W dzisiejszych czasach szalejącej pandemii pojęcia „praca zdalna” czy „home office” weszły na stałe do słownika chyba każdej firmy. Jednakże temat sam w sobie nie jest dla mnie nowy. Już kilka lat temu stanąłem przed dylematem jak zbudować fundamenty Lean, jak przeprowadzać spotkania zespołowe, jak zadbać o to, żeby organizować np. sesje problem solving w środowisku, gdzie zespoły permanentnie pracują w różnych lokalizacjach, a nawet w różnych strefach czasowych.

Poniższy artykuł powstał na podstawie mojego wystąpienia na Lean Summit 2020, który zorganizowaliśmy z Leanpassion całkowicie online.

Kto zabrał mój ser?

Prowadzący konferencję Lean Summit 2020 Maciej Kautz nawiązał we wprowadzeniu do książki Johnsona Spencera – „Who moved my cheese?”. Ktoś nam zabrał ten „ser”, tę możliwość spotykania się codziennie w pracy. Ale przecież nie oznacza to, że mamy przestać pracować, że firma ma przestać istnieć. Trzeba działać dalej, a jest to możliwe jedynie dzięki dopasowaniu się do pewnych nowych warunków. A w pracy zdalnej, co silnie poczułem w ostatnich miesiącach, tkwi jednak gigantyczny potencjał.

Czy zdalnie popracujemy tylko przez chwilkę?

Dlaczego zadaję powyższe pytanie? To nie tylko filozoficzne zagadnienie, a wynik z realnych sytuacji, na które natrafiamy w Leanpassion. Otóż niejednokrotnie w ciągu kilku ostatnich miesięcy spotkałem się z podejściem klientów, którzy mówili: „Tymczasowo popracujemy z domu. W związku z tym, skoro jest to tylko „tymczasowe”, to wcale nie musimy przenosić naszych zwyczajów do nowych warunków.”

„Covidowe” przeczekanie

Warto się już dzisiaj zastanowić, czy przypadkiem u Was w firmach też przyjęło się to „tymczasowe” podejście. Czy naprawdę praca zdalna będzie tylko przez chwilkę? A jak będzie wyglądał ten moment, kiedy będziemy mogli wrócić do biur i czy na pewno wrócimy? Nie możemy zapominać o biznesowych skutkach tego, być może chwilowego, „przymrożenia”.

Podejście do tematu pracy zdalnej

Nie da się zaprzeczyć, że praca zdalna istnieje. W kwietniu, wracając do współpracy z klientami w formule zdalnej za każdym razem, chociażby przygotowując warsztaty, starałem się rozpoznać jak pracownicy, liderzy czy menedżerowie podchodzą do tego tematu, na jakie natrafiają problemy i co wpływa w rzeczywistości na ich poczucie spełnienia, satysfakcji.

Najczęściej powtarzającym się hasłem było stwierdzenie, że ten home office, praca z domu, nie jest łatwa, że to są naprawdę „długie schody”. W ramach tego samego czasu, miejsca, musimy godzić pracę zawodową z obowiązkami domowymi. Wydawać by się mogło, że przecież przedtem wychodziliśmy na 9, wracaliśmy o 18, więc da się to jakoś zrobić. W praktyce okazuje się, że nie jest to takie oczywiste, bo siedząc w domu, fizycznie jestem w tym domu i wiem, widzę, jak dużo jest do zrobienia naokoło. Co więcej, słyszę głosy domowników. To, mimo wszystko, wpływa trochę inaczej na moje odczuwanie i na możliwość skupienia się.

Work-life balance

Home office wpływa też na nasz na work-life balance. W jaki sposób? Chodzi o elastyczność godzin pracy. Miałem szansę zobaczyć ten argument z dwóch perspektyw.

„Fajnie, mamy elastyczne godziny pracy!”
– to pierwsza perspektywa.

Ale jest też drugie spojrzenie – o 23:00 dostaję maila od jednej z liderek, lub od klienta. Dziwne, wcześniej to się nie zdarzało.

Pracownicy, z którymi rozmawiam często mówią tak:

„Mój dzień wygląda tak, że wstaję wcześnie rano i zaczynam wykonywać zadania, które do mnie należą. Potem jest mała przerwa, bo jest szkoła i są dzieciaki i trzeba im pomóc uruchomić te lekcje zdalne. Potem wracam do pracy. Potem jest obiad. Potem wracam do pracy, robi się 18:00. Faktycznie jest wieczór, a ja nie jestem pewien/pewna, czy to już mogę skończyć pracę na dziś, więc jeszcze włączę ten komputer o 21:00.”

