Ostatnia aktualizacja: 24.02.2023

Lean i Kaizen po polsku – część 2: Jak budować zaufanie i zaangażowanie w doskonalenie poprzez świadome przywództwo

Z artykułu Lean i Kaizen po polsku – część 1: Chciwość i strach jako podstawa do zaangażowania w doskonalenie wiecie już, że lean to nie szkolenia, nie narzędzia, nie szybsza praca, nie dedykowany zespół i nie wdrożenia. W niemalże każdej organizacji występuje przynajmniej jedna z pięciu patologii biznesowych, a co za tym idzie – nie jest możliwe zaangażowanie pracowników w organizację. Jeżeli w firmie nie macie zbudowanej misji, wizji i menedżerów, którzy się z nimi identyfikują i komunikują je do zespołu, nie ma szans na zbudowanie trwałego zaangażowania.

Powtórzę więc, że jeśli macie taką sytuację, że Wasi ludzie przychodzą do roboty, bo nie mają innego wyjścia, jeśli opieracie się na opiniach, a nie na faktach, jeśli menedżerowie na pytanie „Jak motywujesz ludzi?” odpowiadają „Normalnie”, jeśli macie zespoły dedykowane celowi „doskonalenie”, a cała reszta ma cel „pracować”, to nie ma po prostu warunków do tego aby angażować ludzi, w cokolwiek.

Organizacje, zwłaszcza te z dłuższym stażem na rynku są tak hierarchiczne, że trudno w nich cokolwiek ruszyć. Chodzi o to, że trzeba tymi wszystkimi problemami się zajmować i my w Leanpassion się nimi zajmujemy. Podczas transformacji w firmach motywujemy zarządy do tego, aby odpowiadały sobie na pytanie „Dlaczego istniejemy?”, „Do czego dążymy?”. Dzięki naszym certyfikowanym programom rozwojowym, jak Lean Black Belt, uczymy również liderów, aby mogli w sposób ustrukturyzowany radzić sobie z tymi problemami i eliminować patologie biznesowe we własnej firmie.

Większość organizacji nie ma stworzonych warunków do tego, żeby być lean. W pierwszej kolejności należy ludzi zaangażować w firmę, a dopiero potem w jej doskonalenie. Jeśli ludzie nie są zaangażowani w firmę, to znaczy nie mają tej relacji serca, tej relacji umysłu z organizacją, ze swoim szefem, dlatego przełożenie ich na doskonalenie będzie wymagało manipulacji pieniędzmi lub strachem. A to jest po prostu droga na skróty, którą nie dojdziecie zbyt daleko.

Rozwiązać problem

Przypomnijmy wielką 5 patologii biznesowych i problemy, z którymi zmaga się większość organizacji:

MY I ONI – SILOSY >> ponad 95% menedżerów nie zna misji, wizji i celów strategicznych
LUDZIE PRZYCHODZĄ DO ROBOTY >> tylko 12% ludzi w Polsce odczuwa satysfakcję z pracy
OPINIE ZAMIAST FAKTÓW >> ponad 80% procesów nigdy nie zostało zmierzonych
EGO MENEDŻEROWIE >> ponad 90% liderów improwizuje w pracy
DOSKONALENIE PRZESZKADZA BIZNESOWI >> 9 na 10 transformacji nie udaje się

Biorąc pod uwagę nasze doświadczenie w przeprowadzaniu transformacji strategicznych organizacji można śmiało powiedzieć, że 3 z 5 problemów występują niemalże w 100% firm. Są nimi:

95% menedżerów nie rozumie misji, wizji i celów strategicznych swojej organizacji, w związku z tym nie tworzą relacji serca i umysłu z pracownikami, ich relacja jest czysto transakcyjna. Taka relacja jest bardzo krucha i łatwa do zerwania w najmniej oczekiwanym momencie
Ludzie przychodzą do roboty i jedyne czego pragną to z niej wyjść – według badań Leanpassion większość ludzi nie poleca swoich pracodawców, a praca jest po prostu chorobą, o czym niejednokrotnie mówiłem – chorobą genetyczną i globalną; genetyczną, gdyż przekazujemy swoje nastawienie do pracy kolejnym pokoleniom, a globalną – bo według badań Instytutu Gallupa, przytaczam badania z 2021 roku, średni poziom zadowolenia z pracy na świecie to 20% populacji. Jeśli więc jedynie 20% ludzi na świecie odczuwa satysfakcję z pracy, to znaczy, że ogromna większość – 80% jest z niej niezadowolonych.
90% liderów, bezpośrednich przełożonych pracowników zarządza „normalnie”, czyli jest to improwizowane przywództwo, które nazywam też zarządzaniem przez „trzymanie kciuków”

Jak podłączyć ludzi i procesy do strategii firmy?

Odpowiedź nasuwa się sama – poprzez usunięcie, eliminację patologii biznesowych. Zajmijmy się więc trzema najczęściej występującymi problemami, które wymieniłem powyżej i ich rozwiązaniem.

95% menedżerów nie rozumie misji, wizji i celów strategicznych swojej organizacji

Nadajemy sens istnienia organizacji.

Nie mówimy ludziom, jak mają pracować, tylko mówimy im „To jest nasza misja, wizja i cele strategiczne”. Nadajemy sens istnienia, mówimy ludziom, że o to chodzi w naszej firmie i się pod tym podpisujemy. Dlatego zawsze zaczynamy od menedżerów. W pierwszej kolejności doprowadzamy do sytuacji, w której wszyscy menedżerowie identyfikują się z misją, wizją i celami strategicznymi. To oni stworzyli tę misję i wizję.

Ludzie przychodzą do roboty i jedyne czego pragną to z niej wyjść

Budujemy poczucie przynależności.

W jaki sposób połączyć te silosy, ten podział pomiędzy zarządzającymi a pracownikami? Poprzez jasną komunikację: „To jest nasza wizja, to jest nasza misja, z tym nie ma dyskusji, od tego nie ma odwrotu, jak zatem chcielibyście pracować?”. To jest klucz – komunikacja. Klucz do połączenia tych dwóch silosów, zarządu i pracowników. Jeżeli relacja z pracownikiem oparta jest, jeszcze raz to powtórzę, nie wyłącznie na relacji kieszeni, ale również na relacji serca i umysłu – pracownik wie w jaki sposób chce współpracować z firmą i ludźmi, nie musi się niczego domyślać, zna swoją rolę, nie ma opcji aby podebrała Ci go konkurencja.

90% liderów, bezpośrednich przełożonych pracowników zarządza „normalnie”, czyli jest to improwizowane przywództwo

Przeprowadzamy selekcję liderów.

Zarządzaniu poprzez „trzymanie kciuków”, czyli improwizowanemu przywództwu, dedykowałem jeden z pierwszych odcinków mojego podcastu. 90% menedżerów na pytanie: „Jak motywujesz, jak zarządzasz swoim zespołem?” odpowiada: „Jak to, jak? Normalnie”. Kiedy zadajesz pytanie: „A co to znaczy normalnie?” zazwyczaj się obruszają. Powodem takiej sytuacji jest ich ego, które nie pozwala im przyznać się do tego, że czegoś nie wiedzą.

Jak wielokrotnie powtarzam, ludzie z natury nie są źli, ani tez nikt nie chce specjalnie pracować źle. Walcząc z tą patologią musimy mieć pewność, że pracujemy z właściwymi liderami, takimi, którzy „pasują” do „dlaczego”, czyli sensu istnienia organizacji. Innymi słowy utożsamiają się z misją, wizją oraz wartościami firmy. Tutaj na pierwszym miejscu stoi postawa lidera, to, jakim jest człowiekiem. Bo to lider ma porwać za sobą swoich ludzi, podłączając ich do strategii firmy.

