Czego potrzeba, aby Twój zespół był zaangażowany i efektywny?

W Leanpassion mówimy, że lean się nie wdraża. Zapewne zastanawiasz się, o co chodzi? Otóż praktykujemy strategiczne podejście do lean, co oznacza, że jeśli staniesz się lean, to spowodujesz, że organizacja i wszyscy pracownicy będą lean. Jak się pewnie domyślasz, lub wiesz ze swoich własnych doświadczeń, nie dzieje się to automatyczne, czyli w momencie, gdy podejmujesz decyzję o zmianie, o tym „stawaniu się lean”.

Ludzie są najważniejsi

Podczas 16 lat życia doradczego Leanpassion wiele w zakresie zaangażowania pracowników zrobiliśmy dobrze, ale na początku wiele rzeczy mogliśmy zrobić inaczej. Istniejemy po to, żeby firmy były wielkie a ludzie szczęśliwi w pracy – tak brzmi nasza misja. Dla nas najważniejsze jest – bazując właśnie na naszym długoletnim doświadczeniu – aby niczego nie robić kosztem pracowników, kosztem ludzi. Ciągle to powtarzamy i podkreślamy, że to właśnie ludzie, nasi pracownicy są najważniejsi.

Sens istnienia i poczucie przynależności

Dlatego też na samym początku pracy z organizacjami kładziemy duży nacisk na stworzenie sensu istnienia i zbudowanie poczucia przynależności w organizacji, czyli misji, wizji, wartości i celów strategicznych, dzięki którym każdy menedżer, każdy lider i każdy pracownik zna i rozumie swoją rolę w organizacji. Spełnienie tego warunku docelowego daje nam pewność, że nawet w momencie takiego nagłego załamania gospodarki na rynku z jakim spotykamy się teraz w trakcie pandemii, pracownicy zaangażują się we wspólne stawienie czoła przeciwnościom.

Nic nie dzieje się bez ludzi

Zaangażowanie Twoich pracowników jest bardzo istotną kwestią, prawdopodobnie nikt nie musi Cię do tego przekonywać. Pamiętaj więc, że zmiany i podnoszenie efektywności nie zadzieją się bez ludzi, ani tym bardziej – kosztem Twoich ludzi. Dlatego nigdy nie rób nic przeciwko ludziom.

Stwórz warunki by ludzie chcieli się zmieniać

Kiedy przeprowadzamy transformację w organizacjach, często zaczynamy od liderów, od ich zmiany. Rozwój firmy zależy od posiadania nie tylko odpowiedniego poziomu zarządzania, ale również wysokiej klasy przywództwa. Podstawą zmian w ogóle jest zrozumienie roli lidera oraz tego, czym jest przywództwo i zarządzanie. W Leanpassion wypracowaliśmy własne definicje tych pojęć:

  • Przywództwo, czyli Leadership, to umiejętność podłączania ludzi i procesów do strategii firmy.
  • Zarządzanie to sposób pracy lidera na co dzień.

Lider zespołu, aby skutecznie zwiększać efektywność organizacji, budować zaangażowanie pracowników, powinien skupiać swoje działania na dwóch rzeczach, czyli na regularnym rozwiązywaniu problemów pracowników i jednocześnie budowaniu ich zaangażowania. Innymi słowy, lider zespołu powinien zapewnić odpowiednie warunki, w których wszyscy mają wspólne cele, każdy zna swoją rolę w realizacji strategii firmy, nikt nie musi się niczego domyślać, a pracownicy są zaangażowani we wspólne wygrywanie każdego dnia.

Dzisiaj, w czasach kryzysu, widać prawdziwe przywództwo. Wygrywa bowiem lider, który zamiast mówić, że jest przywódcą, po prostu działa i potrafi udowodnić, że jego praca przynosi efekty. Skuteczny lider buduje kulturę zmiany i zaangażowanie swojego zespołu, każdego pracownika, w ciągłe doskonalenie.

