Koncentruj się na tym, co jest istotne. Rezygnuj z rzeczy, które nie wnoszą wartości.

Jak najlepiej wykorzystuj zasoby organizacji, by dodawały wartość.

TIPS&TRICKS

Praktyczne wskazówki dla Ciebie jako menedżera, które pomogą Ci świadomie przewodzić i skutecznie zarządzać.

Podcast Skuteczny CEO

Nazywam się Radek Drzewiecki, od ponad 16 lat prowadzę firmę Leanpassion. Zajmujemy się wzrostem efektywności procesów oraz zaangażowania pracowników. Dodatkowo, jestem założycielem dwóch startupów technologicznych Sherlock Waste i Leanovatica – Netflix dla biznesu. Robię to, co robię, ponieważ chcę, aby firmy były świetne, a ludzie szczęśliwi w pracy. Dlatego dla mnie skuteczny menedżer to nie tylko taki, który osiąga cele, ale przede wszystkim robi to z ludźmi, potrafi podłączyć ich do strategii firmy. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak być skutecznym CEO, jak zwiększać efektywność, zaangażowanie, budować ponadprzeciętną zdolność do adaptacji i rozwijać się, to ten podcast jest właśnie dla Ciebie.

odcinek 65

JAK REZYGNOWAC Z TEGO, CO NIE JEST ISTOTNE?

Sztuką zwiększenia produktywności osobistej i produktywności zawodowej oraz produktywności Waszej firmy jest umiejętność rezygnacji z rzeczy, które nie wnoszą wartości. W tym odcinku mówię o tym, jak oszczędzić czas oraz jakie perspektywy należy uwzględnić w firmie, aby nauczyć się, czego nie robić.

Tych z Was, którzy chcą więcej dowiedzieć się o zwiększaniu produktywności, zachęcam do obejrzenia serialu Klausa Petersena na Leanovatica.com. W Personal & Professional Productivity Klaus pokazuje 13 narzędzi zwiększenia produktywności własnej. Jeśli nie macie konta, to można takie konto wypróbować lub założyć, przez 7 dni jest za darmo: https://leanovatica.com/

Radek

W tym odcinku:

Aby pozbyć się rzeczy, które nic nie wnoszą, a które ludzie po prostu robią, koncentruj się na tym, co jest istotne. Rezygnuj z rzeczy, które nie wnoszą wartości.

Dla mnie koncentrowanie się na tym co jest istotne w firmie, jest koncentrowaniem się na rzeczach, które wspierają strategię organizacji, jej kontekst biznesowy. Koncentracja na tym, co ważne, i umiejętność pozbywania się rzeczy, które nic nie wnoszą, jest jeszcze ważniejsza od wypracowywania przewagi konkurencyjnej.

W dzisiejszych czasach na nic nie mamy czasu, jesteśmy non stop rozproszeni. Dlatego musimy nauczyć się rezygnować!

Kluczem każdego menedżera jest umiejętność wykorzystania w jak największym stopniu zasobów (procesów, sprzętu, ludzi) do tego, żeby dodawały wartość.

Aby skutecznie zwiększać produktywność w organizacji, naucz się rezygnować z tego co nie dodaje wartości w każdym z 6 obszarów:

1. Spotkania.
2. Projekty i inicjatywy.
3. Ciągłe doskonalenie.
4. Portfolio produktów.
5. Nierentowni klienci.
6. Ty-menedżer, Twój czas i lista zadań.

Dbaj o to, żeby regularnie przeprowadzać refleksję odnośnie do tego, co w tych sześciu obszarach dodaje wartości, a co nie.

Zapraszam do słuchania!

_________________________________________

Dziękuję za Twój czas. Jeśli uważasz, że ta wiedza jest wartościowa, podziel się tym odcinkiem w social mediach albo opowiedz o nim koleżance lub koledze z pracy.

Jeśli masz wyzwanie, problem do rozwiązania i chcesz usłyszeć wskazówki na temat, który Cię interesuje, pisz do mnie: LinkedIn, Instagram, r.drzewiecki@leanpassion.pl lub na skutecznyceo@leanpassion.pl.

Słuchaj podcastu tam, gdzie Ci najwygodniej.

