W Leanpassion wierzymy, że dzięki lean możesz stworzyć taki system, w którym pracownik sam z siebie chętnie uczestniczy, bo czuje się wysłuchany, zrozumiany, a kiedy zaproponuje jakiś pomysł, to razem z liderem przeprowadzą eksperymenty testujące nowe rozwiązanie. 

Zaangażowania się nie kupuje 

Według naszych obserwacji i badań, aż 90% liderów improwizuje w pracy. Powodem takiej sytuacji jest to, że zazwyczaj nikt w organizacji nie zapewnia im warunków do rozwoju odpowiednich kompetencji przydatnych do pełnienia ich roli. Jak mówi Radek Drzewiecki, założyciel Leanpassion, liderzy zespołów są jedną z najmniej „zaopiekowanych” grup w organizacji, jeśli chodzi o rozwój ich kompetencji. Tymczasem przywództwo jest bardzo proste i nie chodzi o to, by czytać wszystkie mądre rzeczy, których potem nikt nie umie zastosować. W Leanpassion wierzymy w fundamentalne proste rzeczy – jeśli macie wiarę, determinację i pokorę, to będziecie osiągać wyznaczone cele

Efektywność i zaangażowanie 

Jedną z najważniejszych rzeczy, o które pytają nas dzisiaj Klienci, jest zwiększenie produktywności. Efektywność, wzrost sprzedaży, zaangażowanie, integracja zespołu to tematy, które w czasach kryzysu gospodarczego będącego skutkiem pandemii są wyjątkowo ważne. Dla wszystkich stało się jasne, że w tych niepewnych czasach wygrywają te firmy, które potrafią szybko zaadaptować się do zmieniających się okoliczności. Należy pamiętać, że efektywność organizacji i zaangażowanie pracowników powinny iść ze sobą w parze. Kiedy rośnie zaangażowanie, powinniśmy zauważyć również znaczący wzrost efektywności. 

Liderzy w czasach kryzysu 

Ludzie zauważyli, że stanie w miejscu i czekanie na to co się wydarzy nie daje nic dobrego, że trzeba coś zrobić. Wielu menedżerów, liderów po prostu nie może odnaleźć się w tej po-covidowej sytuacji. Dokładnie widać, że wygrywają ci, którzy potrafili szybko zareagować. Dzisiaj widać prawdziwe przywództwo. Wygrywa lider, który zamiast mówić, że jest przywódcą, po prostu działa i potrafi udowodnić, że jego praca przynosi efekty. 

Rola lidera 

By skutecznie zwiększać efektywność organizacji, potrzebujemy liderów, którzy skupiają swoje działania na dwóch rzeczach: regularnym rozwiązywaniu problemów pracowników oraz budowaniu ich zaangażowania.

Wszyscy wiemy, że każdy ma dobre intencje, ludzie nie chcą specjalnie zarządzać czy pracować źle. Niestety, w większości przypadków ego menedżerów nie pozwala im przyznać się, że nie wiedzą jak to zrobić, dlatego powinni dostawać najprostsze narzędzia, które łatwo zaadaptują, i dzięki którym wzrośnie ich efektywność oraz zaangażowanie. Takie narzędzia, które również w łatwy sposób pozwolą działać w warunkach pracy zdalnej i uzyskiwać podobne efekty jak w pracy stacjonarnej. Dzięki temu wspomniane „ego” zostanie wzmocnione empatią, a lider zbuduje autorytet wśród pracowników

Satysfakcja z pracy a efektywność 

Satysfakcja z pracy pracowników ma ogromne przełożenie na satysfakcję klienta. Im większa satysfakcja z pracy, tym większa efektywność, a to z kolei ma bezpośrednie przełożenie na lepszą jakość i terminowość oferowanych produktów czy usług. Trzeba zatem ustalić, co jest wartością dla klienta, a co marnotrawstwem, które możemy wyeliminować z procesu, podnosząc jednocześnie efektywność pracowników i tegoż procesu. 

Wartość a marnotrawstwo 

Aby sprawdzić, co jest wartością dodaną dla klienta, czyli za co klient jest skłonny zapłacić, należy zrozumieć, jak działa proces. Każdy proces składa się bowiem z dwóch elementów: wartości dodanej oraz marnotrawstwa. Marnotrawstwo należy rozpatrywać w dwóch podstawowych kategoriach: marnotrawstwo oczywiste oraz marnotrawstwo ukryte, mylnie przez niektórych nazywane czynnościami koniecznymi. Tym sposobem otrzymujemy trzy rodzaje czynności w procesie: 

  • wartość dodana – czyli wszystkie czynności, za które klient jest gotowy zapłacić,  
  • marnotrawstwo oczywiste – czyli działania, które są zbędne, nie dodają wartości i można je natychmiast wyeliminować, oraz 
  • marnotrawstwo ukryte – mówimy tutaj o czynnościach, które nie dodają wartości, ale są wykonywane z uwagi na toczące się procesy. 

Tylko klient może określić, za które czynności jest skłonny zapłacić, dlatego tak ważne jest zrozumienie jego perspektywy. Zazwyczaj wystarczy zapytać klienta, które czynności są dla niego najważniejsze, a następnie wraz z zespołem wdrożyć rozwiązanie problemu. 

