Ostatnia aktualizacja: 15.07.2022

Efektywność przy wysokim zaangażowaniu zespołu. Budowanie wzajemnego zaufania. Poznanie wzajemnych oczekiwań. Kontrakt zespołowy 5R. Boardmeetingi. Zbudowanie zespołu od nowa, w nowej rzeczywistości powrotów pracowników do biur, to niepowtarzalna szansa dla liderów na zrobienie wszystkiego tak, jak trzeba.

W Artykule:

  • Firmy nie przestały istnieć, dlatego że ktoś zabrał pracownikom możliwość codziennego spotykania się twarzą w twarz. Praca zdalna doskonale spełniła swoją rolę. W wielu aspektach okazała się korzystna i efektywna.
  • Pracodawcy chcą powrotu pracowników do biur. Uważają, że praca w biurze daje pracownikom poczucie „dnia pracy” i „życia prywatnego” po pracy, czego nie można powiedzieć o pracy z domu, gdzie zacierają się granice dotyczące nie tylko ilości godzin pracy, ale samych czynności wykonywanych w ciągu dnia.
  • Dużym wyzwaniem menedżerskim stało się to, jak zmotywować i zintegrować zespoły od nowa. Jak nie tylko powrócić do sytuacji sprzed pandemii, ale zrobić krok do przodu, łącząc zaangażowanie pracowników z jeszcze większą efektywnością i wynikami?
  • Przed liderami nowa, choć stara rola. Zarządzanie zespołem aby był efektywny, zmotywowany, zintegrowany. Wspieranie i rozwój pracowników, rozwiązywanie problemów, przeprowadzanie zespołu przez zmianę, wypracowanie od nowa zasad działania i wskrzeszenie ducha współpracy.
  • Spadek zaangażowania przy jednoczesnym wzroście produktywności to paradoks często obserwowany przez liderów zespołów w czasie pandemii. Jednakże jak długo pracownik będzie wysoce produktywny, jeśli po pewnym czasie zaczną dopadać go symptomy osamotnienia, braku świadomości codziennych celów, braku satysfakcji z wykonywanych zadań, wypalenia?
  • Jak lider powinien pracować z zespołem, aby odbudować zaufanie, nadać kierunek działania, połączyć ludzi wspólnymi celami, budować zaangażowanie i zwiększać efektywność? W tym artykule poznasz TOP 2 narzędzia oraz zestaw dobrych praktyk skutecznego lidera.

Spis treści:

  1. Tak samo, tylko że zdalnie
  2. Trudne wybory
  3. Pracodawcy chcą powrotu pracowników do biur
  4. Nowa-stara rola lidera
  5. Pułapki Home Office
  6. Narzędzia komunikacji zdalnej
  7. Koncepcja dysfunkcji pracy zespołowej
  8. Lider nie musi być supermanem
  9. Lider opiera się na faktach
  10. TOP 2 narzędzia skutecznego zarządzania zespołem
  11. Dobre praktyki lidera

Zobacz też: Lean Leadership w praktyce

Tak samo, tylko że zdalnie

Budowanie zaangażowania i podnoszenie efektywności zespołu, spotkania, wyznaczanie kierunku i celów strategicznych w pracy zdalnej odbywało się dokładnie tak samo, jak w pracy stacjonarnej w biurze. Tylko narzędzia się zmieniły. Obecnie zespoły wracają do biur, ale nadal w części praca jest hybrydowa, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z zarządzaniem zespołami rozproszonymi, pracującymi w różnych lokalizacjach lub nawet w różnych strefach czasowych.

Firmy nie przestały istnieć, dlatego że ktoś zabrał pracownikom możliwość codziennego spotykania się twarzą w twarz. Niektórzy nazywali początki pracy zdalnej ‘covidowym przeczekaniem’, czyli poczekajmy, zobaczymy, może to nie potrwa długo. Dzisiaj, z perspektywy dwóch lat widać, że to nie było rozwiązanie tymczasowe. Praca zdalna zagościła na dobre w wielu firmach. W wielu aspektach okazała się korzystna i efektywna. W wielu firmach praca zdalna, czy hybrydowa, doskonale się sprawdza i zarządy nie chcą wracać do standardów sprzed pandemii.