Transkrypcja

TIPS&TRICKS Jak rezygnować z tego, co nie jest istotne?

Odcinek 65 podcastu Skuteczny CEO

Dziś króciutki odcinek o tym, jak usprawnić swoją pracę, usprawnić pracę firmy. W poprzednim odcinku opowiadałem Wam o tym, jak przeprowadzić transformację procesową, która trwa od kilku do kilkunastu miesięcy, tj. szybką transformację. Opowiedziałem o QTP (Quick Transformation Program), gdzie angażujemy naszych liderów, kierowników, gdzie w sprytny sposób przechodzimy przez kolejne fazy takiego podejścia: diagnoza, dopasowanie, doskonalenie. Kluczem jest, żeby uzyskać 5-, a nawet 10-krotny zwrot z inwestycji, dostarczyć kompetencje i przenieść odpowiedzialność za te zmiany na kluczowych menedżerów, liderów w organizacji. Dlatego nazywamy to programem transformacyjno-rozwojowym.

Odcinek 65: TIPS&TRICKS Jak rezygnować z tego, co nie jest istotne?

W tym odcinku chcę Wam opowiedzieć o tym, jak zrobić coś jeszcze szybciej, zrobić coś być może „obok”. Na to potrzebujecie poświęcić maksymalnie parę godzin. Ja to robię regularnie dwa razy w roku. Czyli jak pozbyć się rzeczy, które nic nie wnoszą, a które ludzie po prostu robią.

Zanim Wam o tym opowiem, to dwie historie. Jeden z moich przyjaciół, Darek Traczyński powiedział mi kiedyś, że w życiu chodzi o to, żeby koncentrować się na tym, co ważne, żeby wybrać sobie jeden punkt. Opowiedział mi historię o tym, jak był na praktykach w PGR-ze, kazali mu jeździć traktorem, zapytał się, jak ma jeździć, a oni mówią do niego: Widzisz to drzewo tam 3 km dalej? To cały czas prosto. Tak właśnie komplikujemy sobie to życie. Dlatego bardzo ważne jest takie angielskie hasło, inna firma, z którą pracuję, firma bardzo skoncentrowana, ma w swojej misji hasło Focus where it matters, czyli koncentruj się na tym, co jest istotne.

Dla mnie koncentrowanie się na tym, co jest istotne, jest koncentrowaniem się na tym, co wspiera strategię organizacji, co wspiera OKR-y czy kluczowe inicjatywy, czy cele strategiczne. Ten kontekst biznesowy, który organizacja sobie wyznaczyła. Bo nie wiedzieć czemu, ludzie wyznaczają strategię, wyznaczają obszary koncentracji, a następnie powstaje kilkadziesiąt projektów bez takiej refleksji, który cel strategiczny to wspiera.

Ostatnio dużo czytam o Steve Jobsie, znowu jego autobiografię, i o ile dobrze pamiętam, to Steve Jobs przy powrocie do Apple zastał sytuację, gdzie Apple miał kilkaset produktów i skrócił to wszystko do kilku, koncentrując się na trzech.

Koncentracja na tym, co ważne, i umiejętność pozbywania się rzeczy, które nic nie wnoszą, jest jeszcze ważniejsza od tego, żeby wypracowywać przewagę konkurencyjną – w mojej ocenie, bo w dzisiejszych czasach na nic nie mamy czasu, jesteśmy non stop rozproszeni. To jest też mój problem, bo ciągle wymyślam nowe rzeczy, mam wspaniały zespół, który nie boi się powiedzieć mi: Zjedz snickersa i odpuść kolejny projekt. Czyli nauczyć się rezygnować.

Zróbcie sobie listę obszarów, w których możecie zmienić wszystko. Powiem Wam, jak to zrobić na kilku takich obszarach biznesowych. Najpilniejsza rzecz to spotkania. Spotkania biznesowe. My mamy takie narzędzie, jak wchodzimy do firmy, nazywa się to buńczucznie siatka spotkań, gdzie po prostu bierzemy zarząd, bierzemy menedżerów, prosimy ich o wypisanie wszystkich spotkań, które są w organizacji, a następnie o wypisanie celów strategicznych, które te spotkania wspierają. Czy to jest zaangażowanie, czy to jest wzrost, zysk, zdolność do adaptacji, patrzymy na kilka tych obszarów i prosimy menedżerów, żeby wybrali te spotkania, które w ich ocenie nie wnoszą nic w kontekście tych celów.

