Ostatnia aktualizacja: 21.02.2023

Zwiększanie efektywności i nacisk na skuteczność, zwłaszcza w warunkach niestabilności gospodarczej i konkurencyjności rynku, stanowią dla menedżerów duże wyzwanie. Dlatego warto pochylić się nad tym, jak umiejętnie zarządzać swoją energią i czasem. Skuteczny lider skupia się na rozwoju swoich kompetencji, aby skutecznie przeprowadzić zespół przez zmianę, nie zapominając o aspekcie ludzkim, czyli motywowaniu czy budowaniu zaangażowania zespołu. W tym artykule przeczytasz, na ile samoświadomość lidera pozwala na zapalenie zespołu do doskonalenia.

W Artykule:

  • Rolą lidera jest osiąganie wyników przy jednoczesnym zaangażowaniu wszystkich członków zespołu. Zaangażowanie jest istotnym elementem wpływającym na efektywność i wzrost firmy, ale też na jej zdolność do adaptacji w każdych warunkach.
  • W kontekście pracy zespołowej lider powinien skupiać swoje działania na regularnym rozwiązywaniu problemów pracowników i jednocześnie budowaniu ich zaangażowania. W ten sposób zapewni zespołowi odpowiednie warunki, w których wszyscy mają wspólne cele, każdy zna swoją rolę w realizacji strategii firmy, nikt nie musi się niczego domyślać, a pracownicy sami z siebie są zaangażowani we wspólne wygrywanie każdego dnia.
  • Menedżer powinien mieć energię wyższą niż przeciętna. Skuteczny menedżer jest w stanie utrzymywać w sobie wysoki poziom motywacji. Zdolność do monitorowania poziomu swojej energii, wyłapywania jej spadków, jest ważną umiejętnością.
  • Menedżer chcący skutecznie organizować pracę swoją i swojego zespołu powinien uświadomić sobie, że zarządzanie czasem nie istnieje. Nie możemy kontrolować upływającego czasu, ale możemy pracować na tym, jak zarządzać sobą i zespołem w czasie. W ten sposób przejmujemy odpowiedzialność za efektywność – własną i zespołu.
  • W tym artykule opisujemy na co warto zwrócić uwagę w codziennej pracy lidera zespołu, aby pracować efektywnie i mieć wysoki poziom energii.

Spis treści:

  1. Czy każdy menedżer jest liderem?
  2. Wyniki i zaangażowanie, czyli dwie strony jednego medalu
  3. Oczekiwania pracowników
  4. Efektywność zespołu vs osobista efektywność lidera
  5. Aby w zespole wszystko grało
  6. Jak utrzymać wysoki poziom energii?
  7. Zarządzanie sobą w czasie
  8. Koncentracja na jasnych celach
  9. Wypalenie zawodowe

Zobacz też: 3 sposoby na trwałe zaangażowanie zespołu

Czy każdy menedżer jest liderem?

Wikipedia definiuje lidera jako osobę przewodzącą, stojącą na czele danej grupy. Cechą charakterystyczną lidera jest to, że ludzie lub organizacje same chcą go naśladować oraz łatwo poddają się jego przywództwu. Zazwyczaj naśladujemy kogoś, kto jest autorytetem w danej dziedzinie, przyciąga na do siebie swoją osobowością, wiedzą i podejściem, potrafi porwać za sobą ludzi oraz sprawić, że mają wspólny jasny cel i wspólnie dążą do jego realizacji.

Jak pisaliśmy w artykule Razem każdy osiąga więcej, koniec ery samotnych bohaterów minął. Menedżera możemy nazwać liderem, gdy zarządza własnym zespołem. Czy każdy menedżer zasługuje na miano lidera? Według przytoczonej wyżej definicji tylko taki, który jest wzorem do naśladowania dla członków swojego zespołu i innych menedżerów oraz będący osobą, pod której wpływem zespół się rozwija. Można powiedzieć, że lider to swoisty role model.

