Kontrakt 5R – esencja zasad współpracy zespołu.

TOP 2 najważniejszych narzędzi skutecznego CEO: Kontrakt 5R i Boardmeeting.

Skuteczny CEO

Podcast

Jeśli chcesz, żeby Twój biznes był bardziej efektywny, a Twoi ludzie zaangażowani w firmę i jej doskonalenie, to ten podcast jest właśnie dla Ciebie.

Nazywam się Radek Drzewiecki, od ponad 16 lat prowadzę firmę Leanpassion. Zajmujemy się wzrostem efektywności procesów oraz zaangażowania pracowników. Dodatkowo, jestem założycielem dwóch startupów technologicznych Sherlock Waste i Leanovatica. Robię to, co robię, ponieważ chcę, aby firmy były świetne, a ludzie szczęśliwi w pracy. Dlatego dla mnie skuteczny menedżer to nie tylko taki, który osiąga cele, ale przede wszystkim robi to z ludźmi, potrafi podłączyć ich do strategii organizacji.

odcinek 12

KONTRAKT 5R – EFEKTYWNY I ZAANGAŻOWANY ZESPÓŁ

W tym odcinku opowiadam, czym jest kontrakt 5R, jakie są jego korzyści i dlaczego menedżerowie w biznesie powinni go stosować. Pracownicy bardzo to lubią, bo dzięki 5R wiedzą w jakim kieRunku, w jakich Ramach, Rolach, Regułach, Relacjach pracują na co dzień. Nie ma bullshitowania w organizacji plus nie ma wymówek!

Radek Drzewiecki

W ODCINKU 12:

5R – esencja zasad współpracy zespołu – to zainspirowany sportem drużynowym kontrakt zespołowy zapewniający:

spójność działań
integrację zespołu
efektywność
przyjazną atmosferę
koncentrację wszystkich członków zespołu na realizacji wspólnych celów

Kontrakt 5R – obok boardmeetingów, statusowych spotkań zespołowych – jest w TOP2 najważniejszych narzędzi skutecznego CEO.

5 elementów kontraktu 5R:

kieRunek – cele zespołu na dany rok
Ramy – struktura, w ramach której powinien działać zespół
Role – role, jakie powinien pełnić każdy członek zespołu
Reguły – twarde reguły zapewniające spójność funkcjonowania zespołu
Relacje – budowanie atmosfery zaufania, wsparcia i pracy zespołowej

Rodzaje kontraktów 5R:

kontrakt 5R dla całej firmy
kontrakt 5R zespołowy
kontrakt 5R na poziomie projektu
kontrakt 5R procesowy

Efektywne i skuteczne zespoły grają do jednej bramki, rozumieją swoją rolę na boisku, gdzie rozgrywa się gra, znają reguły tej gry i stworzyły sobie takie relacje współpracy, że są jedną drużyną. Jeśli więc chcesz mieć zintegrowany zespół, który koncentruje się na wygrywaniu, realizacji wspólnych celów, który nie musi się niczego domyślać, w którym ludzie znają swoje role i reguły współpracy – ten odcinek jest dla Ciebie!

Chcesz nauczyć się 5R w praktyce? Zapraszam do kontaktu poprzez bezpłatną konsultację.

Słuchaj podcastu tam, gdzie Ci najwygodniej.

Transkrypcja podcastu

Odcinek 12

Kontrakt 5R – efektywny i zaangażowany zespół

Dzień dobry, Kochani! Cześć! Miałem nagrywać dzisiaj o naszych najnowszych badaniach 2021, piątej edycji, natomiast duża grupa menedżerów zgłasza się do nas z takim problemem biznesowym, że potrzebuje w tej chwili szybko zintegrować zespół, poradzić sobie z pracą hybrydową, część osób wróciło do biur, zwłaszcza w firmach usługowych oczywiście. Część osób chce pracować zdalnie, jest takie nowe rozdanie i sporo ludzi ma kłopoty odnośnie do tego, w jaki sposób teraz zarządzać pracownikami.

W poprzednim odcinku skupiłem się na trzech najbardziej skutecznych metodach zarządzania ludźmi. Mówiłem o tym, że liczy się obecność, empatia i refleksja każdego dnia. Dziś opowiem o potężnym narzędziu – brzmi to dość pompatycznie, ale narzędzie to powoduje, że możemy szybko zebrać zespół „do kupy”, zintegrować zespół wokół wspólnych celów, spowodować, że zespół ma 70-80% mniej wyjaśnień, mniej kłótni, mniej napięć. Ma świetną atmosferę, dodatkowo Ty jako CEO czy też Twoi ludzie, menedżerowie, bezpośredni przełożeni pracowników na różnym szczeblu, mogą po prostu zrobić środowisko pracy efektywne i angażujące poprzez zastosowanie prostego kontraktu 5R.

Odcinek 12: Kontrakt 5R – efektywny i zaangażowany zespół

Zanim opowiem czym jest kontrakt 5R, co on daje i dlaczego menedżerowie w biznesie powinni go stosować, to może podzielimy dzisiejszy odcinek na taką strukturę:

W pierwszej części będę chciał Wam powiedzieć, dlaczego 5R i jak działa.

W drugiej – opowiem Wam krok po kroku jak taki kontrakt 5R się tworzy, jak powstaje kierunek, ramy, role, reguły, relacje.

Na koniec podsumowanie, gdzie opowiem Wam o tym, jakie są przykłady kontraktu 5R. My wyróżniamy takie kontrakty zespołowe, procesowe, strategiczne i projektowe.

Podsumujemy to takimi tricks&tips, czyli co możecie zrobić w praktyce, żeby kontakt 5R u Was zadziałał.

Jak miałem pierwszy raz styczność z kontraktem 5R, tej techniki, tego narzędzia nauczył mnie mój mentor, mój guru Klaus Petersen i zdziwicie się, że pierwsze R nazywa się po polsku kierunek, ponieważ kierunek po duńsku to jest retning. Dlatego jest to takie narzędzie, które powoduje, że lider buduje sobie relacje ze swoim zespołem w oparciu o pewien kierunek, ramy, role, reguły, relacje. Możecie wierzyć lub nie, na pewno wypróbujcie sobie, ci z Was, którzy są zdeterminowani i chcą po prostu spróbować czy to wszystko działa, w swojej organizacji, w swoich zespołach.