Trudne wybory

Pracownicy często stawiają pracodawców przed wyborem: praca zdalna, lub szukam pracodawcy, który nie będzie robił z tego problemu. Pandemiczne przyzwyczajenie do Teamsów, Zoomów i innych narzędzi spotkań online spowodowało niebezpieczny nawyk – nawet po powrocie do biur pracownicy używają tej drogi komunikacji w miejsce tej bezpośredniej, twarzą w twarz. Czy dlatego, że jest łatwiej, czy może szybciej, albo może wygodniej? Jeśli nadal komunikujemy się poprzez wideokonferencje, jaki jest sens powrotu pracowników do biur? Dla wielu pracodawców stanowi to niemały problem.

Według pracowników, pracując zdalnie z domu oszczędzają czas i pieniądze na dojazdy. Mówią, że w domu nikt im nie przeszkadza, nie tracą cennych minut na pogawędki. Z drugiej strony martwią się, że jeżeli powrócą do biura, nie będą w stanie np. zorganizować na nowo opieki dla swoich dzieci. Co jest prawdziwą przyczyną tego, że ludzie obawiają się powrotu do biura? Czy przypadkiem nie jest to stres spowodowany tym, że pracownicy czują się wyrywani ze swojej strefy komfortu, którą dawała im praca zdalna z domu?

Pracodawcy chcą powrotu pracowników do biur

Według pracodawców, zachowanie równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym jest bardzo istotne dla pracowników. Pracodawcy uważają, że praca w biurze daje pracownikom poczucie „dnia pracy” i „życia prywatnego” po pracy, czego nie można powiedzieć o pracy z domu, gdzie zacierają się granice dotyczące nie tylko ilości godzin pracy, ale samych czynności wykonywanych w ciągu dnia, które w pracy zdalnej są kombinacją pracy i prywatnej codzienności. Samo wyjście do biura, proces przygotowania do wyjścia z domu jest budujący dla naszej psychiki, wyciąga nas z rutyny „codzienności w kapciach”. W biurze spotykamy ludzi, z którymi wcześniej pracowaliśmy, odbudowujemy relacje, poznajemy „na żywo” nowych pracowników, którzy do zespołu dołączyli w czasie pracy zdalnej.

Jest duża grupa osób, które nie mogły doczekać się wyjścia z domu i powrotu do biur. Ludzie ci tęsknili za atmosferą biura, współpracy, jak też rywalizacji. Jest też inna grupa, która uświadomiła sobie, że wcale nie lubi wychodzić z domu, a codzienne obcowanie ze współpracownikami twarzą w twarz jest zbędne, jeśli wszystko można „załatwić online”. Co pracodawca ma począć z tą grupą?

Nowa-stara rola lidera

Przed menedżerami i liderami duże wyzwanie, jak zmotywować i zintegrować zespoły od nowa. Jak nie tylko powrócić do sytuacji sprzed pandemii, ale zrobić krok do przodu, łącząc zaangażowanie pracowników z jeszcze większą efektywnością i wynikami?

Przed liderami nowa, choć stara rola. Zarządzanie zespołem, aby był efektywny, zmotywowany, zintegrowany. Wspieranie i rozwój pracowników, rozwiązywanie problemów, przeprowadzanie zespołu przez zmianę, wypracowanie od nowa zasad działania i wskrzeszenie ducha współpracy. Podział i wyjaśnienie ról każdego członka zespołu, aby każdy, każdego dnia wspierał realizację celów zespołowych i wiedział, jak jego indywidualne cele wspierają cele strategiczne firmy.

W większości organizacji biura znów zapełniają się pracownikami. Liderzy stanęli przed wyzwaniem jak budować zespół od nowa, jak zjednoczyć ludzi wokół wspólnego wygrywania.