Wyniki i zaangażowanie – dwie strony jednego medalu

We współczesnym świecie to człowiek znajduje się w centrum uwagi. Ten aspekt ludzki w dobie postępującej automatyzacji i nowych technologii nabiera coraz większego znaczenia w biznesie i powoli jest coraz bardziej widoczny w strategiach różnych firm. Coraz więcej organizacji poszukuje menedżerów i liderów którzy będą potrafili doprowadzić do sytuacji, w której każdy pracownik realizuje strategię firmy czy zespołu oraz świadomie, z zaangażowaniem i bez dodatkowych motywatorów bierze udział w doskonaleniu swojej organizacji.

Menedżerowie od zawsze mieli podwójną rolę, jednak dopiero niedawno zaczęli zdawać sprawę z tego, jak ważna jest każda z tych ról. Z jednej strony rolą menedżera jest dowożenie wyników, dołożenie solidnej cegiełki w realizację perspektywy finansowej organizacji. Osiąganie wyników jest przecież głównym celem, dla którego menedżer został zatrudniony, za co bierze wynagrodzenie. Ale nie jest to jedyny cel. Z drugiej strony mamy zaangażowanie zespołu. Zaangażowanie jest istotnym elementem wpływającym na efektywność i wzrost firmy, ale też na jej zdolność do adaptacji w każdych warunkach. Dlatego rolą menedżera, a w tym kontekście – lidera – jest osiąganie wyników przy jednoczesnym zaangażowaniu wszystkich członków zespołu.

Oczekiwania pracowników

Czy możliwe jest dowożenie wyników bez trwałego zaangażowania zespołu? Tak, ale zaangażowanie zrywowe nie jest tym, na czym powinno zależeć liderowi. Benefity, premie, to wszystko generuje dodatkowe koszty i zazwyczaj doprowadza do sytuacji, że bez „daj jeszcze” nie ma zaangażowania. Poza tym ludzie nie oczekują benefitów, pracownicy od swojego bezpośredniego przełożonego oczekują czegoś zupełnie innego, co znakomicie wpisuje się w ten aspekt ludzki.

Ludzie chcą czuć się doceniani, chcą przynależeć do organizacji, do tego miejsca w którym spędzają większość swojego dorosłego życia. Chcą eksperymentów, ciągłego rozwoju, przestrzeni na popełnianie błędów. I tego oczekują od lidera, który słucha, jest otwarty na ich pomysły, pomaga w rozwiązywaniu problemów i nie podejmuje decyzji na podstawie zasłyszanych opinii.

Autorytet lidera jest zbudowany na szacunku do ludzi, na wysokich standardach moralnych i etycznych, na okazywaniu zainteresowania zespołem, na wzajemnym zaufaniu. Budowanie autorytetu wśród członków zespołu to proces, a codzienna praca z ludźmi utrwala autorytet lidera. Lider nie stosuje manipulacji, nie zarządza poprzez zrywy. Swoją pracą potrafi udowodnić, że wyniki które osiąga zespół są wspólnych sukcesem, zbudowanym na prawdziwym zaangażowaniu.

Efektywność zespołu vs osobista efektywność lidera

Lider w pełni tego słowa znaczeniu powinien być dobrym człowiekiem. Potwierdzają to wyniki badań satysfakcji z pracy, które Leanpassion przeprowadza od 2016 roku. Wśród TOP 10 oczekiwań pracowników względem bezpośredniego przełożonego nie ma aspektów merytorycznych. Liczy się to, jak lider traktuje swój zespół, jak wspiera i jak rozwija ludzi. Postawa lidera względem pracowników oraz względem całej organizacji jest kluczowa, jeśli mówimy o efektywnym i zaangażowanym zespole, o organizacji z ponadprzeciętną zdolnością do adaptacji.

Z jednej strony mamy więc efektywność i zaangażowanie zespołu, z drugiej osobistą efektywność lidera. Innymi słowy, skuteczny lider powinien skupiać się na pracy zespołowej, ale również na pracy nad samym sobą. W kontekście pracy zespołowej powinien skupiać swoje działania na regularnym rozwiązywaniu problemów pracowników i jednocześnie budowaniu ich zaangażowania. W ten sposób zapewni zespołowi odpowiednie warunki, w których wszyscy mają wspólne cele, każdy zna swoją rolę w realizacji strategii firmy, nikt nie musi się niczego domyślać, a pracownicy sami z siebie są zaangażowani we wspólne wygrywanie każdego dnia.