Jest to dla mnie drugie najbardziej skuteczne narzędzie w przewodzeniu ludziom, w zarządzaniu ludźmi, w podłączaniu ich do strategii firmy oraz w budowaniu sobie takiego środowiska pracy, w którym nikt niczego nie musi się domyślać i czy to robicie ze swoim zespołem – jeżeli ktoś z Was akurat słucha tutaj tego podcastu i ma zespół 10, 12, 15-osobowy czy też jesteś CEO, jesteś członkiem zarządu, menedżerem i chcesz to zrobić dla swojej firmy – przynosi to niesamowite rezultaty w bardzo krótkim czasie.

Dodatkową zaletą narzędzia 5R jest to, że jest po prostu proste. Wystarczy plakat czy też mural, Excel, jeśli chodzi o zespołu zdalne i pewna struktura kontaktu, warsztat, który robimy ze swoim zespołem i pracujemy nad tym, jakie są nasze cele, jakie są ramy, czyli co robimy, czego nie robimy, w jakiej strukturze pracujemy, w jakiej strukturze nie pracujemy, jakie jest nasze portfolio zadań, a jakie nie jest, jakie są role poszczególnych członków zespołu, lidera zespołu i np. menedżera przełożonego lidera, jakie są reguły współpracy, twarde rzeczy, za które są konsekwencje i jakie chcemy mieć relacje, żeby była dobra atmosfera – atmosfera zaufania itd.

Inspiracją do 5R, do tego narzędzia, do tej techniki angażującej zespół w realizację wspólnych celów, angażujących firmę w realizację wspólnych celów – inspiracją do tego są drużyny sportowe. Dla mnie sport zespołowy jest jednym z najbardziej efektywnych środowisk pracy, gdzie właśnie zespół sportowy, piłkarski, siatkarski czy też piłka ręczna, koszykówka, inne zespoły, np. skoki narciarskie, do których jest mi blisko z uwagi na współpracę z Łukaszem Kruczkiem, właśnie w tym zespole mają ludzie wspólne cele. Mają ramy. Ramy w sporcie to są np. linie boiska. Są określone bardzo dokładnie role, role indywidualne i role w tym konkretnym zespole. Są reguły, jest faul, żółta kartka, jest przewinienie – weźmiesz piłkę w ręce. Jesteśmy tutaj niedługo po Mistrzostwach Europy, więc pozwólcie, że będę trochę analogii robił do piłki nożnej. I są relacje – to jest to, na co zespół się zdecydował, wokół których tworzy się ta atmosfera, środowisko pracy, np. nie obwiniamy siebie, nie plotkujemy itd.

Zaczynamy – mała uwaga, jestem dość mocno przeziębiony, więc wybaczcie, jeśli miałbym zachrypnięty głos.

Dlaczego kontrakt 5R? Przede wszystkim dlatego, że 5R bardzo szybko – a dzisiaj potrzebujemy skutecznych i efektywnych narzędzi, technik – buduje zaangażowany, zintegrowany wokół wspólnych celów, efektywny zespół. Dodatkowo – zespół, który może skupić się na realizacji swojej pracy, zespół, który nie ma stresu z powodu rzeczy, które są niedopowiedziane, ponieważ nikt niczego nie musi się domyślać. Dlatego to jest takie narzędzie 5R, ta technika, gdzie robimy z ludźmi kierunek, ramy, role, reguły, relacje, jest robiony raz do roku. Zawsze po kaskadowaniu celów czy też po nadaniu celów na ten konkretny rok. Siadamy ze swoim zespołem, parafrazujemy te cele, następnie rozmawiamy o ramach, rozmawiamy o rolach, rozmawiamy o regułach i rozmawiamy o relacjach. Kierunek, ramy, role, reguły, relacje – powtórzę to jeszcze wielokrotnie.

To, co jest bardzo ważne w tej części „Dlaczego 5R?”:

Po pierwsze: przeprowadzamy taką parafrazę sensu istnienia zespołu lub całej organizacji. Tak jak wam powiedziałem, kontakt 5R nawiązujemy dla zespołu, dla projektu, dla procesu lub dla całej organizacji. W zależności od tego, na którym poziomie go robimy to takie cele bierzemy do kierunku. Potrafi stworzyć warunki, w których ludzie mogą realizować właśnie wspólne cele, więc to jest przede wszystkim.

Po drugie, obniża napięcie, obniża stres pomiędzy członkami zespołu nawet o 70-80% w ciągu 3 miesięcy do rozpoczęcia pracy z kontraktem 5R, dlatego że wprowadzamy zasadę nikt niczego się nie musi się domyślać. Ludzie nie muszą się domyślać, jakie zespół ma cele lub jakie ktoś ma cele indywidualne. Nie muszą się domyślać co jest w zakresie obowiązków tego zespołu, jakie jest portfolio zadań, co robimy czego nie robimy, zaraz o tym powiem bardziej szczegółowo. Nie muszą się domyślać, jakie są reguły gry w zespole, jakie są relacje i systematyzuje po prostu pracę zespołów w formie spisanego kontaktu.