To jest trudne, bo wszyscy tego bronią. Wiecie, jak takie chomikowanie w garażu jest domeną męską, to chomikowanie spotkań jest domeną prezesów i menedżerów. Na ogół daje się zrezygnować z 20–30% spotkań i ustrukturyzować te pozostałe już w pierwszym dniu takiego challenge’u.

Tak więc pierwsza rzecz: wypisujecie spotkania, wypisujecie, które cele strategiczne one wspierają, liczycie, ile godzin na nie tracicie, i decydujecie się, żeby po kolei rezygnować z tych spotkań, pozostałe ustrukturyzować w taki sposób, żeby wspierały strategię. Pamiętajcie, że w strategii nie są tylko finanse, wzrost, bo ja często używam skrótu myślowego strategia. Dla mnie strategia to ludzie, procesy, klienci i organizacja, czyli wzrost, zdolność do adaptacji, zaangażowanie, satysfakcja oraz produktywność, czyli ten obszar zysku.

Druga rzecz: to samo robimy z obecną listą projektów, inicjatyw, zwłaszcza z tymi, które są, mówiąc kolokwialnie, „wrzucane” na karb komitetów sterujących na zasadzie prezentacji, ponieważ ludzie i tak nie mają czasu, żeby to robić. Po pandemii to jest bardzo istotną rzeczą, dlatego że, jak już wielokrotnie mówiłem, menedżerowie powariowali. Nie bierzcie tego do siebie, ale jak kiedyś organizacje miały kilkanaście projektów, to teraz jest kilkadziesiąt, nawet kilkaset, w zależności od wielkości firmy.

Lista projektów, inicjatyw z korelacją do celów strategicznych lub z korelacją do transformacji, która w organizacji się odbywa, do tych obszarów koncentracji, które sobie wymyśliliście. Przegląd, czy coś wnosi, czy nie. Nie bójcie się zabijać projektów, nie bójcie się zabijać inicjatyw, po prostu to nie robi się na wariata, tylko daje się im ostatnią szansę, ale to na to potrzebowałbym dłuższy odcinek. Ale znowu: 15–50% inicjatyw w organizacji jest bez sensu.

Trzeci poziom to jest poziom, o którym mówiłem w ostatnim odcinku, tj. poziom procesów. To jest poziom, który wymaga empiryki, czyli wymaga pójścia do tych procesów – mówiąc kolokwialnie – i określenia, jaki procent marnotrawstwa mamy w naszych procesach i przedsięwzięcie akcji, inicjatyw na takich programach transformacyjnych, których marnotrawstw będziemy pozbywać się w pierwszej kolejności. Kluczem każdego menedżera jest wykorzystanie w jak największym stopniu zasobów, które mamy, czyli procesów, sprzętu, ludzi, do tego, żeby dodawały wartość.

Tych marnotrawstw w procesach jest na tyle dużo, że te 20–30% wzrostu efektywności pracy (efektywność = sprzedaż na osobę) jest do zrobienia w rok. Wyobraźcie sobie, jakie to są pieniądze! A przecież dzisiaj musimy oszczędzać kasę lub po prostu gonić EBIT, który sobie założyliśmy i wyrównywać te wzrosty kosztów energii czy wzrosty kosztów surowców, które nas dotykają na co dzień.

Czyli mamy spotkanie, mamy projekt inicjatywy, mamy procesy. Kolejna rzecz to są produkty. I znowu: raz na pół roku ze swoim zespołem narobię macierz BCG. Robię macierz BCG na faktach. Czyli sprawdzam za ostatnie 2 lata, czy mamy do czynienia z Dojną krową, czy mamy do czynienia z Gwiazdą, czy mamy do czynienia ze Znakami zapytania, czy mamy do czynienia z Kulą u nogi.