Pomyślcie, czy faktycznie nie macie tak samo, że te godziny i ta elastyczność godzin spowodowały, że zaczęliśmy pracować blisko 24/7, a jednocześnie w pewnym momencie zauważać, że coś tu nie gra i ten work-life balance jest w jakiś sposób zaburzony?

Wzrost poczucia braku pracy zespołowej

Kolejnym elementem pracy zdalnej, na który zwracają uwagę pracownicy, członkowie zespołów, jest utrata czegoś, co postrzegali jako bardzo cenną rzecz, mianowicie możliwość szybkiego skonsultowania się. Nie można już obrócić się do koleżanki, czy kolegi przy sąsiednim biurku i zapytać o co chodzi, jak to zrobić, czy też ktoś nie spotkał się już z podobnym zadaniem? Ta sytuacja prowokuje pewną lukę, stanowi bardzo poważny brak, który zarazem powoduje wzrost poczucia braku pracy zespołowej, a w efekcie przejście na samotne , transakcyjne działanie.

Elastyczność godzin pracy też w pewien sposób jest powiązana z tymi transakcyjnymi działaniami. Dlaczego? Dlatego, że mam pewne rzeczy do zrobienia, mam wykonać pewną pracę. Najgorsze jest to, że blisko tej 16:00, 17:00, 18:00, a czasami nawet 22:00 nie jestem pewien, czy wykonałem już wszystkie transakcje do mnie należące, które dziś miałem zrobić. Mówiąc w skrócie: czy w rzeczywistości wywiązuję się w pełni ze swoich obowiązków, czy pracuję dobrze?

Zaangażowanie vs produktywność

Naturalnie Liderzy obserwują sytuację z innej perspektywy wskazując , że obecnie mają utrudnione planowanie i nie do końca są w stanie przekazać swoim pracownikom cele. Oczywiście skutkuje to u pracowników wspomnianym brakiem świadomości dziennego celu, a w efekcie braku satysfakcji z wykonanych dobrze zadań. W tych warunkach nieznanych celów ludzie niechętnie wychodzą z pomysłami, jest mniej projektów, inicjatyw.

Liderzy sygnalizują też pewną anomalię – obserwują spadek zaangażowania, ale jednocześnie widzą wzrost produktywności. Warte refleksji, choć mam wrażenie, że odpowiedź na  pytanie z czego to wynika już poznaliśmy mówiąc o tym, o czym codziennie myślą pracownicy. Ja postrzegam to jaką niebezpieczną drogę prowadzącą do szybkiego zmęczenia i wypalenia. Wyobraźcie sobie permanentną niepewność celów, a w efekcie brak poczucia bezpieczeństwa u pracownika.

Mail i telefon

Gdy pytam pracowników w firmach jak od strony technik i narzędzi radzą sobie z pracą zespołową, zazwyczaj słyszę, że spotkań jest dużo więcej, ciągłe siedzenie na mailu i na telefonie. Czasami cały dzień jest zapełniony tym przeskakiwaniem pomiędzy spotkaniami. Wśród pracowników panuje tez opinia, że spotkania zdalne są mniej efektywne.

I w tym momencie w mojej głowie natychmiast pojawia się pytanie:

„Dlaczego ta efektywność spotkań zdalnych jest niższa i ma być niższa?”

W przypadku niektórych firm faktycznie narzędzia, którymi posługuje się firma, nie zawsze gwarantują takie zestawy funkcjonalności, jakie byłyby potrzebne aby dużo mocniej wspierać i dużo bardziej odzwierciedlać to, w jaki sposób pracowali wcześniej, ale to rzadkość.