Pamiętaj, że lean się nie wdraża, lean można się jedynie stać. Dlatego najgorszym rozwiązaniem jest dawanie sobie prawa, żeby ludziom coś zmieniać. To jest niby niewielka różnica, bo zaledwie stwarzasz warunki do tego, by pracownicy sami chcieli się zmieniać. Z drugiej strony jest to ogromna różnica, która wymaga właśnie doświadczenia i ustrukturyzowanego podejścia.

Wspólne spojrzenie na problem

Każda zmiana zaczyna się od „idź i zobacz” – Twojej wizyty w Gemba, czyli tam, gdzie dzieje się proces, i obserwacji. W ten sposób uzyskujesz pewność, co jest opinią, a co faktem odnośnie do procesu, który chcesz zmieniać. Gdy już masz tę pewność to jest moment, kiedy należy podłączyć pracowników, czyli sprawić aby chcieli dołączyć i wspólnie popatrzeć, zobaczyć zaobserwowane przez Ciebie problemy.

Pamiętaj, że nie możesz w pojedynkę zaobserwować problemów, zaordynować wprowadzenia zmiany, wdrożyć jej i odtrąbić sukces bez swoich pracowników. Tym sposobem wybierasz drogę na skróty. Idąc tą drogą nigdy nie uda Ci się tej zmiany utrzymać. Bez zaangażowania każdego pracownika, zespołu, nie uda się tego zrobić. Musisz patrzeć na proces razem ze swoim zespołem i sprawić, żeby on również te problemy zobaczył. Twoim zadaniem jest tak ułożyć pracę i sposób zadawania pytań ludziom, żeby z pomocą Twoich wskazówek chcieli sami zidentyfikować problemy i pomierzyć procesy.

W praktyce Twój zespół może zobaczyć zupełnie inne problemy, niż te zaobserwowane przez Ciebie. To jest ok, po prostu trzeba te wszystkie zaobserwowane marnotrawstwa pomieszać ze sobą. Będzie to taki duży krok w kierunku konsensusu, czyli zgodności pomiędzy tym, co Ty uważasz, a tym co myślą Twoi ludzie. Jeśli wspólnie z zespołem zgodzicie się co do tego, jak Wasz proces faktycznie wygląda, jeśli będziecie podobnie rozumieć co się dzieje i po co to wspólnie robicie, to zaangażowanie ludzi zacznie wzrastać. Ta diagnoza stanu obecnego ma doprowadzić do zgody między Tobą jako liderem, a Twoimi ludźmi co do tego, co się dzieje w procesie i co jest w nim problemem. Nie zawsze rolą lidera jest inicjowanie zmian czy wyłapywanie problemów. Jeśli dasz ludziom impuls, to oni sami chętnie będą to robili.

Ludziom nigdy nie jest obojętnie

Dlaczego ludzie często są zdemotywowani? Najprawdopodobniej najważniejszym z czynników jest to, że brakuje im przestrzeni, żeby powiedzieć co ich denerwuje, wkurza, co im przeszkadza. Najczęściej popełnianym błędem jest to, że pytamy pracowników co by usprawnili, zamiast zapytać ich co ich denerwuje, przeszkadza w pracy. Problemem jest właśnie wspomniane wyżej chodzenie na skróty. W większości firm, do których wchodzimy jako Leanpassion, ludzie się nas boją, bo są zdemotywowani. To, czego brakuje od samego początku, to właśnie odpowiednia motywacja. Jeśli jednak pozwolisz ludziom mówić, jeśli dasz im spróbować, a przede wszystkim jak nie będziesz pokazywać, że jesteś ważniejszy od nich, to zobaczysz jak się otworzą i jak powoli pojawi się wzrost zaangażowania pracowników.

Jest jednak druga strona medalu, ponieważ demotywacja może wynikać również z tego, że często dajemy pracownikom przestrzeń do mówienia, ale nic z tym dalej nie robimy. Więc jeśli ktoś 10 razy mówił Ci co mu przeszkadza w pracy, ale nie widzi Twojego działania w tym zakresie, to może być potężnie zniechęcony do dalszego angażowania się w firmę. Zwróć na to uwagę w pracy ze swoim zespołem, bo bez tego nie da się budować zaangażowania pracowników.