Pułapki Home Office

Praca zdalna z domu to trudny temat. Często to brak rozgraniczenia pomiędzy pracą, a życiem prywatnym i jego obowiązkami. Czasem trudno się skupić, czasem coś rozprasza. Elastyczne godziny pracy to broń obosieczna. Czy mogę wyłączyć komputer, gdy czas pracy dawno minął, a mam jeszcze coś do dokończenia? Czy mam odbierać telefon od szefa wieczorem, skoro jestem na home office? A więc z jednej strony elastyczność i wolność w decydowaniu, a z drugiej pewne zaburzenie rytmu praca – dom.

Spadek zaangażowania przy jednoczesnym wzroście produktywności to paradoks często obserwowany przez liderów zespołów w czasie pandemii. Jednakże jak długo pracownik będzie wysoce produktywny, jeśli po pewnym czasie zaczną dopadać go symptomy osamotnienia, braku świadomości codziennych celów, braku satysfakcji z wykonywanych zadań, wypalenia?

Praca zdalna to pewnego rodzaju osamotnienie, brak codziennego bezpośredniego kontaktu z pozostałymi członkami zespołu, small talk, wymiany doświadczeń i obserwacji, czy możliwości szybkiego skonsultowania się ze współpracownikami. W tym kontekście powoli narasta brak poczucia bycia częścią zespołu, a nawet poczucie braku pracy zespołowej.

Narzędzia komunikacji zdalnej

Narzędzia stosowane w pracy zdalnej, jak mail, telefon, aplikacje czy systemy wizualne wspierające pracę zdalną spełniły swoją rolę znakomicie, oczywiście pod warunkiem, że dobrze je wykorzystywano. Oznacza to, że jeśli lider dobrze wykorzystywał wirtualne tablice oraz systemy wideokonferencji, zespół miał namiastkę pracy zespołowej. Nadal spotykali się ‘twarzą w twarz’, chociaż za pośrednictwem ekranu i mieli ze sobą jak najbardziej realistyczny kontakt. Mimika twarzy, spojrzenie czy ton głosu podczas spotkań wirtualnych ma ogromne znaczenie i stanowi siłę napędową w pracy zespołowej.

Dla wielu organizacji praca zdalna przy właściwym wykorzystaniu dostępnych narzędzi komunikacji stała się standardowym, normalnym sposobem pracowania. Spotkania zespołu, wirtualny Boardmeeting, konsultacje, obserwacje, pomiary, sesje rozwiązywania problemów, a nawet wspólny czas na small talk, czyli to co robiliśmy w biurze, można robić również zdalnie.

Koncepcja dysfunkcji pracy zespołowej

Życzeniem każdego lidera jest mieć zaangażowany zespół i doskonałe wyniki. Ale codzienność to nie jest koncert życzeń. W większości zespołów występuje 5 dysfunkcji pracy zespołowej. Jest to brak zaufania, obawa przed konfliktem, brak zaangażowania, unikanie odpowiedzialności oraz brak dbałości o wyniki. Gdy zespół wraca do biura, dochodzą nowe osoby, wszystko zaczyna się od nowa. Lider staje przed wyjątkową szansą, aby zacząć od początku. Zamiast naprawiać – zacząć od nowa. Zmiany w tym kontekście będą codziennością. Dążenie do poprawy efektywności – standardem. Zadaniem lidera będzie w pierwszej kolejności pozbycie się wszystkich 5 dysfunkcji pracy zespołowej.

Zespół musi znać zasady gry. Pracownicy nie jest w firmie po to, by „robić dobrze”, ale po to, by pracować zgodnie z rolą, którą pełnią w zespole. Aby to robić, każdy musi wiedzieć, na czym ta rola konkretnie polega.