Aby odpowiednio zadbać o pracowników i cały czas utwierdzać ich w tym, że to co robią ma swój kierunek i sens, liderzy powinni mieć świadomość, czego im brakuje, cały czas się rozwijać i uczyć w sposób efektywny. Menedżerowie i liderzy coraz częściej zaczynają zdawać sobie sprawę, że to oni sami są odpowiedzialni za swój rozwój. I to jest ten drugi aspekt, któremu lider powinien poświęcić swój czas i energię. Samoświadomość, przewodzenie zmianie i rozwój innych, umiejętność budowania relacji, inteligencja emocjonalna, strategiczny i elastyczny umysł, ciągłe uczenie się i głód rozwoju, efektywna komunikacja to umiejętności, których już dzisiaj potrzebuje menedżer, aby być skutecznym liderem, który podłączy zespół do zespołu i do firmy. Tego oczekuje od niego rynek pracy, ale również wewnętrzna potrzeba samodoskonalenia, jeśli ma przewodzić innym.

Aby w zespole wszystko grało

Skuteczny lider skupia swoją energię na następujących aspektach pracy zespołowej:

  • błyskawicznie reaguje na zmiany,
  • uczy się nowych procesów i narzędzi, które ułatwią pracę zespołu,
  • komunikuje się często i otwarcie, chodzi zarówno dostarczanie bieżących informacji zespołowi, jak również tworzenie atmosfery otwartości i współpracy,
  • podsyca motywację zespołu poprzez zapewnienie takiego środowiska pracy, w którym każdy zna zasady panujące w zespole, cele indywidualne, zespołowe i strategiczne oraz nie boi się podnieść ręki, kiedy widzi problem,
  • zapewnia rozwój każdego z członków zespołu, deleguje zadania, daje feedback oraz dzieli się z zespołem wpływem i odpowiedzialnością, a czasami nawet stresem.

Aby w zespole dobrze się działo, aby wszyscy grali do jednej bramki, skuteczny lider powinien znać każdego ze swoich ludzi: jaką rolę pełni w zespole, jakie jego cechy indywidualne uzupełniają ten zespół. Nie może bać się udzielania informacji zwrotnej pod warunkiem, że nie zawiera ona oceny, tylko faktyczne obserwacje i pomaga wspierać pracę zespołu. Świętuje sukcesy wraz z zespołem, bo każdy sukces jest przecież pracą zespołową i w tym należy ludzi utwierdzać. Wzmacnia kompetencje interpersonalne w zespole – chwali, nagradza, ułatwia pozyskiwanie nowych umiejętności przydatnych do pracy w zespole.

Jak utrzymywać wysoki poziom energii?

Menedżer powinien mieć energię wyższą niż przeciętna. Skuteczny menedżer jest w stanie utrzymywać w sobie wysoki poziom motywacji. Nie jest to cecha wrodzona, można się jej nauczyć. Zdolność do monitorowania poziomu swojej energii, wyłapywania jej spadków, jest ważną umiejętnością lidera. Skuteczni liderzy wiedzą, kiedy przeprowadzać autorefleksję i kiedy jest czas na automotywację. Menedżer, który nie ma świadomości mechanizmu zarządzania własną energią, nie potrafi trafnie odczytywać stanów, które mu towarzyszą, a w związku z tym jest często uwięziony przez negatywne emocje, co przekłada się na jego zachowania w pracy z zespołem. Aby podtrzymywać energię i motywację w zespole, lider powinien regularnie „dokładać do pieca”, również swojego.

Jak utrzymywać wysoki poziom energii? Tutaj do gry wchodzi samoświadomość – królowa wśród kompetenji menedżera. Dzięki samoświadomości menedżer wie, jak działa jego ciało i umysł w różnych sytuacjach i bazuje na tym. Potrafi zarządzać swoimi silnymi i słabymi stronami. Jest otwarty na feedback od innych, a samą informację zwrotną traktuje jako dar, jako paliwo do swoich działań. Jest spójny wewnętrznie, co myśli, to mówi. Ma do siebie dystans, nie bierze siebie bardziej poważnie, niż to jest potrzebne.