Ludzie w zmianie

Nadanie sensu istnienia i zbudowanie poczucia przynależności w organizacji – czyli misji, wizji, wartości i celów strategicznych, dzięki którym kadra menedżerów, każdy lider i każdy pracownik zna i rozumie swoją rolę w organizacji – doprowadziło do etapu w którym wszyscy wiedzą, co mają robić i kto jest za co odpowiedzialny. Zaczyna się wprowadzanie zmiany i nagle okazuje się, że ci sami ludzie, którzy tak chętnie wymyślali rozwiązania w momencie implementacji, wcale już nie są tacy szczęśliwi i zaangażowani, gdyż ktoś naruszył ich strefę komfortu. I nagle Ty, jako lider, oprócz tego, że masz twardo stąpać po ziemi, pracować na faktach a nie na opiniach, musisz stać się psychologiem, popracować nad miękkimi, gdyż w zespole zaczyna pojawiać się opór i bunt.

To jest zupełnie naturalne, gdyż każdy człowiek w zmianie przechodzi przez pewne etapy. Pierwszy to wyparcie, czyli pracownik udaje, że nic się nie dzieje. Gdy mimo to implementacja zmiany postępuje, normalne jest to, że taki pracownik zaczyna wchodzić w opór. To jest naprawdę naturalne u każdego człowieka. Niestety opór bardzo często zaczyna wywierać negatywny wpływ na efektywność i zaangażowanie pracowników. Zadaniem lidera, Twoim zadaniem, jest podejmowanie działań, aby opór pracownika zamienić nawet w najmniejszą chęć podjęcia próby zmiany. Podczas fazy prób efektywność zaczyna wzrastać i pracownik przechodzi w fazę adaptacji. Z drugiej strony opór może być dobrym objawem. Oznacza bowiem, że pracownik jest świadomy zmiany i wcześniej czy później, z Twoją pomocą się do niej zaadaptuje.

Zespół w zmianie

Podobnie rzecz się ma z zespołem. W zespole można zauważyć wzrosty i spadki efektywności w zależności od fazy, w której znajdują się jego członkowie. Dlatego warto zrobić sobie matrycę odnośnie swoich ludzi, biorąc pod uwagę opór wobec nowości i ich wpływu na pozostałych członków zespołu. Odsuń na bok liczby, a skup się na ludziach i ich przejściu przez zmianę. Im więcej będziesz mieć zwolenników, tym szybciej zmiana się dokona, a zaangażowanie pracowników i efektywność zaczną wzrastać.

Zaangażowanie pracowników

A więc co z tym zaangażowaniem pracowników? Jak budować zaangażowanie pracowników? Jako lider i skuteczny przywódca masz w swoich rękach wszystkie asy. Tylko od Ciebie zależy, czy z nich skorzystasz. Jeśli chcesz, aby pracownicy podążali za Tobą i sami chcieli się doskonalić, pamiętaj o kilku ważnych kwestiach. Przede wszystkim, Twoi ludzie muszą znać sens istnienia organizacji i mieć poczucie przynależności do firmy. Każdy w Twoim zespole powinien rozumieć swoją rolę w firmie, swoje miejsce w realizacji celów strategicznych. Tylko wtedy będą identyfikować się z firmą i podążać za Tobą, doskonalenie będzie procesem, w którym będą chętnie uczestniczyć, a zmiana nie będzie tylko pojedynczym zrywem, który zakończy się po okresie implementacji. Bądź liderem autentycznym, odnoszącym się z szacunkiem do swoich pracowników. Dbaj o swój zespół i o jego integrację. Pozwalaj swoim pracownikom się rozwijać i – co najistotniejsze – słuchaj co ich nurtuje i skupiaj swoją uwagę na problemach Twoich pracowników.

Powyższe dotyczy również sytuacji, gdy kierujesz zespołem zdalnym. Czasami wręcz musisz poświęcić więcej czasu i energii, by pokazać swoim pracownikom, że dajesz im to, czego od Ciebie oczekują.

Zapamiętaj, nic nie dzieje się bez ludzi, natomiast muszą oni wiedzieć „Dlaczego?”