Lider nie musi być supermanem

Tym, co zabija zaangażowanie i efektywność, to podział na kadrę zarządzającą i pracowników, a więc unikanie przez lidera bycia w Gemba. A właśnie tam odbywa się codzienna praca jego zespołu. Obserwacja, rozmowa, wiedza na temat tego, co ludziom przeszkadza w pracy wpisane są w rolę lidera zespołu. Lider nie musi być supermanem, aby być autorytetem dla swojego zespołu, ale też nie może udawać, że wszystko wie i w związku z tym płynąć na fali improwizacji. Prawdziwy lider nie boi się przyznać, że czegoś nie wie.

Jak lider powinien pracować z zespołem, aby odbudować zaufanie, nadać kierunek działania, połączyć ludzi wspólnymi celami, budować zaufanie i zwiększać efektywność? Przede wszystkim nie może tworzyć bariery pomiędzy sobą a ludźmi. Każdy członek zespołu jest równie ważny, a lider jest jednym z nich. Wszyscy pracują według tych samych reguł, każdy zna swoją rolę, a sukces jest dziełem wszystkich.

Lider opiera się na faktach

Niezwykle ważną kwestią jest podejmowanie przez lidera decyzji menedżerskich. Nigdy nie mogą one opierać się na opiniach. Niedopuszczalne jest spieranie się w zespole o to, kto ma rację, opierając się na tym co ktoś powiedział, bądź co zasłyszał. Właśnie dlatego lider powinien być blisko ludzi, w miejscu gdzie odbywa się praca, tylko tutaj będzie w stanie zweryfikować hipotezy. Powinien to robić wraz z zespołem, aby wspólnie dojść do konsensusu, jakie są fakty. Dopiero po ustaleniu faktów możliwe jest podejmowanie świadomych decyzji.

Lider musi być świadomym przywódcą – to on podłącza ludzi do strategii zespołu i strategii firmy. Każdy w zespole dokładnie zna swoje indywidualne cele, cele zespołowe oraz wie, jak wspierają one cele strategiczne firmy. Lider musi zarządzać skutecznie, gdyż to, jak pracuje na co dzień z zespołem przekłada się zarówno na zaangażowanie, jak i efektywność. Nigdy nie opiera się na opiniach – zawsze weryfikuje fakty w Gemba, przy czynnym udziale pracowników.

TOP 2 narzędzia skutecznego zarządzania zespołem

1. Kontrakt 5R

Kontrakt 5R, czyli kieRunek, Ramy, Role, Reguły, Relacje – to jedno z najbardziej skutecznych narzędzi, które lider powinien wykorzystywać w pracy z zespołem, aby zbudować atmosferę i wzajemne zaufanie.

Podstawą funkcjonowania zespołu jest świadomość ludzi odnośnie celów, ram w jakich działają jako zespół, ról każdego z członków zespołu oraz relacji jako zasad współpracy. Kontrakt 5R to rodzaj plakatu, z pięcioma elementami opisującymi pracę zespołu. Lider wspólnie z zespołem określa w jakim kierunku podąża zespół, jakie są ramy, w których będą się poruszać, co będą robić, a czego nie, jaka jest rola każdego z członków zespołu, według jakich reguł będą działać i jakie są zasady relacji w zespole.

Kontrakt 5R w formie spisanego i podpisanego przez wszystkich plakatu zapewnia, że każdy w zespole w ten sam sposób rozumie zasady w nim przyjęte, nikt niczego nie musi się domyślać oraz każdy, zgodnie ze swoją rolą realizuje cele zespołu i cele strategiczne firmy.

2. Boardmeeting

Statusowe spotkanie zespołu, Boardmeeting, to kolejne z narzędzi zarządzania wizualnego niezbędne w codziennej pracy z zespołem. Jest to spotkanie przy tablicy, spełniające swoje funkcje zarówno w pracy stacjonarnej, jak i zdalnej (np. Mural). Boardmeeting to regularne spotkania zespołu przy tablicy, która realizuje pewien cykl Cel – Wynik – Kaizen. To statusowe spotkanie zespołu, codzienne lub raz w tygodniu, podczas którego lider rozmawia z zespołem jak im poszło w kontekście realizacji celów i jakie wystąpiły problemy jeśli cel nie został zrealizowany.