Zdaję sobie z tego sprawę, że część z Was ma doświadczenie w różnego rodzaju kontraktach z zespołami, natomiast co mi się podoba w 5R to jest struktura. To, co mi się podoba w 5R to podejście do pięciu elementów, które powodują, że zespół jest tak efektywny, tak skuteczny, jak drużyna sportowa. Biznes od sportu jest dość daleko, jeśli chodzi o efektywność, jeśli chodzi o skuteczność i to, co jest bardzo ciekawe dla tych z Was, którzy są fanami Lencioniego, to ogranicza 5 dysfunkcji pracy zespołowej właśnie wg Patricka Lencioniego, buduje atmosferę szacunku, wzajemnego zaufania. Po prostu konkretyzuje pracę, zapewnia kulturę dyscypliny. Jeśli robimy go na poziomie organizacyjnym pozwala eliminować silosy lub zmniejszać ich wpływ, a także angażować zespoły do wspólnych celów. Czyli reasumując, zanim dokładnie wam opowiem jak się 5R tworzy – 5R to kontrakt pomiędzy menedżerem a zespołem, lub pomiędzy menedżerami, jeśli mamy wspólne cele lub pomiędzy członkami zarządu i całą organizacją, który ma doprowadzić do sytuacji, że zespół może się skupić na kierunku, w którym podążamy, czyli celach strategicznych na przykład, na ramach, czyli co firma robi, jakie ma portfolio procesów, na jakich systemach pracuje, jakie regulacje stosuje, jakie przepisy są ważne, jakie jest portfolio zadań, produktów, usług itd. Potrafi podsumować i jasno zdefiniować rolę w organizacji czy też w poszczególnych zespołach, np. role dla menedżerów, role dla liderów. Potrafi wskazać na reguły, które – wiem, że w Polsce nie lubimy tego słowa, ale które pozwalają na utrzymanie konsekwencji w działaniu kultury dyscypliny i potrafi zdefiniować relacje, które często wynikają z wartości, są takim uszczegółowieniem wartości w organizacji.

To, co jest jeszcze bardzo ważne to, jak wiecie my od 5 lat prowadzimy Ogólnopolskie Badania Satysfakcji z Pracy z firmą Openfield i w ostatnich badaniach 7 czynników mających związek z satysfakcją z pracy, słuchajcie, na pierwszym miejscu jest przełożony, który zapewnia przyjazną atmosferę. 5R świetnie się w to wpisuje. Na drugim miejscu jest stabilność, pewność zatrudnienia – poprzez tworzenie środowiska pracy, w którym ludzie nie muszą się domyślać jakie są cele, jakie są ramy, role, reguły, relacje powoduje, że ludzie po prostu czują się bezpiecznie. Dodatkowo poczucie przynależności wpływu, również mega ważna rzecz.

Ostatnia rzecz, jeśli chodzi o „Dlaczego 5R?”, 5 dysfunkcji pracy zespołowej Patricka Lencioniego, może tutaj tylko przypomnę. Pierwszy – brak zaufania, drugi – obawa przed konfliktem, trzeci – brak zaangażowania, czwarty – unikanie odpowiedzialności, piąty – brak dbałości o wyniki. 5R jest odrobienie zaległości w kontekście tych pięciu dysfunkcji pracy zespołowej. Nie mówię, że je eliminuje do zera, ale chodzi o to, że ludzie dzięki temu, że mamy spisany kontrakt zespołowy, czyli w którym zespole gramy, jakie są linie boiska itd., budują zaufanie, mają mniej konfliktów, mają dużo większe zaangażowanie, nie unikają odpowiedzialności i wiedzą, jaki jest wynik i wspólnie grają do tej bramki.

Czy takie proste narzędzie, spisanie kontraktu na warsztacie, który trwa na ogół 1 dzień lub 2 razy 4 godziny, bo jestem zwolennikiem refleksji, żeby to trochę poleżało, rozwiązuje wszystkie problemy zespołu? Nie. Ale 80% mniej napięć, świetna atmosfera. To jest takie new normal, nowe otwarcie. Zachęcam Was, żeby robić to raz do roku, może pierwszy raz jest trudniej, może pierwszy raz możecie mieć kłopot, żeby to zrobić, ale to jest po prostu coś, co po prostu zapewnia doskonałe połączenie członków zespołu do twojego zespołu, jeśli jesteś menedżerem, przełożonym pracowników lub podłączenie firmy do całej organizacji tudzież pozbycie się silosów, jeśli chodzi o procesy. Obok boardmeetingów, obok tych statusowych spotkań zespołowych, dla mnie kontrakt 5R jest w Top 2 najważniejszych narzędzi skutecznego menedżera, skutecznego CEO.

Jak działa kontakt 5R?

Efektywny zespół 5R, zespół, który ma kierunek, ramy, role, reguły, relacje to zainspirowany sportem drużynowym ustrukturyzowany kontrakt zespołowy zapewniający spójność działań, integrację zespołu, efektywność, przyjazną atmosferę oraz koncentrację wszystkich członków tego zespołu na realizacji wspólnych celów. Tak jak mówię jeszcze raz – inspiracja ze sportów zespołowych, przeniesienie efektywności, skuteczności sportów zespołowych do biznesu.

Zwróćcie uwagę na to, jak to wygląda w sporcie. Mamy drużynę sportową i określamy dla niej kierunek na ten sezon, np. Top 3 w lidze. Następnie robimy ramy. Ramami w sporcie jest po prostu linia boiska. Tu gramy, a tam nie gramy – to jest bardzo istotne do zapamiętania, bo chodzi o to, że jeżeli ktoś złapie piłkę w ręce na boisku jest faul, jeżeli zrobi to poza nim – nic się nie dzieje. Ramy wyznaczają gdzie działamy, gdzie jest nasze Gemba, mówiąc po leanowemu i gdzie jest nasz obszar, na którym się koncentrujemy w naszym biznesie. Trzecia rzecz to role. Są o tyle istotne, bo jak Wam mówiłem, 90% liderów na pytanie „Jak motywujesz ludzi?” odpowiada „Normalnie”, a jeśli chodzi o role, to jak pytacie pracowników, to taki sam procent pracowników na pytanie „Jaka jest twoja rola w firmie?” mówi „Robić swoje, robić dobrze”. Dlatego definiujemy role na poziomie pracownika, lidera zespołu, często menedżera, przy czym nie jest to kompleksowy zakres obowiązków, ale wypisujemy, jakie mamy mieć role na boisku, a jakie w drużynie. Czwarta rzecz to reguły, czyli jakie są twarde zasady, twarde reguły gry, za które są konsekwencje. A piąta – relacje, wokół jakich relacji jako zespół działamy, np. zaufanie, nie obwiniamy się, nie plotkujemy itd.