Ostatnio znaleźliśmy taki obszar, który nazywamy Kulą u nogi. To są wszystkie projekty, zapytania, które nie wiedzieć czemu jeszcze ciągle podejmujemy, a które nie są w ramach naszej kompetencji biznesowej. Nie chcemy tego robić, a po prostu nie wiadomo dlaczego ciągle się w nie angażujemy. Co prawda znacznie mniej, ale nie dość, że w próbę sprzedaży takich obszarów, to jeszcze w próbę do deliverowania, a ja uważam, że trzeba się po prostu skoncentrować.

Czyli mamy spotkania, mamy projekty, mamy procesy, mamy portfolio produktów tudzież usług macierzy BCG na faktach. Na faktach po prostu, jak szybko rośnie dany produkt lub jaki jest jego udział w Waszym przychodzie, a nie na opowiadaniu, jak to będzie wyglądało. Permanentnie zmniejszajcie liczbę produktów, usług w Waszym portfolio!

Kolejna rzecz to są klienci. Tu Was zaskoczę: zrobiliśmy przez 17 lat naszej działalności około 50 takich transformacji sprzedażowych. W Sales Force Effectiveness – to jest takie podejście do organizacji procesu sprzedaży, którego uczyliśmy się w farmacji. Jak wpiszecie sobie SFE, to zobaczycie, że większość pochodzi z farmacji, następnie adaptowaliśmy to do innych procesów, to nigdy nie spotkałem klienta, którego portfel klientów byłby w 100 procentach zdrowy. Na ogół – uwaga – 20, nawet 25% klientów w portfelu jest nierentowna.

Nie namawiam Was teraz, żeby tych klientów po prostu wyrzucać. Namawiam Was, żeby zrobić refleksję i podjąć działania do tych wszystkich Waszych klientów. Są tacy klienci, których obsługujecie np. ze względów PR-owych, są tacy klienci, którzy są na 0, ale są tak upierdliwi, że pozwalają Wam doskonalić procesy. Super. Ale są też tacy klienci, którzy nie wnoszą wartości, są upierdliwi, są nieuczciwi, źle traktują Waszych ludzi. Naprawdę namawiam, żeby zrezygnować z 10% klientów po bardzo dobrej analizie, bo będziecie mogli mieć mniejszy przychód, ale większy zysk, bo ci klienci są po prostu nierentowni.

U ostatniego klienta, na dużej bazie klientów, ich odbiorców, 22% całego portfela to byli klienci nierentowni. Ponad 7 mln rocznie dopłacali do tych klientów. Niektórzy z nich kupowali od nich know-how, prototypy i następnie zlecali to ich tańszej konkurencji. Czyli nie dość, że nie byli rentowni, zabierali czas, to jeszcze know-how. Tak więc namawiam Was do refleksji Focus where it matters, czyli umiejętność rezygnacji z rzeczy, które nie wnoszą nic do biznesu, oczywiście po analizie.

Czyli spotkania, projekty, inicjatywy, procesy, portfolio produktów, klienci – i w końcu – Wy sami. Nie będzie to mega odkrywcze, jest masę narzędzi, które pozwalają podnieść produktywność własną. Przy okazji: na Leanovatica.com jest serial Personal & Professional Productivity, nagrany przez Klausa Petersena. Jeśli nie macie konta, to można takie konto wypróbować lub założyć, przez 7 dni jest za darmo. W każdym razie Klaus pokazuje tam 13 narzędzi zwiększenia produktywności własnej, a to, do czego ja Was namawiam, to po prostu zróbcie listę lub wykorzystujcie najpierw tę matrycę pilne-niepilne-ważne-nieważne, powpisujcie tam listę zadań, wykreślcie te, które chcecie wyeliminować, które Was wkurzają.

To jest naprawdę takie proste na razie na poziomie zapisania tego. Nie mówię tutaj o nawykach i pozbyciu się rzeczy szkodliwych dla Was, uzależnienie od telefonu itd., bo do tego polecam Wam Atomowe Nawyki. Osobiście miałem ogromny problem z uzależnieniem od telefonu i skorzystałem z kilku rzeczy, które autor tej książki podrzucił. Na przykład kładąc się spać, telefon zostawiam w innym pokoju, w związku z tym nie sięgam po niego rano, dlatego że jest trudniej.

