmeetingami pozostałych procesów, zespołów czy departamentów.

Performance Management System

Wirtualny system zarządzania wynikami składa się z jednej głównej tablicy, która jest dla celów wspólnych. Powyżej znajdują się cele strategiczne. Poniżej tablice boardmeetingowe dla poszczególnych zespołów. Ten system działa automatycznie, nawet przy zastosowaniu najprostszych formuł makro w excelu, te wykresy same się „budują”. Jego skonstruowanie zajmuje nie więcej niż 1-2 dni. Warto.

Podsumowanie

Przy zastosowaniu powyższych trzech taktyk wybitnego lidera będziecie w stanie zwiększyć efektywność i zaangażowanie Waszych ludzi o minimum 30%. Skaskadowaliście cele, żeby zbudować wspólne. Połączyliście ludzi wspólnymi zasadami, wspólnym kontraktem 5R. Uruchomiliście boardmeetingi, żeby codziennie rozmawiać z ludźmi o celach, wynikach i problemach. W efekcie zbudowaliście nowy, wartościowy i działający system pracy, jako normalny system pracy w całej Waszej firmie.

Praca zdalna

Wszyscy Klienci na początku pandemii pytali mnie, jak teraz te wszystkie rzeczy będziemy robić zdalnie. Zawsze przecież spotykaliśmy się przed tablicą, twarzą w twarz, rozmawialiśmy wspólnie lub indywidualnie. Gdy przyszedł moment, że spotkania można było realizować wyłącznie zdanie, nie widziałem w tym problemu. W ten sam sposób możemy spotykać się przed ekranem, używając kilku tabeli zrobionych w Excelu.

Cokolwiek wcześniej robiliście w warunkach fizycznych, w biurze, gdzie mieliście ze sobą kontakt, odprawę, gdzie np. sesję problem solving mogliście prowadzić siedząc razem w sali, w ten sam sposób możecie robić nadal – zdalnie. Wszystko jest możliwe, jest przecież tak duże spektrum możliwości technicznych. Ograniczenia wynikające z narzędzi wspierających pracę zdalną są pozorne, wynikają bowiem z naturalnych obaw przed nowością, przed czymś, czego wcześniej nie robiliśmy. Spróbujcie nad tym popracować, bo szczerze mówiąc, przestawiając się na pracę w zespołach zdalnych, wygracie wpierając zaangażowanie i podnosząc efektywność w tym ciężkim czasie pandemii i zamknięcia.

Jak efektywnie zarządzać w tych trudnych czasach?

Jeśli wciąż nurtuje Was to pytanie, zapraszam Was już 4 listopada 2020 o godz. 13:00 na wyjątkowy webinar online, podczas którego Radek Drzewiecki wraz ze swoimi gośćmi będą poruszać następujące kwestie:

  • jak nadać sens istnienia i poczucie przynależności by pracownicy identyfikowali się z firmą
  • w jaki sposób przeprowadzać diagnozę stanu obecnego w całej organizacji
  • jak zbudować system wspólnych celów w organizacji, który podłącza wszystkich pracowników do strategii oraz eliminuje silosy w organizacji
  • jak nauczyć liderów, kierowników zespołu budowania efektywnego i angażującego środowiska pracy

Dodatkowo będziecie mogli dowiedzieć się jak zbudować system rozwiązywania problemów, by lean nie był pojedynczym zrywem oraz jak zaprojektować 2-3 letni lean transformation road map.

Zapraszam serdecznie,

Tymek