5R to jest przeniesienie efektywności drużyn sportowych do biznesu. Niesamowite narzędzie. Co jeszcze daje 5R? Tak jak mówiłem w jednym z odcinków – są trzy nici relacji z pracownikami: serce, umysł, kieszeń – czyli pracuję dla ciebie, bo ci ufam, pracuję dla ciebie, bo się rozwijam i pracuję dla ciebie, bo mi się opłaca. W większości relacji pracownika z firmą czy też pracownika z zespołem jest relacja, jest ta nić relacji kieszeni, czyli pracuję dla ciebie, bo nie mam innego wyjścia. Mam kredyt hipoteczny do spłacenia, inne zobowiązania. Tymczasem 5R dobudowuje – naprawdę – dobudowuje relację serca i umysłu. Pracuję w tym zespole, ponieważ rozumiem, jaki on ma kierunek, rozumiem co robimy, czego nie robimy, rozumiem, jaka jest moja rola, jaka jest rola moich koleżanek i kolegów, jaka jest rola mojego lidera, rozumiem, jakie są reguły gry. Rozumiem relacje i zdecydowałem się być w tym zespole. Rozumiecie? Zdecydowałem się przynależeć. Poczucie przynależności jest trzecim na poziomie Piramidy Maslowa, trzecim poziomem motywacji, zaangażowania do życia czy też do roboty i również 5R to jest odrabianie zaległości, fundamentalne spisanie kontraktu z zespołem, dlatego wszyscy członkowie mogą się po prostu rozwijać wokół tego, w którym kierunku idziemy.

Od ogółu do szczegółu – konkrety:

5R składa się z pięciu elementów, które pochodzą ze sportu:

Pierwsza z nich to jest kierunek. My non stop staramy się udoskonalać swoją pracę. Kierunek to jest nic innego jak cele zespołu na ten rok. Na poziomie organizacji to mogą być cele strategiczne, na poziomie procesu to są cele wspólne, żeby silosy ze sobą współpracowały, na poziomie zespołu to są cele tego zespołu, np. call center, np. wsparcia sprzedaży, np. obszaru produkcyjnego, np. obszaru pakowania, np. logistyki, np. planowania. Zachęcam, żeby robić 5R na wszystkich trzech poziomach plus, jeśli akurat robicie projekty, to można zrobić 5R do projektów. Obszary koncentracji – już w kierunku wpisujecie to, gdzie zespół chce podążać, ale musi to być zwymiarowane na konkretne liczby. I my od zeszłego roku dodaliśmy jeszcze emocjonalny aspekt kierunku i tworzymy dla zespołu mini misję. Na chwilę chciałbym się tu zatrzymać:

Odpowiadamy sobie tutaj na pytanie: „Dlaczego zespół istnieje?”. Dlaczego jako zespół w ogóle istniejemy? Dlaczego tak zrobiliśmy? Ponieważ sporo menedżerów mówi „nie mam wpływu na misję firmy, nie mam wpływu na to, żeby zbudować poczucie przynależności do firmy, ale mam wpływ na to, żeby zbudować poczucie przynależności do mojego zespołu”. Dlatego robimy mini misję dla zespołu i o ile mówiłem Wam w poprzednich odcinkach, to misja odpowiada w firmie na pytanie „Dlaczego istniejemy?”, a tutaj odpowiada na pytanie „Dlaczego działamy jako zespół?”.

Czyli kierunek to jest mini misja, dlaczego działamy jako zespół i zwymiarowane cele na ten konkretny rok, jeśli robimy 5R dla zespołu to cele zespołowe, jeżeli dla firmy to cele strategiczne, jeżeli da procesu to np. cele wspólne.

Druga rzecz to są ramy. Ramy to jest struktura, w ramach której powinien działać zespół. To jest portfolio procesów, zakres zadań i odpowiedzialności zespołu. Systemy IT, harmonogramy, plany pracy, zastępowalność, struktura organizacyjna, schematy raportowania, matryca kompetencji – zestaw kompetencji, które muszę mieć, żeby grać moją rolę – o rolach będzie z chwilę – godziny pracy. Ramy wyznaczają linie boiska. Gdzie mój zespół działa, a poza którymi nie działa. To jest o tyle istotne, dlatego że w wielu firmach zespoły nawzajem się obwiniają, że to nie jest ich zakres obowiązków, albo ludzie myślą, że coś należy do ich obowiązków, a tego nie powinni w ogóle robić. Dlatego ramy wyznaczają gdzie my się koncentrujemy, gdzie robimy nasz biznes, co ważne, gdzie go nie robimy. Tu działamy, tu nie działamy. Jeden z moich klientów ma takie hasło u siebie: Focus where it matters. Koncentruj się gdzie jest to ważne. I ramy powodują: tu się koncentrujemy. Mam nadzieję, że to rozumiecie.

Mamy kierunek, mamy ramy. Trzecia rzecz to są role. Tutaj spisujemy role, jakie powinien pełnić każdy członek zespołu, by móc realizować cele. Rola indywidualna wynikająca z zakresu obowiązków, przy czym na plakacie 5R to jest takie najważniejsze zadania, najważniejsze kwestie wynikające z tego zakresu obowiązków oraz rola w zespole. W jaki sposób ja wspieram cały zespół, np. rola może być, że każdy pracownik prowadzi boardmeetingi w dyżurach. To może być taka rola dla członka zespołu i teraz role się robi po to, żeby każdy wiedział, jaka jest jego rola na boisku, jaka jest jego rola wspierająca realizację wspólnych celów.

Czyli mamy kierunek jako mini misję, cele zespołu, mamy ramy jako struktura, w ramach której powinien działać zespół, mamy role, jakie powinien spełniać każdy członek zespołu, by móc realizować cele oraz teraz przechodzimy do czwartej rzeczy, którą są reguły. Reguły to twarde reguły postępowania, które zapewniają spójność funkcjonowania zespołu. Rzetelność, konsekwencję działań oraz kulturę dyscypliny. One powinny być wspólne z wartościami, z DNA organizacji. Po co my robimy reguły? Żeby móc wyciągać konsekwencje. Sorry. Biznes to nie jest tylko wspólne klepanie się po plecach. Mam weryfikację, wyciąganie konsekwencji. Za chwilę pokażę też przykłady, kierunek, ramy, role, reguły, relacje, przygotowałem tutaj, ponieważ mamy podcast Skuteczny CEO 5R na poziomie organizacyjnym, na poziomie strategicznym.

