Analiza procesów administracyjnych i biurowych
Określ potencjał do wzrostu jakości i terminowość realizacji procesów backendowych
Cele diagnoz w administracji i procesach biurowych
Analiza efektywności procesów w obszarze usługowym/biurowym dla wielu organizacji stanowi wyzwania, niezmiernie ciężko jest zidentyfikować marnotrawstwa, które na pierwszy rzut oka nie są dla wszystkich widoczne, ponieważ ogromna większość czynności realizowana jest z wykorzystaniem komputera oraz szeregu systemów informatycznych. Diagnozy, które realizujemy w tym zakresie w Leanpassion to forma kompleksowej analizy procesów usługowych lub biurowych mająca na celu określenie potencjału do wzrostu efektywności, poprawy jakości oraz terminowości ich realizacji. Diagnoza prowadzona jest trzech płaszczyznach: organizacyjnej, procesowej oraz systemowej.
Korzyści z diagnozach procesów usługowych
Zidentyfikowany potencjał w zakresie:
- Wzrostu wskaźników SLA (Service Level Agreement)
- Podniesienia efektywność zasobów ludzkich (Liczba operacji / FTE)
- Obniżenia kosztów realizacji procesów (Koszt procesu / FTE)
- Redukcji czasu trwania procesów (Lead Time)
- Poprawy jakości i kompletności danych (First Pass Yield)
- Zwiększenia poziomu automatyzacji procesów (RPA)
- Wzrostu satysfakcji z pracy (EESS)
Zakres analiz:
- Identyfikacja portfolio procesowego oraz przynależności obszarów biznesowych do odpowiednich komórek organizacyjnych (Proces portfolio)
- Mapowanie kluczowych procesów AS – IS oraz TO – BE z wykorzystaniem narzędzi Value Stream Map oraz BPMN
- Ocena efektywności struktury organizacyjnej dla realizowanych procesów biznesowych (Span of Control)
- Analiza efektywności wykorzystania zasobów ludzkich (Multi Observation Study)
Wybrane obszary prac analitycznych:
- Poziom standaryzacji pracy i organizacji – oceny poziomu standaryzacji (SWCS, SWS)
- Analiza danych w zakresie terminowości, jakości oraz efektywności realizowanych procesów
- Analiza ról i odpowiedzialności w ramach realizowanych procesów (RACI)
- Ocena dojrzałości organizacji (Standard pracy Liderów, raportowane KPI’s, poziom zaangażowanie pracowników)
- Ocena realizowanych procesów w odniesieniu do standardów rynkowych (benchmark)
- Identyfikacja potencjału do usprawnień – wpływ na zdolności operacyjne, KPI’s oraz koszty operacyjne
