Najlepszym sposobem na skuteczne i szybkie zaadresownie większości obaw pracowników odnośnie zmiany jest tzw. „Sesja obaw”.

Posłuchaj, jak ją skutecznie przeprowadzić.

TIPS&TRICKS

Praktyczne wskazówki dla Ciebie jako menedżera, które pomogą Ci świadomie przewodzić i skutecznie zarządzać.

Podcast Skuteczny CEO

Nazywam się Radek Drzewiecki, od ponad 16 lat prowadzę firmę Leanpassion. Zajmujemy się wzrostem efektywności procesów oraz zaangażowania pracowników. Dodatkowo, jestem założycielem dwóch startupów technologicznych Sherlock Waste i Leanovatica – Netflix dla biznesu. Robię to, co robię, ponieważ chcę, aby firmy były świetne, a ludzie szczęśliwi w pracy. Dlatego dla mnie skuteczny menedżer to nie tylko taki, który osiąga cele, ale przede wszystkim robi to z ludźmi, potrafi podłączyć ich do strategii firmy. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak być skutecznym CEO, jak zwiększać efektywność, zaangażowanie, budować ponadprzeciętną zdolność do adaptacji i rozwijać się, to ten podcast jest właśnie dla Ciebie.

odcinek 38

JAK PORADZIĆ SOBIE Z OBAWAMI PRZED ZMIANĄ

W tym odcinku zachęcam do przeprowadzenia pewnego eksperymentu, który pozwoli Ci skutecznie i szybko zaadresować większość obaw pracowników odnośnie zmiany.

Jeśli masz wyzwanie, problem do rozwiązania i chcesz usłyszeć wskazówki na temat, który Cię interesuje, pisz do mnie: LinkedIn, r.drzewiecki@leanpassion.pl lub na skutecznyceo@leanpassion.pl.

Radek

W tym epizodzie:

Najlepszym sposobem na skuteczne i szybkie zaadresowanie większości obaw pracowników odnośnie zmiany jest tzw. „Sesja obaw”. Robimy ją dlatego, że zależy nam na ludziach. Wypowiedzenie na głos przez pracowników ich obaw odnośnie zmiany zmniejsza ich lęk przed zmianą o 50%. Ludzie czują się zaopiekowani. Doceniają, że ktoś zapytał ich o zdanie, że bierze ich zdanie pod uwagę.

SESJA OBAW – elementy:

• Komunikujemy zmianę
• Omawiamy zasady tej zmiany
• Wyjaśniamy, dlaczego zmiana ma być robiona
• Zwracamy się do pracowników: „Ponieważ zależy nam na waszej opinii, napiszcie, czego się obawiacie w związku z tą zmianą.”
• Opuszczamy pracowników na 10-20 minut
• Wracamy i adresujemy obawy

Słuchaj podcastu tam, gdzie Ci najwygodniej:

Transkrypcja

TIPS&TRICKS Jak poradzić sobie z obawami przed zmianą

Odcinek 38 podcastu Skuteczny CEO

Dzień dobry!

Witam Was, Moi Drodzy Słuchacze, i dziękuję, że jesteście ze mną już te kilka miesięcy. Dziękuję też za masę ciepłych komentarzy. Dziękuję za feedback, co mógłbym zmienić, co mógłbym poprawić.

Dzisiaj taka mała prywata, muszę się Wam przyznać, że mam naprawdę wspaniałą żonę. Jestem takim człowiekiem, który działa dość szybko i przeprowadza eksperymenty dość szybko. Rozmawialiśmy sobie wczoraj wieczorem o podcastach. Wspaniałość mojej żony polega na tym, że mogła do mnie przyjść i powiedzieć: „Słuchaj, za długie masz te odcinki tych podcastów, nie mogę ich słuchać”. Powiedziała, że słucha teraz takiego podcastu poświęconego świadomemu rodzicielstwu i zainspirowała mnie, po prostu pokazała mi, że ten podcast ma zarówno długie odcinki, ma odcinki z gośćmi, ale ma też takie krótkie odcinki poświęcone jednemu zagadnieniu, odpowiadające na konkretne pytania. Moja cudowna małżonka zadała mi takie pytanie: „Czy nie mógłbyś odpowiadać na takie pytania, których przecież do naszej firmy przychodzi masa?”. Dyskusja była kontynuowana. Na początku oczywiście dość mocno zareagowałem jak typowy egocentryk: „Nie, mam swój format”. Ale pomyślałem, że to jest doskonały pomysł.

Więc dzisiaj jestem tutaj z Wami z pierwszym takim odcinkiem. Myślałem o tym, żeby te odcinki trwały nie dłużej niż 5-7 minut i żeby dotyczyły konkretnego problemu. Tak się składa, Kochani, że w zeszłym roku zadaliście nam ponad 2300 pytań, czy to w ankietach przed szkoleniami live, czy to bezpośrednio na stronie Leanpassion.pl, czy to na stronie Sherlock Waste, czy też tutaj w Skutecznym CEO, pisząc bezpośrednio do mnie, przez maile lub przez LinkedIna. Jeśli sprawdzi się nam ta formuła, to oprócz tych długich odcinków, które trwają bodajże godzinę, postaram się wrzucać odcinek dotyczący odpowiedzi na konkretne zagadnienie. Nazwiemy go TIPS&TRICKS.