Ostatnim elementem 5R są relacje, są miękkie relacje wewnątrz zespołu oraz w relacji z innymi zespołami. To jest budowanie atmosfery zaufania, wsparcia i pracy zespołowej. I o ile reguły to są twarde zasady gry, za które jest faul, żółta kartka, czerwona, w biznesie może to być konsekwencja taka, że usunę cię z zespołu, że usunę cię z firmy – mówię serio, a relacje… w relacji nie ma konsekwencji. Jest tylko informacja zwrotna, feedback, żeby korygować poszczególne zachowania.

Tak jak powiedziałem – 5R możesz tworzyć na poziomie zespołu, na poziomie projektu, na poziomie procesu, kiedy integrujemy ze sobą poszczególne etapy danego procesu. Możemy je robić na poziomie strategicznym, na poziomie całej organizacji. Tworzenie kontraktu 5R krok po kroku. W jaki sposób to robimy?

Jak się robi kontrakt 5R, to organizujemy warsztat. Czy to zdalny na Zoomie, wtedy możemy to robić w Excelu, bardzo fajne 5R ostatnio zrobiliśmy dla Columbusa w Excelu, gdzie uczestniczyło w warsztacie ponad 40 osób, a stacjonarnie bierzemy po prostu kartkę z flipchartu i wypisujemy kontrakt 5R, nazwę zespołu, datę i zaczynamy od kierunku. Ty jako lider organizacji czy też lider zespołu pytasz zespołu, jakie mamy cele na ten rok. Przy okazji sobie sprawdzasz, czy istnieje świadomość tych celów i po prostu je wypisujecie: a, b, c, d., na przykład produktywność, jakość, zaangażowanie. To jest ta pierwsza część plakatu.

Wyobraźcie sobie, że macie jedną kartkę plakatu, dzielicie ją na 5 części i w kierunku wpisujecie cele. Dodatkowo budujecie taki zaśpiew dla swojego zespołu, np. dlaczego działamy jako zespół? Teraz wyobraź sobie, że jesteś CEO. Ty możesz zrobić 5R dla Twojego zespołu menedżerskiego. Tak będę prowadził dalszą część tego opowiadania o tym narzędziu, że skupimy się na 5R firmowym, 5R strategicznym, w którym na przykład uczestniczy Twój zespół menedżerski.

Dlaczego działamy jako zespół? Np. wierzymy, że zespół powinien mieć wspólne cele. Taka mini misja dla tego zespołu to jest naprawdę fantastyczne, żeby zbudować relację serca. Czyli kierunek ma dwa aspekty: jeden emocjonalny, czyli dlaczego działamy jako zespół, zaśpiew dla zespołu – jak ja to mówię – kolokwialnie, oraz wspólne cele na ten konkretny rok i w zależności od tego, w jakiej części organizacji jesteśmy, czy robimy 5R zespół-pracownicy, menedżerowie wspólnie dla procesu czy też strategiczny, takie cele bierzemy do tego kierunku.

Zobaczcie przykład kierunku dla jednego z naszych klientów, dla całej firmy. Przychód wart 750 milionów. Uproduktowienie klienta – minimum 3 produkty kupuje klient. NPS klienta 75, destruktorzy mniej niż 1%. Zaangażowanie pracowników, aktywność w zgłaszaniu problemów, w tym przypadku ponad 70% i lead time, bardzo ważna rzecz do wspólnych celów – procent instalacji w określonym lead time. To akurat firma, która zajmuje się instalacjami pewnych rzeczy dla klientów. Teraz przechodzimy do drugiej rzeczy, to są ramy. Tak jak powiedziałem: to jest struktura, w ramach której powinien działać zespół: portfolio procesów, portfolio produktów, portfolio zadań. Chodzi o to, żebyście wyznaczyli sobie swoje linie boiska, gdzie rozgrywa się mecz. Jeszcze raz powiem, że ramy koncentrują zespół na tym, co powinien zespół robić oraz pokazują od razu rzeczy „tu nie gramy, to nie jest nasze boisko”.

Teraz znowu przykład, jeśli chodzi o ramy. Struktura, w której powinien działać/ pracować zespół. Trzy kanały sprzedaży: własny, agencyjny i lead. Zakres terytorialny: Polska, w ramach aktualnej struktury organizacyjnej. Portfolio produktów to jest A, B, C, nie chcę wymieniać konkretnych produktów, jeśli chodzi o tę firmę. Zgodnie z wymaganiami przepisów zakładów energetycznych pracujemy zgodnie z zapisami umowy, w umowie czas na budowę, wysyłanie zgłoszenia, skompletowanie, wysłanie wniosku, działamy zgodnie z założeniem naszego systemu care. I to jest przykład ram dla organizacji. Kanały sprzedaży, gdzie działamy, w jakiej strukturze itd. Możecie myśleć, że to jest zbyt proste, natomiast większość ludzi po prostu tego nie rozumie. Miałem taki przypadek, dla jednej z firm, w której pracowali obcokrajowcy, że pewien pracownik ze Skandynawii, który pracował w Polsce bardzo się zdziwił, że obowiązują go dni urlopu zgodnie z polskim prawem pracy, a nie szwedzkim. W związku z tym naprawdę był dość duży stres, bo pracownik domagał się bodajże 5 dodatkowych dni urlopu. Dlatego w ramach w tej firmie wpisujemy polskie przepisy prawa pracy.