Spójrzcie na poniższy obrazek, gdzie w formie graficznej podsumowałem te trzy najważniejsze zadania dla menedżerów:

Reasumując, 3 z 5 patologii biznesowych występują niemalże w 100% firm. Patologie te zabijają nie tylko wyniki firmy, ale również mają negatywny wpływ na to, czy pracownik jest zadowolony ze swojej pracy, czy poleci swojego pracodawcę znajomym (przypomnijmy, wg badań Leanpassion w 2021 tylko 12% Polaków odczuwa satysfakcję z pracy) oraz negatywnie wpływają na zaangażowanie pracowników:

My i oni, czyli silosy – czyli 95% menedżerów nie rozumie misji, wizji i celów strategicznych swojej organizacji, nie wie „dlaczego” robią to co robią, nie nadają sensu istnienia, a zatem ich relacja z pracownikami jest jedynie transakcyjna. A przecież z pracownikami można jeszcze zbudować relacje serca i umysłu, czyli pracuję dla ciebie, bo lubię tu przychodzić, bo ci ufam, pracuję dla ciebie, bo się rozwijam, a nie tylko pracuję dla ciebie, bo mi płacisz.

Ego menedżerowie – Improwizowane przywództwo – czyli ponad 90% menedżerów liniowych, liderów zespołu improwizuje w pracy, na pytanie: „Jak motywujesz ludzi?” odpowiada wiecie jak – „Normalnie!”. W zwalczaniu tej patologii istotną role odgrywa selekcja, o czym pisałem wcześniej – czyli z kim będziemy to robić, z kim będziemy prowadzić firmę w przyszłość, budować zaufanie, zaangażowanie, efektywność.

Ludzie przychodzą do roboty – aż 88% Polaków nie odczuwa satysfakcji z pracy! Jeśli nie zbudujemy poczucia przynależności, nie określimy przejrzystych ram w jaki sposób pracownicy chcą ze sobą współpracować, na jakich wartościach i zasadach, ludzie będą przychodzić „do roboty” z myślą, aby z niej jak najszybciej wyjść.

Jeśli pozbędziesz się tych patologii to zaręczam, że Twoja firma będzie osiągać doskonałe rezultaty, a jednocześnie Twoi ludzie będą zaangażowani w firmę i jej doskonalenie.

Świadome przywództwo

Jeśli mamy w organizacji jasno określone misję, wizję, cele strategiczne, zaczynamy przenosić je w dół organizacji. Teraz nadchodzi czas, aby pracować z liderami, aby to oni zbudowali zaufanie do misji, wizji i zaangażowanie w firmie. Podkreślam – na tym etapie nie chodzi o zaangażowanie pracowników w doskonalenie, ale zaangażowanie w firmę.

Kluczem do stworzenia angażującego, efektywnego, zdolnego do adaptacji środowiska pracy jest świadome przywództwo. W Leanpassion stosujemy autorski model przywództwa Leadership 734. Jak się zapewne domyślacie, nie jest to żaden nowy typ odrzutowca, ale zestaw narzędzi, zasad, ram, który koncentruje się na trzech podstawowych warunkach docelowych, do których każdy lider powinien dążyć. Bo każdy lider powinien skupiać się nie na tym, jaki cel zrealizować, tylko do jakiej sytuacji ma doprowadzić.

Trzy podstawowe zadania dla liderów to doprowadzenie do sytuacji, kiedy:

Wszyscy mają wspólne cele.
Nikt niczego nie musi się domyślać.
Każdy jest zaangażowany w realizację strategii zgodnie ze swoją rolą.

Według Leadership 734 lider skupia się na:

7 krokach kaskadowania i komunikacji strategii – by zbudować wspólne cele, przenieść cele strategiczne na cele zespołowe oraz na cele indywidualne;

3 elementach zarządzania wizualnego – by stworzyć takie środowisko pracy, w którym nikt niczego nie musi się domyślać; ludzie wiedzą jakie są cele, wyniki, standardy;

4 etapach rozwoju ludzi i zespołów – by każdy realizował strategię, ale zgodnie ze swoją rolą; lider definiuje role dla członków zespołu oraz rozwija ich, aby mogli te role coraz lepiej realizować;

Dzięki temu, poprzez świadome przywództwo, lider zapewnia integrację zespołu, maksymalizuje efektywność, zaangażowanie i zdolność do adaptacji.

