Najprostsze i najlepsze narzędzie do sprawdzenia, czy w firmie w ogóle jest potencjał do wzrostu efektywności.

Zobacz, na czym polega analiza przerwań.

TIPS&TRICKS

Praktyczne wskazówki dla Ciebie jako menedżera, które pomogą Ci świadomie przewodzić i skutecznie zarządzać.

Podcast Skuteczny CEO

Nazywam się Radek Drzewiecki, od ponad 16 lat prowadzę firmę Leanpassion. Zajmujemy się wzrostem efektywności procesów oraz zaangażowania pracowników. Dodatkowo, jestem założycielem dwóch startupów technologicznych Sherlock Waste i Leanovatica – Netflix dla biznesu. Robię to, co robię, ponieważ chcę, aby firmy były świetne, a ludzie szczęśliwi w pracy. Dlatego dla mnie skuteczny menedżer to nie tylko taki, który osiąga cele, ale przede wszystkim robi to z ludźmi, potrafi podłączyć ich do strategii firmy. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak być skutecznym CEO, jak zwiększać efektywność, zaangażowanie, budować ponadprzeciętną zdolność do adaptacji i rozwijać się, to ten podcast jest właśnie dla Ciebie.

odcinek 47

JAK SPRAWDZIĆ, CZY W MOJEJ FIRMIE JEST POTENCJAŁ DO WZROSTU EFEKTYWNOŚCI

Jedna z najprostszych, a zarazem najlepszych metod, dzięki której sprawdzisz, czy w ogóle masz w firmie potencjał do wzrostu efektywności. Posłuchaj, na czym polega analiza przerwań i dlaczego warto ją stosować.

Jeśli masz wyzwanie, problem do rozwiązania i chcesz usłyszeć wskazówki na temat, który Cię interesuje, pisz do mnie: LinkedIn, Instagram, r.drzewiecki@leanpassion.pl lub na skutecznyceo@leanpassion.pl.

Radek

W tym odcinku:

ANALIZA PRZERWAŃ (interruption analysis by Leanpassion) ->>

polega na obserwacji pracownika lub grupy pracowników oraz rejestracji wszystkich zaobserwowanych zakłóceń w przepływie pracy za pomocą kreski na zwykłej kartce papieru.

Analiza przerwań – dlaczego warto ją stosować:

prosta i łatwa
nieinwazyjna
bez presji i konfrontacji
bez skomplikowanych pomiarów

Drogi CEO, idź do Gemba, weź czystą kartkę papieru i długopis, poświęć jedną do dwóch godzin na obserwacje i przekonaj się, jakie to jest odkrywcze. Jeśli tych kresek będzie kilkadziesiąt, to prawdopodobnie masz ogromny potencjał do tego, żeby pozbyć się marnotrawstwa i zwiększyć efektywność.

Słuchaj podcastu tam, gdzie Ci najwygodniej.

Transkrypcja

TIPS&TRICKS Jak sprawdzić, czy w mojej firmie jest potencjał do wzrostu efektywności

Odcinek 47 podcastu Skuteczny CEO

Dzień dobry, Moi Drodzy. Cześć!

TIPS&TRICKS Jak sprawdzić, czy w mojej firmie jest potencjał do wzrostu efektywności

W inauguracyjnym odcinku dotyczącym tych krótkich porad – gdzie chcę adresować jedno wyzwanie, jeden problem, gdzie źródłem tych pytań, Waszych wyzwań, jest to, o co nas pytacie – mówiłem, że w zeszłym roku menedżerowie zadali nam ponad 2300 pytań. Tyle ankiet otrzymaliśmy przed spotkaniami live i też w bezpośrednich zapytaniach na naszą stronę, więc bardzo Wam za to dziękujemy.

Dziś znowu proste narzędzie, ale będzie wymagało trochę większego zaangażowania i dla części z Was przełamania się do tego, żeby wyjść do Gemba, żeby poobserwować pracowników, czyli jak sprawdzić, czy w mojej firmie jest potencjał do wzrostu efektywności. Nie chodzi mi tutaj o to, że macie wiedzieć dokładnie, jaki jest potencjał, tylko czy w ogóle jest. Ja do tego stosuję taką bardzo fajną analizę, śmieję się tutaj, bo to jest trochę nadużycie nazywanie tego analizą. Ale jakiś czas temu wymyśliliśmy najprostszą rzecz, która przełamuje lody, że tak się wyrażę, wizyt menedżerskich w Gemba. Nie jest to absolutnie analiza, na podstawie której podejmujemy decyzje, jak nasze procesy powinny wyglądać, tylko to jest analiza, która weryfikuje hipotezę, czy w ogóle u mnie, w mojej „specyficznej” branży, wybaczcie, jest potencjał do wzrostu efektywności, czy te opinie, które krążą po firmie, że wszyscy naprawdę są mocno zarobieni, są prawdziwe.

Menedżerowie na samym początku nie chcieli wykonywać tych takich analiz migawkowych czy One Day in Life, które są dość skomplikowane. To znaczy one nie są skomplikowane w metodzie, ale w emocjach i w zarządzaniu zmianą u takich menedżerów, dlatego wymyśliliśmy sobie coś prostszego i do tej metody dzisiaj i w tym odcinku będę Was namawiał. Otóż jest tak zwana analiza przerwań, nazwaliśmy to Interruption Analysis, robimy w branży doradczej, więc nazwy też są ważne. Ta analiza polega na obserwacji pracownika lub grupy pracowników oraz rejestracji wszystkich zauważonych zakłóceń w przepływie pracy za pomocą kreski na zwykłej kartce papieru. Jest to jedna z najprostszych, a zarazem najlepszych metod bycia w Gemba i ona jest by Leanpassion.