Mamy kierunek, pamiętajcie, że to jest mini misja oraz cele na ten konkretny rok z odpowiedniego poziomu w organizacji, cele dla zespołu, dla procesu, dla zarządu, dla strategii, to przechodzimy do ról. Role, jakie powinien pełnić każdy członek zespołu, by móc realizować cele. Rola indywidualna, rola zespołowa. Jeśli chodzi o role, to podam przykład firmy produkcyjnej, gdzie pracownicy zaproponowali rolę dla pracownika, dla lidera i menedżera, oczywiście na tym warsztacie 5R: Jest odpowiedzialność za zgłaszanie problemów. Odpowiedzialność za porządek na stanowisku pracy i coś, co jest napisane dość mocno enigmatycznie, wykonywanie zadań w wyznaczonym czasie. Lider: rozwiązywanie zgłoszonych problemów przez pracowników, wybór priorytetów, podział pracy, delegowanie, kontrola wskaźników, prowadzenie boardmeetingów, bycie w Gemba i takie rzeczy zostały zaproponowane, jeśli chodzi o menedżera, wsparcie lidera, mentoring, pomoc w rozwiązywaniu problemów, uczestnictwo w boardmeetingach jako obserwator. To jest taki przykład.

W niektórych firmach – pamiętajcie, że plakat 5R to jest taka esencja. Przyjmuje on formułę takiego plakatu, to jest esencja wszystkich zasad współpracy, ram, kierunku itd. i dlaczego np. w jednej z firm wpisaliśmy sobie w rolach zgodnie z modelem kompetencji, eksperci merytoryczni, czynny udział w procesie ulepszeń. Tak naprawdę my sobie tam zapisujemy rzeczy, jakich wymagamy od siebie jako od członków zespołu, od lidera itd.

Reguły – tak jak powiedziałem – to są rzeczy, których część liderów nie lubi, bo się boi – także jako CEO musisz stworzyć reguły. To są dyscyplinujące zespół, twarde zasady współpracy, twarde rzeczy, które w zależności od tego, jakie są problemy w organizacji to robimy takie, a nie inne i teraz one zapewniają spójność funkcjonowania, rzetelność, konsekwencję działań oraz kulturę dyscypliny.

Jeśli chodzi o reguły, czym się różnią reguły od relacji, o których zaraz powiem – reguły powodują, dają Tobie jako szefowi, menedżerowi, CEO, dają Ci możliwość wyciągania konsekwencji. Możliwość kar. Jedną z moich definicji przywództwa jest to, z przywództwo to jest umiejętność dawania ram tam, gdzie trzeba i wolności gdzie trzeba. Kontrakt 5R to są takie ramy menedżerskie. Czyli tak działamy, wokół takich celów, na tym boisku, w odniesieniu do takich konkretnych ról, z takimi zadaniami. Łamiesz je – to znaczy, że moim zdaniem nie chcesz być w tym zespole i na takich relacjach. Bardzo często jak robię taką sesję, zanim spiszę reguły to zadaję zespołowi takie pytanie: „Z czym mamy problem u nas w zespole, jeśli chodzi o kulturę, dyscyplinę?”, a następnie tworzę reguły, które adresują zapisane problemy, mitygują te problemy, które zostały zapisane na tablicy.

Zobaczcie przykład reguł z firmy produkcyjnej znowu – przestrzeganie BHP, zachowania poufności, przestrzeganie kodeksu pracy, dokumentujemy swoje błędy, nie wynosimy narzędzi ze stanowiska pracy. To są reguły – może u Was będą inne, ale ta firma akurat takie miała problemy. W firmie usługowej w regułach jest: pracujemy terminowo, odpowiedzialność za swoje zadania, komunikujemy się, kiedy nie możemy czegoś zrealizować itd.

Reguły, jeśli chodzi o naszego klienta na poziomie strategicznym: Wyznaczamy realne terminy, pilnujemy terminowości, dotrzymujemy słowa. Jesteśmy zawsze przygotowani, dajemy znać, kiedy widzimy, że nie dowieziemy, mówimy prawdę wewnątrz i na zewnątrz, szukamy rozwiązań i wymówek. Zwróćcie uwagę na to, że te rzeczy, które tutaj zostały spisane, one są podstawą do tego, że jeżeli Twój pracownik albo menedżer zachowuje się niezgodnie z tymi regułami, to w zależności od tego, jakie konsekwencje masz w organizacji, masz je po prostu podjąć. I tym się różnią reguły od relacji, że mają być konsekwentnie wyciągane konsekwencje wokół nich. Tak to po prostu wygląda. Nie jest tak, że róbmy wszystko, jak zrobiliśmy. W jednej z firm mam np. regułę „Nie pijemy alkoholu w pracy”. To znaczy, że może być z tym problem!

Teraz: relacje w odróżnieniu od reguł to są miękkie relacje wewnątrz zespołu oraz w relacji z innymi zespołami, budowanie atmosfery zaufania, wsparcia, pracy zespołowej i one nie służą do konsekwencji tylko do dawania ludziom informacji zwrotnej. Jeśli np. u Was ludzie się spóźniają i jest to problem dyscypliny, to wpisujecie to w regułach. Co jest ważne – jeśli ludzie się spóźniają, to z reguły wyciągacie konsekwencje. Jeśli spóźnianie się do pracy nie jest dla Ciebie tak ważne i nie chcesz dyscyplinować ludzi do czasu pracy – dla mnie spóźnialstwo jest straszne, ale nie każdy myśli tak jak ja, to wpisujemy je w relacje i wtedy nie wyciągasz konsekwencji, ale dajesz informację zwrotną: „Zobacz: umówiliśmy się tutaj, jest na plakacie Twój podpis”, bo ten warsztat kończy się pewnym podpisem i po prostu mamy informację zwrotną, mamy korygowanie zachowań. I teraz znowu – relacje, zanim wpiszę je na ten plakat, pamiętajcie, że 5R przyjmuje formułę plakatu, ciężko mi na podcaście o tym napisać, ale macie kartkę z flipcharta lub Excela, Murala i po prostu tam robicie kierunek, ramy, role, reguły, relacje. To ma być proste, to ma być na jednej kartce. Podczas tej ostatniej części prowadzenia warsztatu 5R, zanim spiszemy relacje zadajmy pytanie, podobnie jak w regułach „Co według Was najbardziej psuje atmosferę w naszym zespole?”. Następnie tworzycie relacje, które adresują zapisane problemy. Zobaczcie: tu na przykładzie plakatu z produkcji, szanujemy się, słuchamy, pomagamy sobie, rozwiązujemy problemy, a nie obwiniamy się za nie. W usługach jest przykład z jednej firmy – otwartość, wzajemny szacunek, lojalność, wsparcie, bez zbędnej krytyki itd. W przypadku 5R firmowego, o którym Wam mówię: jesteśmy jednym zespołem, szanujemy się, nie obwiniamy się, opieramy się na faktach, wspieramy, dajemy, przygotowujemy informację zwrotną, angażujemy siebie i innych, nie ma złych pomysłów. I to jest naprawdę coś niesamowitego.