Podsumowanie

Strategia Lean nie opiera się na tym, co chcemy wdrożyć, tylko do jakiej sytuacji chcemy doprowadzić. To właśnie wyróżnia wybitnych liderów od dobrych liderów – do jakiej sytuacji chcą doprowadzić, a nie co chcą zrealizować.

Sens istnienia, poczucie przynależności, odpowiedzialność, wpływ i świadome przywództwo to warunki niezbędne do tego, żeby pracować normalnie. Co to znaczy normalnie? Nie boję się przyjść do pracy i chętnie uczestniczę w firmie i jej doskonaleniu.

Strategia Lean to podłączenie ludzi do strategii firmy. To zapewnienie takiej sytuacji, w której mamy środowisko pracy, w którym każdy każdego dnia realizuje cele firmy i ją doskonali. Niektórzy mówią, że jest to syzyfowa praca. Nie zgadzam się z nimi. Nic bardziej mylnego. Dzisiaj, po kryzysie covidowym słowo transformacja strategiczna jest odmieniane przez wszystkie możliwe przypadki. Jednocześnie jakby łatwiej robić to nowe rozdanie. Wiele firm zwraca się do nas, mówiąc: „Potrzebujemy nowego rozdania, bo ludzie są już zniechęceni tą pandemią”.

LEAN = LUDZIE. Dlatego podstawą wszystkiego jest szacunek do ludzi. Nigdy nie rób niczego przeciwko swoim ludziom. Nie pytaj ich, co by usprawnili, tylko co im przeszkadza w pracy. Dowiedz się, co ich frustruje. Pamiętaj, że jeśli zidentyfikujesz problemy, znajdziesz pomysły na ich rozwiązanie. Nigdy odwrotnie. Wspólnie ze swoimi ludźmi. Bo w ciągłym doskonaleniu chodzi o problemy, nie o pomysły. W Lean, Kaizen, Agile w ogóle nie chodzi o doskonalenie. To jest ciągłe rozwiązywanie problemów.

Zapamiętaj, że wzrost efektywności powinien iść w parze ze wzrostem zaangażowania. Dlatego zanim zaczniesz doskonalić, zbuduj zaangażowanie. W Leanpassion mamy rozwiązanie dla wszystkich, którzy chcą zbudować zaangażowanie, tak aby pracownik sam z siebie chciał przyjść i udoskonalić firmę zgłaszając problem, a nie pomysł. To właśnie 5 kroków Strategii Lean, w których nadajemy sens istnienia, budujemy poczucie przynależności, dajemy ludziom wpływ i odpowiedzialność, budujemy świadome przywództwo. Dzięki temu firma zyskuje ponadprzeciętną zdolność do adaptacji we wszystkich aspektach.

Mam swoje własne definicje przywództwa i zarządzania: przywództwo, to umiejętność podłączenia ludzi i procesów do firmy, a zarządzanie to sposób pracy lidera zespołu na co dzień. W związku z tym świadome przywództwo tworzy ramy do skutecznego zarządzania. To proste: stwarzasz warunki w pracy, gdzie wszyscy mają wspólne cele, nikt niczego nie musi się domyślać oraz każdy rozumie i gra swoją rolę w kontekście realizacji strategii.

Na zakończenie dodam, że wielką inspiracją są dla mnie trenerzy sportowi i to, w jaki sposób budują zaangażowane, zmotywowane i efektywne zespoły. Określają wspólne cele, standardy. Stosują zwizualizowane techniki. Jasno definiują role każdego zawodnika i zespołu. Rozwijają zespół poprzez trening. Środowisko sportowe jest naprawdę bardzo efektywne i zaangażowane.

Wprowadź swoje umiejętności liderskie na najwyższy poziom! Sprawdź szczegóły