Ostatnia aktualizacja 17.09.2021

Ze strategią lean jest jak z budową domu – trzeba budować ją krok po kroku i nie zapomnieć o żadnym elemencie – inaczej konstrukcja się zawali, a zmiana nie przyniesie długotrwałych efektów. Zaczynamy od „dlaczego?”, a kończymy na ciągłym doskonaleniu.

CO TO JEST LEAN

Powstało na ten temat całe mnóstwo mitów. My jako Leanpassion staramy się je obalać. A więc Lean to nie są szkolenia, nie wdrożenia, nie narzędzia, nie szybsza praca i nie dedykowany zespół. Lean jest bardzo prosty, chodzi w nim bowiem o określenie ile jest wartości dodanej w naszych procesach, a ile jest marnotrawstwa i co można zrobić, aby się tego marnotrawstwa pozbyć.

CO TO JEST GEMBA

Słowo gemba (genba) oznacza w języku japońskim miejsce wykonywania rzeczywistej pracy. W produkcji jest to z reguły hala produkcyjna. Ale może być to także miejsce składowania, załadunku i rozładunku towarów, np. magazyn. W budownictwie gemba to teren budowy, a w usługach jest to miejsce ich świadczenia oraz kontaktu z klientem.

Gemba to serce firmy – miejsce tworzenia wartości dla klienta. Aby rozwiązać problemy produkcyjne, podstawą działania powinno być wyjście zza biurka i wizyta w gemba. Pozwala to na obserwację rzeczywistej sytuacji i zdobycie wiedzy bezpośrednio od pracowników. Uważna obserwacja działań w gemba oraz rozmowy z pracownikami dają największe możliwości testowania i weryfikowania nowych rozwiązań i pomysłów.

W zarządzaniu produkcją duże znaczenie ma tzw. gemba walking, czyli bezpośrednia obecność lidera, menedżera lub kierownika na stanowisku pracy swoich pracowników podczas wykonywania pracy. Dzięki temu osobiście mogą zidentyfikować i wyeliminować błędy i marnotrawstwo, wyegzekwować przestrzeganie przepisów BHP, a przede wszystkim na bieżąco konsultować nowe rozwiązania oraz budować relacje poprzez motywację i wsparcie pracownika. Gemba walking to również narzędzie coachingu i mentoringu jako techniki uczenia się zasad zarządzania i podstawa relacji mistrz (sensei) – uczeń.

Gemba to także miejsce, w którym powinny odbywać się boardmeetingi – statusowe spotkania zespołu oparte o zarządzanie wizualne, podczas których analizowany jest przebieg realizacji celów, rozpatrywane są problemy i przedstawiane pomysły na ich rozwiązanie.

CO STANOWI ESENCJĘ LEAN

To pójście do gemba i osiągnięcie konsensusu na temat tego ile jest tej wartości dodanej, a ile marnotrawstwa w naszych procesach. Prosta definicja, dlaczego więc nikt tego nie robi? Ludzie skupiają się na bardzo skomplikowanych systemach, technologiach, a pieniądze leżą w miejscu, gdzie pracują ludzie. Dlatego, co istotne w Lean, należy pójść do ludzi, dowiedzieć się, najlepiej przy ich aktywnym udziale, ile jest tej wartości dodanej w procesach, a co jest marnotrawstwem.

CO JEST WARTOŚCIĄ DODANĄ, A CO MARNOTRAWSTWEM

Każdy proces, który wykonujemy, można podzielić na trzy typy czynności:

  • Wartość dodana – wszystkie czynności, za które klient jest gotowy zapłacić; o ile w produkcji jest to proste do określenia, o tyle w usługach trzeba po prostu zapytać o to klienta. A więc wartość dodana to są czynności, które definiuje nam klient.
  • Marnotrawstwo oczywiste – czynności, które nie dodają żadnej wartości i są na tyle oczywiste, że można je natychmiast wyeliminować i zwiększyć udział wartości dodanej. Eliminując marnotrawstwo dajemy naszym pracownikom więcej czasu na to, żeby dodawać wartość.
  • Marnotrawstwo ukryte – czasami nazywane czynnościami koniecznymi. Chodzi o te czynności, które nie stanowią wartości dla klienta, ale które muszą być wykonywane ze względu na regulacje.

KIEDY FIRMA JEST LEAN

Kiedy mówimy, że mamy ponadprzeciętną zdolność do adaptacji, zaangażowania w rozwiązywanie problemów. Kiedy pracownicy bez dodatkowych oczekiwań, sami z siebie, chcą doskonalić firmę. W Leanpassion mamy sposób, aby to pracownicy „sami chcieli”. Przetestowaliśmy go we współpracy z ponad 500 firmami, naszymi zadowolonymi klientami.

CZYM JEST LEAN NA CO DZIEŃ

Lean jest ciągłą obserwacją przez każdego pracownika swojej pracy i pytaniem, co mogę zrobić z oferowanymi przez nas produktami/usługami i procesami, by spełnić wymogi naszych klientów – tak, aby zapewnić im szybką realizację przy odpowiedniej jakości produktu/usługi. W firmie, która chce stać się Lean, należy obserwować proces, określić co stanowi wartość dodaną, identyfikować i eliminować marnotrawstwo oczywiste.