Świadomy lider wie, że trzeba patrzeć na siebie nie tylko z własnej perspektywy. Dlatego na bieżąco prosi o feedback, zarówno swoich przełożonych, jak i podwładnych. Dzięki temu wie, gdzie jest w danym momencie, zatrzymuje się na chwilę i robi autorefleksję, jak to wpływa na jego rezultaty w pracy, na pracę jego zespołu oraz jakie obszary warto poprawić. Skuteczny lider nie ustaje w poszukiwaniu inicjatyw, nowych rozwiązań, innych sposobów działania, co uaktywnia zarówno jego, jak i zespół.

Skuteczny menedżer skupia się nie tylko na realizacji celów, ale również na pracy intelektualnej, prezentuje różne sposoby myślenia. To menedżer jest liderem zmiany w organizacji, dlatego jego wiedza jest wielowymiarowa. Wie, jak działa świat i jakie są najnowsze trendy, również poza jego doświadczeniem domenowym. Czyta, słucha audiobooków, podcastów, uczestniczy w dedykowanych programach rozwojowych i dzieli się tą wiedzą z ludźmi. Mając świadomość własnego potencjału, jako pierwszy wychodzi naprzeciw zmianom i pociąga za sobą swój zespół.

Zarządzanie sobą w czasie

Każdy menedżer chcący skutecznie organizować pracę swoją i swojego zespołu powinien uświadomić sobie, że nie istnieje coś takiego, jak zarządzanie czasem. Pomimo, że nie możemy kontrolować upływającego czasu, możemy skupić się na tym, jak zarządzać sobą i zespołem w czasie. W ten sposób przejmujemy odpowiedzialność za efektywność – własną i zespołu.

Dostępnych jest wiele materiałów podpowiadających, jak zwiększać efektywność, jak planować zadania na konkretny dzień, miesiąc, czy rok. Skuteczny menedżer powinien posiadać wiedze w zakresie wyznaczania priorytetów poszczególnych zadań, jak wyeliminować rozpraszacze, pozbyć się problemu prokrastynacji (nałogowe odkładanie zadań na później) i dzięki temu zwiększać wydajność własną i wydajność swojego zespołu.

Na początek warto, aby lider przeprowadził mini-refleksję w kontekście samoświadomości zarządzania sobą w czasie, czyli:

  • Ile poświęcam czasu na wszystkie zadania?
  • Ile czasu potrzebuję na wykonanie konkretnego zadania?
  • Na jakie czynności marnuję najwięcej czasu?
  • Co mnie rozprasza?
  • Jakie mam nawyki wspierające/niewspierające organizację pracy?
  • Czy mam wszystkie zasoby i narzędzia pod ręką?
  • Czy moja przestrzeń jest zagospodarowana w sposób, który wspiera mnie w codziennych zadaniach?

Koncentracja na jasnych celach

Kolejnym krokiem jest wyznaczenie jasnych celów i koncentracja na nich. Dzięki planowi lider będzie w stanie umiejętnie zarządzać swoja energią i czasem. W planie dotyczącym zarządzania sobą w czasie nie może zabraknąć miejsca na odpoczynek, naładowanie akumulatorów oraz na czas dla zespołu, w sensie czasu na budowanie dobrych relacji, motywacji zespołu, stwarzania przyjaznego środowiska pracy, w którym ludzie czują się dobrze i bezpiecznie.

Dlatego naprawdę warto sporządzać listę czynności i spraw do załatwienia, ustalać priorytety, zapisywać konkretne daty realizacji zadań oraz wyznaczać najważniejsze zadania dnia.