Narzędzia

Żyjemy w czasach, w których liczba aplikacji i systemów wspierających pracę zdalną jest ogromna. Narzędzia oferują przeróżne, mega ciekawe i fajne funkcjonalności. Warto więc wspólnie zastanowić się, czego na co dzień potrzebujemy w biurze. A na pewno potrzebujemy pogadać, zobaczyć się, coś zapisać…

Mając do dyspozycji setki narzędzi (patrz obrazek powyżej) sięgnąłem tylko po te, z którymi na co dzień mam kontakt. Są to:

  • Wirtualne białe tablice (typu MURAL, Miro, Jamboard…)
  • Systemy wideokonferencyjne (jak Teams, Skype, Zoom)

Bądźmy jak najbardziej Zespołem

Żeby pracować jako zespół musimy zadbać o to, żeby w pracy zdalnej też być zespołem.  Zespół jest w stanie stanąć obok siebie, stanąć razem w kółeczku i rozmawiać ze sobą. Nie róbmy więc z telekonferencji tylko czarnych ikonek na ekranie, bądźmy widoczni dla pozostałych członków zespołu. Moją myśl najlepiej skomentuje poniższy obrazek.

Ważne spotkania w firmie fizycznie odbywały się zawsze „twarzą w twarz”. W pracy zdalnej ta zasada jest nadal aktualna i bardzo ważna. Mniej istotne kwestie można załatwić przez telefon. Ale pamiętajmy, że wciąż jesteśmy zespołem i mamy mieć ze sobą jak najbardziej realistyczny kontakt.

Dlatego nie róbmy z telekonferencji czegoś w rodzaju „seansu spirytystycznego”, podczas którego słyszymy głosy, ale nic nie widzimy. Trudno jest opowiadać o czymś z pasją i zaangażowaniem, jeśli na ekranie widzimy tylko zestaw ikon lub avatarów. Całkowicie odcina to nas od tego niewerbalnego przekazu, od ludzi, od ich mimiki twarzy, spojrzenia, uśmiechu. Czyli tak naprawdę od tego, co napędza dialog i pracę zespołową.

Reasumując, korzystając z mnogości narzędzi internetowych, dajmy sobie szansę żeby faktycznie obok siebie stanąć i się zobaczyć.

Praca zdalna zostanie z nami

Myślę, że jeszcze przynajmniej kilka miesięcy poświęcimy pracy tylko przed ekranem komputera. Spotkałem się też z podejściem, że ta forma pracy pozostanie już z nami na stałe. Przynajmniej kilka firm, z którymi współpracujemy sugeruje, że ten „home office” w rzeczywistości może stać się bardzo normalnym, jeśli nie standardowym sposobem pracowania.

Powyższa grafika nawiązuje do jeszcze jednego tematu. Przez ostatnie kilka miesięcy zacząłem obserwować pewne rozluźnienie na spotkaniach. Na pierwsze spotkania przychodziliśmy w marynarce, koszuli , ba! krawacie. Za nami stał pięknie poukładany regał z książkami lub ustawialiśmy nieskazitelne tło. Może trochę ubarwiam, ale faktycznie na początku wyjątkowo dbaliśmy o perfekcję.

Z czasem, z kolejnymi miesiącami, z kolejnymi tygodniami zaczynamy dostrzegać, że my też jesteśmy ludźmi, co jest fajne jako element tworzenia zespołu. Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i wszyscy mamy tak samo. Absolutnie mi nie przeszkadza, gdy zaczynamy spotkanie i na przykład ktoś pojawia się z dzieckiem na kolanach. Tak naprawdę nie musimy w tym momencie tworzyć jakiegoś „nierealnego świata”. Zauważam sporą dawkę empatii, zrozumienia.

Zacznijmy robić Lean zdalnie

Jeśli mamy do dyspozycji pomocne narzędzia, jeśli wideokonferencja jest tak codzienną sprawą, jak kiedyś spotkanie na korytarzu w biurze, bez poczucia odległości, jeśli warunki pracy z domu stały się „normalne”, to teraz wróćmy do tego co robiliśmy w biurze i zacznijmy to „robić” tak samo, tylko że zdalnie. Spotkania zespołu, szybkie konsultacje, obserwacje, pomiary, sesje rozwiązywania problemów…, tak samo, tylko że zdalnie.

Wizualizacja w pracy zdalnej jest ważna. Przykładem jest tablica boardmeetingowa, czyli tablica codziennych spotkań zespołu, prowadząca zespół przez przeanalizowanie wskaźników z dnia poprzedniego lub poprzedniego tygodnia i stwierdzenie, czy przypadkiem nie wystąpiły jakieś problemy. Jeśli wystąpiły to celem spotkania jest ich rozwiązanie, albo uruchomienie eksperymentu, podjęcie próby rozwiązania.