Jak przeprowadzić taką analizę? Przygotuj podkładkę z klipsem, czystą kartkę papieru oraz długopis. Następnie wybierz sobie obszar, który chciałbyś poobserwować, zarezerwuj od 1 do 2 godzin na sam początek. Godzina jest wystarczająca. I na tym obszarze przeprowadź takie spotkanie komunikacyjne z pracownikami, których będziesz obserwował. Poinformuj o celu, powiedz, że przyszedłeś się uczyć, możesz powiedzieć, że robisz to w ramach eksperymentu. Tu jest bardzo ważna empatia, bo dla pracowników bardzo często jest to szok, zwłaszcza, jak jesteś szefem firmy, jak jesteś CEO i dawno nie byłeś w tym Gemba w tym celu obserwacji. Pamiętajcie, że ludzie traktują każdą wizytę menedżerską jako konfrontację – może nie każdą, ale większość. Chodzi o to, żeby powiedzieć: „Jestem tutaj, żeby się uczyć, nie będę Was oceniał, chcę poobserwować proces i będę sobie zaznaczał za każdym razem na kartce, jak zobaczę, że są jakieś takie rzeczy, które Was frustrują”.

W każdym razie intencja. Niezależnie od tego, w jaki sposób to przeprowadzicie, to spotkanie komunikacyjne nie musi być super przygotowane, ale ważna jest intencja. Jeżeli idziecie tam, żeby ludzi skontrolować, żeby wytknąć im, co robią źle, to po prostu nie idźcie. A jeżeli idziecie tam, żeby po prostu się nauczyć, z uśmiechem, to ludzie nie będą mieli nic przeciwko. Robiłem to wielokrotnie i to naprawdę tak działa. Przeprowadzasz spotkanie komunikacyjne, mówisz, że będziesz obserwował, mówisz, że chcesz się uczyć, że przyszedłeś się do nich uczyć. I pamiętaj, jest taka zasada: jesteś w Gemba, jesteś gościem, „ściągnij buty”.

Następnie obserwujesz sobie proces przez godzinę lub przez dwie i stawiasz kreski na czystej kartce papieru za każdym razem, kiedy zauważysz jakiekolwiek zakłócenie w przebiegu pracy, jakąkolwiek – przepraszam, za mówienie wprost – głupotę, coś niestandardowego, coś, co Twoim pracownikom przeszkadza, może ich frustrować, po prostu marnotrawstwo, nieefektywność. I pamiętajcie jeszcze raz – bez oceniania. Możesz też zapisywać komentarze do zaobserwowanych przerwań.

Następnie po tej godzinie dziękujesz zespołowi za możliwość obserwacji. Możesz się też zapytać, czy oni chcą, żebyś podzielił się refleksją, czego się nauczyłeś. Ale dziękujesz, wychodzisz, nie oceniasz. I następnie siadasz w swoim gabinecie gdzieś na boku w spokojnym miejscu, bierzesz drugą kartkę papieru lub odwracasz tę, na której zaznaczałeś te kreseczki i zapisujesz, czego się nauczyłeś. Możesz sobie podsumować liczbę takich przerwań.

Dlaczego ta analiza jest taka fajna? Po pierwsze jest banalna, po drugie nie jest tak inwazyjna, po trzecie nie wchodzisz od razu ze stoperem do pracowników, po czwarte większość menedżerów C-levelu, CEO-si nie chcą po prostu wygłupiać się i robić analiz empirycznych w postaci analiz migawkowych czy też One Day in Life, które bardzo często są traktowane jako takie niepasujące do roli. Ale ta analiza jest naprawdę fajna, zliczasz sobie kreski. Gwarantuję Wam, że w większości przypadków w tej godzinie wyjdzie Wam kilkanaście, jak nie kilkadziesiąt, ponieważ pracownicy mają minimum 100 takich problemów w ciągu 8 godzin pracy, takich minimalnych przerw.

Piszesz, czego się nauczyłeś. Jeżeli tych kresek jest kilkanaście, kilkadziesiąt – ja mówię na serio o tej analizie – to prawdopodobnie masz ogromny potencjał do tego, żeby zwiększyć efektywność, żeby pozbyć się marnotrawstwa, ale to już w innych odcinkach, w jaki sposób podejść do tego, żeby przeprowadzić taki konsensus odnośnie status quo.

Życzę Wam naprawdę udanych eksperymentów. Idźcie do Gemba, weźcie czystą kartkę papieru, poświęćcie jedną do dwóch godzin pracy i zobaczycie, jakie to jest odkrywcze i zobaczycie, jakie to jest WOW!. Bardzo dużo menedżerów jest w tak zwanym miesiącu miodowym, czyli wraca z takich wizyt i jest w ciężkim szoku.

Wszystkiego dobrego, Moi Drodzy. Do zobaczenia. Cześć!

_______________________________________________________________________

Dziękuję za Twój czas. Jeśli uważasz, że ta wiedza jest wartościowa, podziel się tym odcinkiem w social mediach albo opowiedz o nim koleżance lub koledze z pracy.

Do usłyszenia, cześć!