W zależności od tego, czego w danej sytuacji potrzebuje, lider ma do dyspozycji 6 technik zarządzania sobą w czasie:

  1. Technika Pomodoro [autor: Francesco Crillo] 
    Pracujemy w skupieniu przez określony, ale krótki czas, po czym robimy 5 minut przerwy. Po cyklu 4 powtórzeń robimy dłuższą przerwę (np. 20 minut)
    KORZYŚCI: Poprawia koncentrację, wydajność i motywację, niweluje rozproszenie.
  2. Macierz Eisenhowera [autor: Dwight D. Eisenhower]
    Rozmieszczamy zadania do wykonania w układzie WAŻNE/PILNE. Wiemy, które zadania wykonać w pierwszej kolejności.
    KORZYŚCI: Poprawia decyzyjność, daje znajomość i przejrzystość priorytetów, niweluje prokrastynację.
  3. Getting Things Done [autor: David Allen]
    Grupujemy wszystkie zadania do wykonania w jednym, transparentnym systemie. Dzięki temu wszystko jest spisane. Na bieżąco też dopisujemy kolejne zadania.
    KORZYŚCI: Wzrasta produktywność, nie trzeba pamiętać o wszystkim na raz, mamy kontrolę nad zadaniami w czasie.
  4. Diagram Gantta [autor: Henry Gantt]
    W tej technice umieszczamy zadania do zrealizowania na graficznym diagramie, uwzględniając ich kolejność oraz terminy wykonania. Warto zaznaczyć tzw. mile stones (kamienie milowe), czyli przełomowe etapy w realizacji danego zadania. Dzięki wykorzystaniu tej techniki wiemy, jakie czynności następują po sobie i w jakim czasie musimy je zrealizować.
    KORZYŚCI: Wzmacnia koncentrację, wydajność i motywację, eliminuje nieprzewidywalne rozpraszacze.
  5. Zasada 80/20 [autor Joseph Juran], zwana też Zasadą Pareto [opiera się na teorii nierówności dystrybucji bogactwa Vilfreda Pareto]
    Określamy i wypisujemy najważniejsze czynności, które generują największe zyski i w pierwszej kolejności koncentrujemy się na ich realizacji. Osiągamy lepsze efekty przy mniejszym nakładzie pracy. Na każde 20% nakładów pracy przypada 80% rezultatów.
    KORZYŚCI: Zwiększa wydajność, efektywność, motywację, eliminuje pożeracze czasu.
  6. Metoda ABC [rozszerzenie Zasady Pareto]
    Na kartce papieru rozpisujemy zadania do wykonania w grupach A, B, C, gdzie A – zadania bardzo ważne, B – ważne, C – mało ważne. Wiemy, które zadania wykonać w pierwszej kolejności, które delegować, a które odłożyć na później.
    KORZYŚCI: Poczucie kontroli, porządku, wzrost efektywności, eliminacja rozpraszaczy.

Wypalenie zawodowe

Stan zdrowia ma ogromny wpływ na skuteczność menedżera. Regeneracja i umiejętność radzenia sobie ze stresem są ważnymi elementami, o których menedżer nie powinien zapominać. W natłoku codziennych zadań, w pogodni za wynikami wielu liderów nie ma świadomości faktycznego obciążenia stresem. Bez regeneracji, wypoczynku, snu, regularnej aktywności fizycznej menedżer nie jest w stanie funkcjonować prawidłowo. Zdrowie, kondycja fizyczna i psychiczna mają bezpośredni wpływ na produktywność i skuteczność menedżera.

Brak równowagi pomiędzy pracą a regeneracją w znacznej mierze przyczynia się do spadku motywacji, energii, co w rezultacie skutkuje wypaleniem zawodowym. Na to żaden menedżer nie może sobie pozwolić. Powinien zatem pamiętać – również w kontekście członków swojego zespołu –  o zmniejszaniu czynników zwiększających ryzyka zawodowego.

Czynniki zwiększające ryzyko wypalenia zawodowego:

  • nadmierne obciążenie pracą
  • poczucie braku kontroli
  • brak docenienia
  • słabe relacje
  • brak poczucia bycia traktowanym fair
  • konflikt wartości

Wiele prawdy jest w stwierdzeniu, że największym szaleństwem jest poświęcanie zdrowia dla innego rodzaju szczęścia. Zdrowy menedżer to skuteczny menedżer, zdrowy zespół to efektywny zespół.

________________________________________

Jesteśmy dla Ciebie i zależy nam na Twoim rozwoju, dlatego możesz zwrócić się do nas z każdym wyzwaniem biznesowym, przed którymi stoisz Ty lub Twoja firma. Skontaktuj się z nami >>