Regularnie spotykaliśmy się przed taką tablicą, stawaliśmy przy niej w półkolu, a prowadzący, czy lider, stał bezpośrednio przed nią. Mieliśmy na tej tablicy wskaźniki KPI, oczywiście wynikające z kaskadowania celów. Mieliśmy zaznaczone wartości docelowe dla tych wskaźników. Na tej tablicy zapisywaliśmy problemy wraz z przyczyną i akcją, która ma tę przyczynę wyeliminować. Regularnie badaliśmy naszą satysfakcję żeby wskazać i rozwiązać problemy, których wskaźniki nie pokazały, a które miały wpływ na nas i na nasze zaangażowanie.

Wirtualny boardmeeting

Pamiętajmy, że spotkanie przy tablicy to nie jest ten przysłowiowy „call”. Skoro się spotykamy wirtualnie, zróbmy to jak należy, zróbmy dokładnie tak jak wtedy, gdy się przy takiej tablicy spotykaliśmy w biurze, fizycznie.

Spotkanie ma zawsze ustaloną agendę, którą mamy przejść. Mamy rozmawiać o wynikach w porównaniu do celów, które sobie przyjęliśmy. Następnie mamy zapisać problemy, jeśli takowe wynikają ze wskaźników KPI. Mamy omówić problemy z poprzednich spotkań, zapewnić ciągłość komunikacji góra-dół w naszej firmie. Wreszcie mamy zbadać swoją satysfakcję i zareagować na czynniki negatywnie na nią wpływające.

Spotkanie przy tablicy odbywa się w określonym czasie, o określonej porze, określonego dnia i trwa określony czas. W Leanpassion cały zespół spotyka się na takim spotkaniu co piątek rano. Spotkanie ma pewne reguły. W regułach polecam sięgnąć po klasyczne zalecenia dotyczące spotkań zdalnych, zaczynając od włączonego wideo, poprzez wyciszanie mikrofonu jeśli w tym momencie nie mówię, po posługiwanie się gestami, które widzą inni uczestnicy spotkania.

Należy pamiętać o jednej ważnej rzeczy – jeśli bierzemy udział w spotkaniu, nie pracujemy w tym momencie. Poświęcamy całą naszą uwagę i zaangażowanie spotkaniu. To jest nasze spotkanie zespołowe i aktywnie w nim uczestniczymy. Jeśli w trakcie ktoś do nas dzwoni, czy otrzymujemy nowego maila – odkładamy załatwienie tych spraw do momentu zakończenia spotkania i powrotu do pracy.

Tablica technicznie

Jedną z reguł spotkania boardmeetingowego jest, że wszyscy widzimy tablicę, czyli wszyscy mamy ją przed sobą. Możemy używać do tego różnych narzędzi, u jednych sprawdzi się Excel, u innych Mural. Ważne, aby te „fizyczne” tablice przenieść do takiego rozwiązania, które pozwoli nam pracować na nich jednocześnie.

Powyższy obrazek pokazuje, jak u naszych klientów powstają takie wirtualne tablice. My dajemy sugestie, szkic, a klienci je rozwijają. To niesamowicie cieszy.

Pamiętajcie, zespół, który ma pod ręką taką tablice niczego nie musi się domyślać!

5R

Kontrakt, plakat zespołowy 5R, 5 elementów opisujących pracę zespołu – kierunek, ramy, role, reguły, relacje. 5R może być bardzo pomocne w pracy zdalnej z zespołem, gdyż zapewnia, że każdy z członków zespołu doskonale i w ten sam sposób rozumie swój zespół i zasady w nim przyjęte.

Dlaczego o tym wspominam? Ponieważ zasady pracy z tablicami, zasady pracy na spotkaniach wideo, czy wreszcie zasady pracy zdalnej powinny zostać opisane. Tak naprawdę to sam zespół powinien o nich porozmawiać i wspólnie je opisać. Innymi słowy siądźcie ze swoim zespołem i napiszcie, jakie są Wasze cele zespołowe, aby każdy pracownik na koniec dnia wiedział, że zrobił swoją pracę dobrze, umówcie się jak będziecie pracować zdalnie, żeby ta praca jak najlepiej odzwierciedlała Wasze preferencje i znów była przyjemna.

Tak samo, tylko że zdalnie – z tą myślą chciałbym Was zostawić, jeśli chodzi o „leanowanie” zespołów zdalnych.