Czyli jeżeli chcecie się pozbywać rzeczy, które Wam przeszkadzają w życiu, to musicie utrudnić ich wykonanie. Jeżeli chcecie robić rzeczy, które Wam dodają wartość w życiu, jak np. bieganie, to ja, żeby zbudować w sobie nawyk biegania, to jedną z rzeczy, które stosuję i której nauczyłem się właśnie po lekturze książki Atomowe Nawyki, to przygotowuję sobie ciuchy dzień wcześniej. Później jest mi szkoda, ponieważ wykonałem już jakiś wysiłek. Więc idąc rano biegać, zawsze przygotowuję sobie sprzęt wcześniej i zauważyłem, że to po prostu zwiększa moją motywację to tego. To tak na koniec.

Taki dłuższy TIPS& TRICKS, ale dla tych z Was, którzy doszli ze mną do tego momentu, zrobię małą parafrazę: sztuką zwiększenia produktywności osobistej i produktywności zawodowej, również produktywności Waszej firmy jest umiejętność rezygnacji z rzeczy, które nic nie wnoszą. Nie namawiam Was do tego, żeby robić to palcem po wodzie, tylko namawiam Was, żeby zrobić to na poziomie 6 obszarów.

1. Absolut na spotkania. Bierzecie ludzi w swojej firmie, robicie listę spotkań, wypisujecie je w korelacji do celów strategicznych i spotkanie po spotkaniu rezygnujecie. Nie musicie ze wszystkich od razu.

2. Projekty, inicjatywy. Tu jest trochę dłuższa zabawa, bo trzeba to portfolio projektów zebrać w firmie i wypisać rzeczy, które Waszym zdaniem wspierają cele strategiczne. Tu trzeba mieć odwagę do tego, żeby tych projektów i inicjatyw się pozbywać. Mówiąc wprost, jest w biznesie takie potwierdzenie: zabijać inicjatywy.

3. Umiejętność określenia procentu marnotrawstwa w procesach – ciągłe doskonalenie. Najbardziej pracochłonna rzecz, dająca chyba największe oszczędności i największe zaangażowanie pracowników. Mamy procent wartości dodanej, procent marnotrawstwa oczywistego i procent marnotrawstwa ukrytego. Marnotrawstwo oczywiste step by step usuwamy i zwiększamy swoją dostępność, w związku z tym przy takich samych zasobach możemy sprzedawać więcej.

4. Portfolio produktów. Ja stosuję macierz BCG. Jest kilka innych podejść, ale po co? Jest jedno narzędzie, które mi się sprawdza, Wy stosujcie sobie inne. Rezygnacja z produktów, które zabierają Wam rentowność, czas itd. Być może te Znaki zapytania z ubiegłych lat nadal nie są Dojną krową ani Gwiazdą, tylko Kulą u nogi.

5. Nierentowni klienci. Klienci, którzy nie są rentowni, którzy zabijają biznes, którzy dodatkowo np. obrażają zespół, którzy wykorzystują swoją siłę i do których się przyzwyczailiśmy, bo trzeba, bo nam każą. Albo renegocjacja, albo po prostu rezygnacja.

6. Ty – menedżer, Twój czas, lista zadań, które robisz. Wykreślasz te, które chcesz eliminować, lub matryca pilne-niepilne-ważne-nieważne.

Dla tych z Was, którzy chcą więcej się o tym dowiedzieć, zachęcam do obejrzenia serialu Klausa na Leanovatica.com, mamy tam serial Personal & Professional Productivity, a facet jest niesamowity.

Trochę dłuższy ten Tips&Tricks, 15-minutowy. Trochę się rozgadałem, mam nadzieję, że wybaczycie. W każdym razie dbajcie o to, żeby usuwać i regularnie przeprowadzać refleksję odnośnie do tego, co dodaje wartości, a co nie dodaje wartości na tych sześciu obszarach.

Czuwaj! Wszystkiego dobrego, Moi Drodzy. Szczęścia, zdrowia, wszystkiego, co sobie wymarzycie!

Do usłyszenia za tydzień. Pa!