Jeśli chcecie się nauczyć 5R w praktyce to zapraszamy do kontaktu z nami przez bezpłatną konsultację. Często pierwsze warsztaty warto zrobić z asystą, natomiast jak już nauczycie się kontraktu 5R, to jest to tak potężne narzędzie, że niezależnie od tego, w jakiej branży pracujecie, jaki biznes prowadzicie, komu przewodzicie, to daje to zawsze niesamowite efekty, dodatkowo jest jeszcze jeden mały plusik, wisienka na torcie, pracownicy to lubią.

O ile często ludzie nie lubią zmian, nie lubią transformacji, to spisanie zasad, wokół których pracujemy tak jak mówię. Podsumowując: Kierunek – zespół ma wspólne cele, ma mini misję, dlaczego działamy jako zespół plus ma 3, 4, 5 celów na ten rok, nikt niczego się nie domyśla, do tej bramki gramy. Ma ramy, linie boiska, portfolio zadań, portfolio procesów, to robimy, tego nie robimy. Wyobraźcie sobie, dlaczego są ramy. Wyobraźcie sobie, że macie pracownika z marketingu, którego zadaniem na pewno nie jest przygotowywanie faktur do zaksięgowania. Załóżmy, że w portfolio zadań nie jest to jego zadanie. I teraz wyobraźcie sobie, że w regułach jest wpisane „realizujemy terminowo swoje zadania”. I teraz on przychodzi do menedżera i mówi tak: „Ty mi dajesz informację zwrotną, że ja nie realizuję terminowo swoich zadań, a zobacz: ostatnio opisywałem dla księgowości, żeby im pomóc, faktury i wszystkie zrobiłem na czas”. A Ty mówisz do niego „Chłopie, ale grałeś poza boiskiem. To nie należy do zakresu naszych obowiązków. To nie są nasze ramy”. Także: kierunek, ramy, role, reguły, relacje.

Tak jak Wam powiedziałem, są cztery rodzaje kontraktów 5R:

Po pierwsze: kontrakt dla całej firmy, 5R dla całej firmy, gdzie my w kierunku często wpisujemy misję dla firmy, wpisujemy wizję, wpisujemy cele strategiczne dla całej organizacji. W ramach wpisujemy ramy dla firmy, nie dla tego konkretnego zespołu. Ci z Was, którzy mieli okazję czytać moją książkę, w ostatniej części, tam, gdzie mamy foto album, tam, gdzie mamy przykłady, jest 5R z Fresh Logistics, jest 5R z Infosysu, gdzie za zgodą tych klientów umieściłem te kontrakty, jeśli chodzi o firmę.

Po drugie, 5R zespołowe. Jest to najczęściej kontrakt pomiędzy liderem zespołu, menedżerem, bezpośrednim przełożonym pracowników, a zespołem 8, 10, 15-osobowym. Mamy taki przykład: 20% wzrostu efektywności procesów, 100% jakości, 100% serwisu, redukcja nadgodzin, ramy, obowiązujący kontrakt, obowiązująca matryca kompetencji, procedury bez nadgodzin, zasady do urlopu itd., role zgodnie z modelem kompetencji, reguły – każdy organizuje sobie swój czas pracy, terminowe realizacje zadań, podnosi rękę, kiedy widzi problem, jasna komunikacja w relacjach, otwartość, wzajemny szacunek, lojalność, wsparcie, pomocna dłoń, bez obwiniania, krytyki.

5R można również robić na poziomie projektu, gdzie wpisujemy np. w kierunku mile stone’y, gdzie wpisujemy cele dla konkretnego projektu i wtedy ten zespół – to jest zespół projektowy, on może być cross funkcjonalny i tak jak powiedziałem, ostatnia forma 5R to jest 5R procesowe, gdzie bierzemy proces dodawania wartości dla klienta, np. udzielenie finansowania w banku, proces produkcyjny, gdzie bierzemy np. zakupy, logistykę, produkcję, magazyny, jakość, utrzymanie ruchu i tworzymy dla nich wspólne 5R, gdzie w kierunku wpisujemy cele dla tego procesu, a nie cele indywidualne.

Na koniec takie tips&tricks, jeśli chodzi o kontrakt 5R:

Zacznij od swojego pomysłu na kontrakt, jeśli chcesz robić sesję z 5R, najpierw przygotuj swoją własną wersję, która będzie dla Ciebie wsparciem podczas pracy warsztatowej, zawsze mówię: brak przygotowania się jest przygotowaniem się do porażki. Dwa – zaproponuj zespołowi, że pierwszy kontakt 5R będzie zrewidowany po trzech miesiącach, dzięki temu będą czuli się bezpieczniej, zwłaszcza że robisz to pierwszy raz. Nie szukaj perfekcji, powiedz zespołowi, że się uczysz. Zaangażuj każdego członka zespołu podczas warsztatów, zadawaj pytania, słuchaj uważnie każdej wypowiedzi. W przypadku różnic zdań w zespole niech zdecyduje większość głosów, nie Ty. Punkty kontrowersyjne zgłaszane przez członków powinny być parkowane, jeśli mogą powodować konflikty. Pracuj iteracyjnie, nie spiesz się za bardzo, dobre 5R wymaga czasu, niech to trochę poleży, po prostu. I bawcie się! Bawcie się podczas opracowywania kontraktu, tak jak powiedziałem w mojej książce „Strategia Lean” – możecie ją zakupić na radekdrzewiecki.pl. – macie przykłady kontraktów 5R, gdzie konkretnie są rzeczy – jakbyście to zobaczyli, to ludzie po prostu różne rysunki robią.