Praca z poprawnie skonstruowaną tablicą angażuje ludzi w problem, jego przyczynę i rozwiązanie. Ludzie widzą, które cele zostały zrealizowane, a które nie. Lider na bieżąco pyta jakie są przyczyny, wspólnie z zespołem poszukują rozwiązań. Spotkania przy tablicy są inspiracją dla pracowników i podtrzymują ich zaangażowanie.

W zarządzaniu wizualnym nie chodzi o to, by monitorować wyniki, ale przede wszystkim o to, że ludzie mają wiedzieć i widzieć, że dobrze pracowali w danym dniu i czy mają jeszcze coś do poprawy.

Klaus Lyck Petersen

Dobre praktyki lidera

Aby skutecznie zarządzać zespołem lider powinien skupić się na trzech aspektach:

  • być w Gemba każdego dnia, obserwować jak zespół pracuje, rozmawiać, słuchać, wspólnie rozwiązywać bieżące problemy;
  • dawać zespołowi ramy do działania i przestrzeń na popełnianie błędów, opracować wspólnie z zespołem Kontrakt 5R;
  • przeprowadzać refleksję odnośnie do codziennych działań zespołu, wyciągać wnioski, wspólnie z zespołem poszukiwać rozwiązań problemów, rozwijać zespół i siebie z użyciem najlepszego narzędzia jakim są Boardmeetingi;

Tak jak dwa lata temu liderzy uczyli się jak pracować z zespołem w warunkach pracy zdalnej, tak dzisiaj, w kontekście permanentnego powrotu zespołów do biur, stają przed wyzwaniem obudowania poczucia przynależności i zaangażowania. Zespół to niekoniecznie ci sami ludzie, którzy tworzyli go przed pandemią. Będą wśród nich nowi pracownicy, dla których rzeczywisty kontakt z kolegami i koleżankami z zespołu może być stresujący, stali pracownicy, którzy mówią, że nie widzą sensu powrotu do biura lub grożą odejściem, jeśli nie będą mieli możliwości pracy zdalnej oraz ci, którzy nie mogli doczekać się powrotu do normalności, codziennych interakcji w biurze, odzyskania granicy pomiędzy pracą a życiem prywatnym.

Zadaniem lidera jest doprowadzenie do sytuacji, w której ludzie:

  • znają sens istnienia organizacji,
  • mają poczucie przynależności do niej,
  • świadomie chcą być w tej firmie, identyfikują się z jej wartościami,
  • rozumieją swoją rolę w zespole i w firmie,
  • wiedzą jakie jest ich miejsce w realizacji celów zespołowych i celów strategicznych firmy.

Pamiętajmy, ludzie są w firmie dla lidera, a odchodzą, kiedy lider nie daje im poczucia tego, że to jest ich miejsce. Organizacje buduje się na liderach zespołów, bezpośrednich przełożonych pracowników, bo to od nich zależy, jak ludzie oceniają pracodawcę, czy czują się w firmie dobrze, świadomie przynależą i polecą pracodawcę innym.

Drogi Liderze!
Nie pozwól, aby szansa na odbudowanie zaangażowanego i jednocześnie efektywnego zespołu przeszła Ci koło nosa.
To jest ten czas, kiedy możesz się wykazać i być o krok przed innymi.

Jeśli interesuje Cię rozwój w kierunku świadomego przywództwa i skutecznego zarządzania zespołem, preferujesz e-learning, czyli nauczanie na żądanie, dołącz do certyfikowanego programu rozwojowego Lean Leadership. Otrzymujesz 12-miesięczny dostęp do platformy i uczysz się kiedy masz czas. Program zawiera m.in. 5 modułów merytorycznych, ponad 50 materiałów video oraz case studies z różnych branż.  Sprawdź szczegóły >>

__________________________________________________
Jeśli masz pytania w kontekście pracy z zespołem, zaangażowania, poprawy efektywności możesz skontaktować się z naszym ekspertem poprzez formularz bezpłatnej konsultacji