Dzisiaj wybrałem taki problem, który pojawia się dość często: Jak poradzić sobie z obawami przed zmianą. Jest taki prosty trik, tu nie chodzi o to, że to jest jakaś metodyka, jakieś wysublimowane narzędzie, ale to jest trik, który wypracowaliśmy sobie w naszej firmie w ramach tego doświadczenia, w jaki sposób można skutecznie i szybko zaadresować większość obaw pracowników odnośnie zmiany. Nazywam to sesją obaw i ta sesja obaw wygląda tak, że kiedy przeprowadzamy jakąś zmianę w organizacji, najpierw spotykamy się z pracownikami, z zespołem, komunikujemy tę zmianę, stawiamy ramy, mówimy, że ta zmiana się zadzieje. Pokazujemy, jaki jest cel tej zmiany. Pokazujemy, dlaczego tę zmianę robimy. Jeśli tylko możemy, wpisujemy ją w kontekst, w wizję, strategię i tak dalej.

Następnie bierzemy grupy pracowników, takie grupy po kilkanaście osób, mniejsze zespoły w różnych kombinacjach czy to menedżerskich, czy to liderskich, czy to pracowników bezpośrednio dodających wartość. Bierzemy flipchart – ja stosuję do tego easyflipy akurat – bierzemy karteczki post-it, i jeszcze raz robimy parafrazę do tej zmiany. Zadajemy pytanie, czy ludzie rozumieją, jakie są cele, jaki jest harmonogram, jakie są ramy, jak będziemy tę zmianę przeprowadzać.

Na tym flipcharcie piszemy flamastrem na górze: „Sesja obaw”. Następnie mówimy pracownikom, że ta zmiana na pewno się odbędzie i będziemy ją przeprowadzać. Taką podjęliśmy decyzję. Przywództwo to jest umiejętność dawania ram, gdzie trzeba i wolności, gdzie trzeba, więc tutaj twardo stoimy na ziemi. Mówimy, że ta zmiana się odbędzie. Komunikujemy oczywiście empatycznie, dlaczego mamy ją zrobić i tak dalej. Następnie prosimy pracowników, żeby przez 15-20, czasami 10 minut, na kartkach post-it wypisali, czego w związku z tą zmianą się obawiają. I wychodzimy.

A więc jeszcze raz: bierzecie prosty flipchart, czy też na wirtualnej rzeczywistości bierzecie MURAL-a, jakąkolwiek tablicę wirtualną, ale weźmy tę rzeczywistość fizyczną. Prosty flipchart i piszecie na górze: „Sesja obaw”. Rozdajecie pracownikom karteczki post-it i prosicie ich, żeby napisali, czego obawiają się w związku z tą zmianą. I wychodzicie z pomieszczenia. Za 15 minut wracacie, zbieracie te karteczki i to, co możecie zaadresować od razu, to adresujecie. A tam, gdzie nie macie pewności, w jaki sposób zmitygować te obawy, w jaki sposób zaadresować, w jaki sposób podyskutować o nich, to po prostu bierzecie je i umawiacie się na dogrywkę, kiedy trzeba po prostu to powiedzieć.

Dlaczego tak robimy? Dlatego, że wypowiedzenie na głos obaw zmniejsza strach o kilkadziesiąt procent, o 50%. Ludzie po prostu mniej się tego boją. Poza tym czują się zaopiekowani, czują, że ktoś zapytał się o ich zdanie, czują, że ktoś bierze ich zdanie pod uwagę. Pracownicy oczywiście wypisują tam takie fizyczne obawy i takie obawy irracjonalne, które nie są związane w ogóle z kontekstem i perspektywą tego, co się dzieje w tej firmie. Natomiast chodzi o to, żeby się też, mówiąc kolokwialnie, zwentylować i chodzi o to, żeby tych ludzi posłuchać. I do tej praktyki w tym kontekście właśnie należy to, że się wychodzi, ludzie przyklejają te post-ity, wracamy z powrotem, dziękujemy za to, że to zrobili.

Ludzie najczęściej piszą na przykład: „Boimy się, że nas zwolnią”. To jest prawie zawsze i pojawia się jako numer jeden w obawach. „Boimy się, że ktoś nam zmieni pracę”, „Boimy się, że będziemy oceniani”, „Boimy się, że ktoś nam będzie wytykał błędy” i tak dalej. Mówię Wam, to jest genialne narzędzie, wypróbujcie sobie. Prawie nikt tego nie robi, to jest nasza metodyka. Oczywiście nie przeczytaliśmy tego w żadnej książce, tylko po prostu tę sesję robimy dlatego, że zależy nam na tych ludziach w ramach tej naszej misji Great Companies, Happy People.

Życzę Wam powodzenia, żebyście po prostu przeprowadzili taki eksperyment i jeszcze raz: komunikujecie zmianę, mówicie, jakie są zasady zmiany, najlepiej na onepagerze, mówicie, dlaczego ta zmiana ma być robiona. Nie tłumaczycie się, tylko mówicie: „Tak, tak, tak i tak. Takie są cele, to wpisujecie w kontekst, to wspiera tak strategię, taki jest harmonogram, takie mamy role, tak to będzie wyglądało w naszej firmie. Następnie, ponieważ zależy nam na waszej opinii, napiszcie, czego się obawiacie w związku z tą zmianą”. Easyflip, flipchart, karteczki post-it, 10-15, czasami 20 minut, wracacie i możecie przeprowadzić od razu dyskusję, możecie tę dyskusję przeprowadzić później. Dziękujecie za to, nie oceniacie, wychodzicie. I tyle.

Wszystkiego dobrego, Moi Drodzy.

_______________________________________________________________________

Dziękuję za Twój czas. Jeśli uważasz, że ta wiedza jest wartościowa, podziel się tym odcinkiem w social mediach albo opowiedz o nim koleżance lub koledze z pracy. (LINK DO CZARTABLE)

Jeśli masz wyzwanie, problem do rozwiązania i chcesz usłyszeć wskazówki na temat, który Cię interesuje, pisz do mnie: LinkedIn, r.drzewiecki@leanpassion.pl lub na skutecznyceo@leanpassion.pl.

Do usłyszenia, cześć!