Jak zaangażować zespół w identyfikację i eliminację marnotrawstw? 

Nieodłącznym elementem pracy menedżerów i liderów zespołów jest potrzeba i chęć zbudowania zaangażowanego, zintegrowanego i efektywnego zespołu oraz stworzenie takich warunków, aby to pracownicy sami chcieli się doskonalić i zmieniać. Jak zatem stworzyć system efektywnego rozwiązywania problemów i sprawić, aby nasz zespół „zobaczył” problemy?  

W trakcie 16 lat pracy z różnymi klientami eksperymentowaliśmy i wykorzystywaliśmy różne techniki i z pełną świadomością możemy dzisiaj powiedzieć, że najlepszym systemem rozwiązywania problemów w ocenie Leanpassion jest Boardmeeting, czyli zespołowe spotkanie statusowe. Takie spotkanie odbywa się przy specjalnie zaprojektowanej w tym celu tablicy, która jest jednym z elementów zarządzania wizualnego. 

Mieliśmy szczęście pracować z Klausem Petersenem, który powiedział niezwykle trafną rzecz, a mianowicie, że w zarządzaniu wizualnym nie chodzi tylko o to, aby monitorować wyniki, ale przede wszystkim o to, że ludzie mają wiedzieć i widzieć, że dobrze pracowali w danym dniu i czy mają coś do poprawy

Nieodłączny element doskonalenia 

Tablica boardmeetingowa może być wykorzystywana lokalnie, w pracy stacjonarnej w biurze, ale również bardzo dobrze sprawdza się w pracy zdalnej. Jest wielką inspiracją, podtrzymuje zaangażowanie pracowników i tak naprawdę powinna być nieodłącznym elementem doskonalenia. Doskonalenie musi być procesem ciągłym, aby zmiana, której dokonaliście, nie była tylko pojedynczym zrywem i aby ludzie nie wrócili już nigdy do starych nawyków. 

Cel-Wynik-Kaizen 

Tablica do boardmeetingu realizuje pewien cykl Cel – Wynik – Kaizen. Większość naszych klientów mówi na początku współpracy z Leanpassion, że już mają taką tablicę, co bardzo nas cieszy. W momencie, kiedy idziemy z nimi do Gemba – czyli do miejsca, w którym odbywa się proces –  okazuje się, że tablica fizycznie rzeczywiście jest i rzeczywiście wpisują w nią wyniki. Niestety zazwyczaj brakuje tam fundamentalnej rzeczy, a mianowicie wypisanych problemów, informacji o ich przyczynach oraz propozycjach rozwiązań. Monitorują więc wyniki, ale ludzie, pracownicy, nie są zupełnie zaangażowani w proces. 

Praca z poprawnie skonstruowaną tablicą angażuje ludzi w problem, przyczynę i rozwiązanie, czyli w główny cykl rozwiązywania problemów. Uruchomienie tego cyklu Cel-Wynik-Kaizen za pomocą wizualizacji jest naprawdę proste – wystarczy właśnie tablica z zaznaczonym statusem realizacji, gdzie kolor zielony oznacza „dobrze”, a czerwony „do poprawy”. Dzięki informacjom na tablicy od razu możemy stwierdzić, które cele mamy zrealizowane, a które nie, a lider prowadząc taki boardmeeting, może bez problemu zapytać, dlaczego cele nie zostały zrealizowane. Do takich spotkań potrzeba jednak jednej ważnej cechy – cierpliwości. Bardzo istotna jest również regularność spotkań przy tablicy, tylko wówczas prowadzenie tablicy ma sens. 

Spotkania przy tablicy 

W Leanpassion naszych klientów uczymy również prowadzenia Boardmeetingów, trwa to od 1 do 3 miesięcy. Następnie przez kolejne pół roku wspólnie je doskonalimy. Najważniejsze, by tak prostego narzędzia nie porzucić zbyt szybko, jak robi to większość firm. Tu potrzebna jest determinacja i pokora, oraz regularność i cierpliwość.  

Boardmeetingi są naprawdę skutecznym narzędziem codziennej pracy lidera. Ważne, aby poznać, krok po kroku, zasady ich przeprowadzania, a wówczas podczas spotkania naturalnie wywołasz dyskusję o problemach, z powodzeniem razem z zespołem znajdziecie przyczynę, dlaczego nie udało się zorganizować celów i zrobicie to bez obwiniania kogokolwiek. Pamiętaj, że ludzie nie mają złych intencji i nie pracują specjalnie źle. 

Spotkania boardmeetingowe z powodzeniem możesz przeprowadzać również zdalnie. W Leanpassion podpowiadamy jak to zrobić, mamy na to sprawdzone sposoby i narzędzia. Dzięki przeprowadzaniu spotkań statusowych ze swoim zespołem liderzy nie muszą już improwizować w pracy, mogą monitorować realizację celów i rozwiązywanie problemów wspólnie ze swoimi ludźmi, co przełoży się na integrację tego zespołu, zaangażowanie i wzrost efektywności

Szkolenie Online - zespołowe spotkania statusowe

Już teraz zapraszamy Cię na 4-godzinne Szkolenie Live „Boardmeetingi – zespołowe spotkania statusowe”, które odbędzie się 27 maja w godzinach 10:00-14:00.

W trakcie trwania szkolenia: 

  • stworzysz na żywo tablicę dla siebie i swojego działu, aby już następnego dnia uruchomić ją w Twoim zespole
  • dowiesz się jak dobrać KPIs do specyfiki Twojej branży
  • nauczysz się jak efektywnie zaplanować i przygotować tablicę odpraw
  • zobaczysz, jak zachęcić ludzi do tego, żeby chcieli brać udział w spotkaniach boardmeetingowych

Sprawdź szkolenie – www.leanpassion.pl/wiedza/boardmeeting