GDZIE LEAN NIE DZIAŁA

Lean działa w każdej branży, ponieważ w Lean chodzi o zaangażowanie pracowników w doskonalenie firmy, zaangażowanie w identyfikację i eliminację marnotrawstwa. O ile sama definicja jest bardzo prosta – lean to identyfikacja i eliminacja marnotrawstw – o tyle całość wyzwania zaczyna się od momentu kiedy chcesz, żeby większość ludzi to u Ciebie robiła.

KIEDY MÓWIMY O KULTURZE ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW

Kiedy pracownik podnosi rękę do góry za każdym razem, kiedy widzi problem. Lider dziękuje za to zgłoszenie i pyta o potencjalną przyczynę tego problemu, a następnie o propozycję rozwiązania. Zadaniem lidera jest stworzenie takiej sytuacji, że ludzie nie boją się zgłaszać tych problemów. Mamy otwartość i kulturę otwartego mówienia o problemach.

CO OZNACZA, ŻE LEAN TO PRZEWODZENIE Z SZACUNKIEM

Jako lider potrzebujesz wiary, determinacji, pokory i szacunku dla innych ludzi. Oznacza to, że przychodzisz do gemba – miejsca, w którym odbywa się proces, gdzie pracują ludzie – jesteś tam gościem, dostosowujesz się do warunków, które tam panują. Jeśli chcesz poobserwować pracowników, zapytaj ich o pozwolenie. Pokaż, że nie masz złych intencji, nie oceniaj. Jeśli chcesz być dobrym liderem, bądź w gemba. W rzeczywistości wirtualnej jest to również możliwe. Jest na to masę sposobów. Ludzie, którzy chcą się doskonalić, którzy chcą być lepsi, szukają rozwiązań, nie wymówek.

CO TO JEST STRATEGIA LEAN

To stworzenie takich warunków funkcjonowania organizacji, w których pracownicy i liderzy wspólnie realizują kontekst biznesowy firmy, jednocześnie identyfikując i eliminując marnotrawstwo. Transformacja strategiczna organizacji to pozbywanie się pięciu patologii biznesowych, które przez lata niszczą firmę od środka, hamując jej rozwój i uniemożliwiając adaptację do nowych warunków panujących na rynku. Kluczem do sukcesu jest stworzenie takich warunków funkcjonowania firmy, w których wszyscy pracownicy są włączeni w proces ciągłego doskonalenia. Aby to mogło nastąpić, należy zrozumieć, że lean nie przyniesie pożądanych efektów, kiedy postrzegamy tę koncepcję z perspektywy wdrożenia narzędzi, krótkoterminowych projektów czy powoływania dedykowanych zespołów. Zmiany w organizacji muszą być ciągłe. Te, które odbywają się bez udziału i angażowania pracowników, liderów czy też menedżerów, nie przetrwają próby czasu.

CZYM JEST STRATEGICZNE PODEJŚCIE DO LEAN

To stworzenie takich warunków funkcjonowania organizacji, w której wszyscy pracownicy są zaangażowani we wspólne wygrywanie; każdy, każdego dnia świadomie (praca zgodnie z rolą) realizuje kontekst biznesowy firmy (misja, wizja, wartości, cele strategiczne), jednocześnie identyfikując i eliminując marnotrawstwo. A w zaoszczędzonym czasie można wreszcie popracować nad poprawą wartości dostarczanej do klienta. Jedynie takie podejście daje długotrwałe efekty widoczne i mierzalne w wynikach działalności firmy, wpływając na wzrost, zaangażowanie, produktywność i rozwój.

CZYM JEST TRANSFORMACJA LEAN

Jest to proces mający na celu reorganizację całej firmy tak, by wyeliminować patologie biznesowe, zaangażować wszystkich pracowników we wspólne wygrywanie, wprowadzić standardy zarządzania, zidentyfikować i wyeliminować marnotrawstwa i sprawić, by firma z każdym kolejnym dniem stawała się coraz bardziej Lean.

Leanpassion przeprowadza transformacje Lean w 5 krokach:

  1. Kontekst biznesowy – Zacznij od DLACZEGO
  2. Kierunek – Zapytaj ludzi, jak chcą dostarczać wartość
  3. Wartość dla Klienta – Zrozum, co jest teraz wartością dodaną
  4. Leadership 734 – Ustal jeden standard przywództwa
  5. Praca + Doskonalenie – Stwórz system rozwiązywania problemów

Celem transformacji jest wsparcie w realizacji celów strategicznych firmy, pozostawienie trwałej zmiany i wpływ na długotrwałe efekty.

Firma, która poddaje się transformacji w kierunku lean, wchodzi w ciągły proces. Taki, który nigdy się nie skończy. Lean bowiem stanowi proces ciągły mający na celu nakierowanie firmy na właściwe tory, stworzenie warunków do tego, by zacząć wygrywać na rynku i w jak największym stopniu spełniać oczekiwania klientów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu kultury ciągłego doskonalenia, o Strategii Lean, czyli sposobie na to, żeby mieć świetną firmę, w której ludzie będą szczęśliwi w pracy, polecamy lekturę bestsellerowej książki Radka Drzewieckiego Strategia Lean. Dlaczego w Wielkich firmach ludzie nie mogą doczekać się Poniedziałków.

Strategia Lean Radek Drzewiecki