Przypomnijmy, jakie czynności nie dodają wartości

  • Nadprodukcja – wyprzedzanie potrzeb, czyli produkowanie więcej, wcześniej, szybciej niż jest to potrzebne. W konsekwencji powstają zapasy, które muszą być następnie magazynowe. Taki sposób pracy powoduje duże zakłócenia w procesie i generuje niepotrzebne koszty. 
  • Oczekiwanie – czas spędzony na czekaniu na współpracowników, podpisy, zatwierdzenia, raporty, informacje, zawieszenia i awarie systemu to czas zmarnowany. Wydłużone przepływy w procesie, przewlekłe cykle produkcyjne, opóźnienia z dostawą do klientów, prowadzą do zawalania terminów. Oczekiwanie występuje za każdym razem, gdy chcemy coś zrobić, lecz z przyczyn od nas niezależnych nie jesteśmy w stanie. 
  • Zbędne zapasy – produkty gotowe, produkty w toku, półfabrykaty, części i dostawy, które trzymane są w zapasie, nie dodają żadnej wartości w procesie produkcyjnym – natomiast generują koszty związane z koniecznością ich magazynowania. Zapasy trzeba składować, administrować nimi i zarządzać, a część z nich wyrzucić po upływie terminu ważności. 
  • Zbędny ruch i transport – wszystkie ruchy pracowników, materiałów lub informacji, które nie tworzą wartości dodanej do oferowanej usługi czy produktu oznaczają zmarnowany czas, wysiłek i rosnące koszty. Zła organizacja może wynikać ze źle zaprojektowanych stanowisk pracy, bałaganu, braku procedur czy po prostu nieprzemyślanego procesu wynikającego z braku obecności zarządzających w Gemba. 
  • Nadmierne przetwarzanie – każde dodatkowe przetwarzanie lub wysiłek, nietworzący wartości dodanej do usługi to nadmierne komplikowanie, które należy wyeliminować. Nadmierne przetwarzanie może być spowodowane przez nieodpowiednią synchronizację procesów oraz czynności wykonywanych w ich obrębie, a także niezrozumienie tego, jakie są oczekiwania klienta. Zmarnowany potencjał – Pracownicy, którzy robią coś innego zamiast tego co powinni, wywołują spadek efektywności, wstrzymanie projektów czy niezrealizowanie pomysłów i niewykorzystanie ich potencjału. Zamiast zajmować się pracą, zajmują się jej marnotrawieniem. 
  • Poprawianie braków i błędów – produkty, których jakość odbiega od oczekiwań, błędy pracowników czy dostawy wadliwych komponentów prowadzą do powstawania braków i błędów, a to nie spełnia wymagań klientów. Przyczynami błędów są też niskie kwalifikacje pracowników, brak szkoleń, wadliwie działający sprzęt. 
  • Szukanie i wyjaśnianie – czas stracony na poszukiwanie dokumentacji, wyjaśnianie problemów, podejmowanie nieistotnych decyzji to efekt braku procedur, jasnego przepływu informacji i nieuporządkowanego procesu. Każdy element niezbędny do realizacji danego etapu procesu powinien być gotowy zanim nadejdzie jego kolej. 
  • Obwinianie – wysiłek poświęcony na poszukiwanie winnych osób, a nie na rozwiązywanie problemów z procesem to czyste marnotrawstwo. Szukanie kozła ofiarnego nie powinno mieć znaczenia. Najważniejsze jest wyeliminowanie zidentyfikowanego problemu, a nie odnalezienie osoby, która przyczyniła się do jego powstania. 

Które z powyżej wymienionych marnotrawstw pojawia się najczęściej w Twojej firmie?
Czy Twoi pracownicy zgłaszają je Tobie, gdy je dostrzegają?
Ile z nich i w jaki sposób udaje się wyeliminować?

A może do tej pory nie zdawałeś sobie sprawy z ich istnienia lub wiesz, że marnotrawstwa występują, a nie wiesz, co dalej

Identyfikacja i eliminacja marnotrawstw 

W Leanpassion zachęcamy liderów do angażowania swoich zespołów w identyfikację i eliminację marnotrawstw. Jeśli chcesz, aby Twoja firma stała się lean, wszyscy bez wyjątku muszą być zaangażowani w ten proces. Identyfikacja i eliminacja marnotrawstw to proces wymagający cierpliwości, gdyż nie jest to działanie jednorazowe. To jest proces ciągły, który poprzez identyfikację i eliminację wszystkich tych czynności, które marnują czas i pieniądze firmy, cały czas będzie przynosić najlepsze z możliwych rezultatów. 

A zatem, by skutecznie zwiększać efektywność organizacji, liderzy powinni koncentrować swoje działania na regularnym rozwiązywaniu problemów pracowników i budowaniu ich zaangażowania. To lider sprawia, że jego zespół widzi problem, a dzięki odpowiedniemu systemowi rozwiązywania problemów pracownicy sami chcą wprowadzać własne rozwiązania

Warto zadbać o to, aby każdego dnia korzystać z odpowiednich narzędzi do podnoszenia efektywności i zaangażowania zespołu, tym samym stwarzając warunki do tego, aby pracownicy byli zaangażowani w identyfikację i eliminację marnotrawstw, czyli identyfikowanie problemów i ich rozwiązywanie.