Reasumując, drogi CEO – jeśli chcesz mieć zintegrowany zespół, który koncentruje się w tej chwili na wygrywaniu, realizacji wspólnych celów, który nie musi się domyślać co robimy, czego nie robimy – gdzie ludzie doskonale znają swoją rolę, rolę kolegi, koleżanki, rolę swojego szefa, menedżera czy też członkowie zarządu znają swoją rolę. Gdzie masz reguły współpracy – dla firmy, tudzież dla konkretnego zespołu, gdzie masz spisane relacje jak ten zespół się wspiera, jak pracuje na co dzień. To od tego momentu nikt niczego się nie musi domyślać, po prostu nie ma za przeproszeniem bullshitowania w organizacji plus nie ma też wymówek. Dodatkowo ludzie bardzo to lubią, ponieważ wiedzą, w jakich ramach, w jakim kierunku, w jakich rolach, regułach, relacjach pracują na co dzień.

Sorry, że powiedziałem tyle razy o tym 5R dzisiaj, kierunek, ramy, role, reguły, relacje – natomiast słuchajcie, jak się tego nauczyłem, jak zacząłem robić to pierwszy raz i nagle BAM. Nagle zespół nie narzeka. Nagle nie ma mówienia do lidera „ale ja nie wiedziałem, że to moje zadanie”. Po prostu wszystko znika. Przywództwo to jest dorabianie pewnych zaległości, to jest tworzenie ram do takiego super zarządzania, skutecznego zarządzania. Dlatego bardzo serdecznie Was zachęcam do tego, żebyście robili 5R. Jeśli jesteś CEO, możesz to zrobić ze swoimi członkami zarządu. Oczywiście my możemy też pomóc, zapraszam do kontaktu: bezpłatna konsultacja, gdzie integrujemy zespół niezależnie od tego, na jakim jest poziomie właśnie w 5R. Teraz tego robimy bardzo dużo, żeby pomóc naszym klientom w tym, żeby zebrać zespół „do kupy” i stworzyć warunki do tego, żeby firma się bardzo mocno rozwijała, żeby ludzie się rozwijali.

Dodatkowo, słuchajcie, ciągle mamy otwartą rekrutację na 3 Edycję Programu Lean Black Belt, gdzie tego typu narzędzia, 5R, boardmeetingi, kaskadowanie strategii, budowanie misji, przeprowadzanie kompleksowych transformacji, road mapa, zarządzanie zmianą na poziomie strategicznym jest po prostu w programie tego dziesięciomiesięcznego – w mojej ocenie najbardziej prestiżowego i zarazem mocno wymagającego – programu rozwojowego. Jeśli jesteście zainteresowani Black Beltem, to zapraszam Was po szczegóły na stronę leanblackbelt.pl.

Dziękuję. Mam nadzieję, że nie zawaliłem Was informacjami na temat 5R. Możecie szukać w internecie, w haśle „5R” na pewno zaprowadzi Was to do naszej strony, dlatego że jest to po prostu narzędzie, którego nauczyliśmy się od Klausa Petersena, mojego mentora, mojego przyjaciela, wspaniałego człowieka i to jest narzędzie, które daje niesamowite rezultaty, zwłaszcza teraz gdy ludzie są w takiej sytuacji dużej niepewności, gdzie mamy to nowe rozdanie, także jeszcze raz: kierunek, ramy, role, reguły, relacje i zapomniałbym – na końcu takiej sesji sprawdzasz na ile luzie to przyjęli, prosisz o to, żeby podpisali się inicjałami czy też złożyli podpis na takim plakacie 5R i wieszasz go w miejscu, gdzie ludzie po prostu pracują. Jeżeli to jest rzeczywistość wirtualna, macie go w Excelu czy na Muralu, możesz do tego wracać. Tobie jako menedżerowi daje to jeszcze dodatkową wartość, taką, że jeżeli ktoś mówi Ci „ale ja nie znam celów” itd., to mówisz: „Kowalski, znajdź swój podpis”. To jest naprawdę skoncentrowanie ludzi na wspólnych działaniach, na tym, co robimy, czego nie robimy, na tym, że ludzie rozumieją swoje role, na tym, że wiedzą, jakie są reguły gry, wiedzą, że jak kogoś kopniesz od tyłu w Achillesa, to dostajesz czerwoną kartkę, czyli np. przyjdziesz pod wpływem do pracy albo wyniesiesz poufne informacje, to nie możesz się dziwić, że zostałeś usunięty z tej organizacji. Tak to po prostu wygląda.

Efektywne, skuteczne zespoły to są zespoły, które grają do jednej bramki, zespoły, które rozumieją swoją rolę na boisku, rozumieją, gdzie ta gra się rozgrywa, rozumieją, jakie są reguły gry i stworzyły sobie relacje współpracy, że są po prostu jednym teamem i ja Wam bardzo serdecznie polecam narzędzie 5R i namawiam do tego, żeby eksperymentować w tym kontekście.

Za tydzień odcinek poświęcony znowu badaniom. Wiem, rozmawialiśmy już o badaniach w odcinku trzecim i czwartym, natomiast oddaliśmy jakieś 2 miesiące temu nasze najnowsze badania satysfakcji z pracy, ogólnopolskie, gdzie zobaczycie jak po pandemii – wiem, że jesteśmy ciągle przed czwartą albo już w trakcie czwartej fali, ale po pandemii to są badania z czerwca 2021, jakie są oczekiwania względem pracodawców, liderów, jakie są korelacje, jak mocno – już uchylę rąbka tajemnicy – wyostrzyła się rola lidera w organizacji. Także do zobaczenia za tydzień, dzięki!

Cześć!

Kontrakt 5R - efektywny i zaangażowany zespół