Systemy sugestii, czyli jak polskie firmy angażują pracowników w doskonalenie

Ostatnia aktualizacja: 25.08.2023

Organizacje na pewnym etapie swojej działalności wcześniej czy później zdają sobie sprawę, że ludzie to nie tylko siła robocza, ręce do pracy, ale niewyczerpany potencjał na doskonalenie firmy. Wiele organizacji próbuje sięgnąć po ten potencjał, szukając sposobów na to, żeby zaangażować ludzi w usprawnianie. W Polsce obecnie prawie 70% organizacji ma systemy sugestii pracowniczych. Wśród największych wyzwań, z którymi borykają się organizacje w kontekście wdrożenia i utrzymania wprowadzonych systemów, 44% firm zgłasza brak lub niskie zaangażowanie pracowników. Skuteczny system sugestii powinien angażować i liderów, i menedżerów i pracowników. Poznaj krytyczne czynniki długoterminowego sukcesu systemu sugestii.

W Artykule:

• Czy kiedykolwiek zmierzyliście, jaki procent Waszych pracowników jest na co dzień zaangażowanych w realizację celów i doskonalenie firmy?
• Czy wykorzystujecie połączenie technologii, świadomego przywództwa i skutecznego zarządzania w codziennym doskonaleniu?
• Jak wynika zOgólnopolskich Badań Systemów Sugestii i Innowacji Pracowniczych, blisko 90% organizacji – myśląc o zaangażowaniu pracowników w doskonalenie, buduje tzw. systemy sugestii.
• Systemy te są budowane w podobny sposób –  dają pracownikom możliwość zgłoszenia pomysłu na usprawnienia.
• Po wdrożeniu systemu sugestii organizacje zazwyczaj oczekują, że w ten sposób zaangażują ludzi w doskonalenie, a w efekcie poprawią wyniki biznesowe.
• W tym artykule przedstawiamy najważniejsze wnioski z Raportu Benchmarkingowego Systemów Sugestii i Innowacji Pracowniczych 2023.
• Zobacz, jak polskie firmy podchodzą do zagadnienia budowania kultury ciągłego doskonalenia.

Spis treści:

1. Ogólnopolskie Badanie Systemów Sugestii i Innowacji Pracowniczych
2. Typowe systemy sugestii
3. Systemy sugestii pracowniczych – wdrożenie i krytyczne czynniki sukcesu
4. Pułapki tradycyjnych systemów sugestii
5. System doskonalenia to nie skrzynka skarg i zażaleń
6. Nagradzanie w systemach sugestii
7. System doskonalenia firmy wsparty technologią
8. System doskonalenia firmy Sherlock Waste
9. Wnioski z Raportu Benchmarkingowego Systemów Sugestii i Innowacji Pracowniczych 2023

Zobacz też: Jak zaangażować ludzi w doskonalenie – case study [PODCAST]

Ogólnopolskie Badanie Systemów Sugestii i Innowacji Pracowniczych

Organizacje na pewnym etapie swojej działalności wcześniej czy później zdają sobie sprawę, że ludzie to nie tylko siła robocza, ręce do pracy, ale niewyczerpany potencjał na doskonalenie firmy. Wiele organizacji próbuje sięgnąć po ten potencjał, szukając sposobów na to, żeby zaangażować ludzi w usprawnianie.

Czy kiedykolwiek zmierzyliście, jaki procent Waszych pracowników jest na co dzień zaangażowanych w realizację celów i doskonalenie firmy? Czy wykorzystujecie połączenie technologii, świadomego przywództwa i skutecznego zarządzania w codziennym doskonaleniu?

Aby sprawdzić, w jaki sposób polskie organizacje podchodzą do zagadnienia angażowania pracowników w ciągłe doskonalenie, Sherlock Waste przeprowadza Ogólnopolskie Badania Systemów Sugestii i Innowacji Pracowniczych. Pierwsze badanie miało miejsce w 2021 roku na grupie 250 firm, a kolejne odbyło się w 2023 roku. Do drugiej edycji tego badania przystąpiło 350 polskich firm. Obecnie możemy porównać, jak zmieniała się perspektywa postrzegania tego aspektu. Pełny Raport Benchmarkingowy 2023 do pobrania tutaj.

Jak wynika z badań, blisko 90% organizacji – myśląc o zaangażowaniu pracowników w doskonalenie, buduje tzw. systemy sugestii. Systemy te są różnie nazywane, np. skrzynka pomysłów czy strefa innowacji, jednak wszystkie zbudowane są w podobny sposób –  pracownicy mogą za ich pomocą zgłosić pomysły na usprawnienia. Co ważne – firmy oczekują, że w ten sposób zaangażują ludzi w doskonalenie, a co za tym idzie – efektem będzie poprawa wyników biznesowych.

Typowe systemy sugestii

W typowym systemie sugestii wszystko zaczyna się od dania pracownikowi możliwości zgłoszenia pomysłu. 66,9% firm w Polsce stosuje takie systemy na co dzień (64,4% w 2021), jednak aż 60% z nich robi to w tradycyjny sposób, którym są zgłoszenia papierowe. Mimo, że rynek narzędzi technologicznych mogących wesprzeć ten proces powiększa się, firmy powoli zaczynają korzystać z technologii (wzrost z 2% w 2021 do 7,5% w 2023), jednak większość organizacji utkwiła w świecie dalekim od digital.

Kolejnym krokiem jest proces weryfikacji zgłoszenia, zazwyczaj scentralizowany. A więc ktoś z centrali, kierując się swoimi kryteriami, zazwyczaj jest to opłacalność, podejmuje decyzję o akceptacji pomysłu, bądź o jego odrzuceniu. Na koniec, wcześniej czy później, informacja zwrotna trafia do pracownika.

Tradycyjne systemy sugestii mają wspólną cechę, którą jest motywacja do zgłaszania pomysłów. Zazwyczaj są to nagrody finansowe, a w wielu przypadkach są to materialne korzyści pozafinansowe, tak zwane bonusy pracownicze.

Dlatego w ten sposób zbudowane systemy sugestii, czy systemy innowacji pracowniczych, mimo dużego wysiłku wkładanego przez organizację w pobudzanie zaangażowania pracowników do doskonalenia, nadal są niezwykle mało angażujące. Jak wynika z badań, w Polsce mniej niż 3% pracowników jest zaangażowanych w ciągłe doskonalenie firmy. Miara tego badania jest to, że zaangażowany w doskonalenie pracownik oznacza, że zgłasza on swój wniosek raz w miesiącu.

Jeśli polska firma ogłasza pracownikom, że chce być firmą innowacyjną, budować kulturę ciągłego doskonalenia, a tylko 3 na 100 pracowników zgłasza cokolwiek raz w miesiącu, to trudno to nazwać sukcesem.

Co więcej, systemy sugestii opierają się na doskonaleniu włącz/wyłącz (on-off improvement), czyli liderzy zarządzają codziennym biznesem, ale ponieważ w swoich celach mają, że raz w miesiącu muszą zgłosić jakiś pomysł, więc odrywają się na chwilę od pracy, zgłaszają, a następnie wracają do swojej bieżączki. Tak systemy sugestii są postrzegane zarówno przez menedżerów, liderów, jak i pracowników.

Systemy sugestii pracowniczych – wdrożenie i krytyczne czynniki sukcesu

W Polsce obecnie prawie 70% organizacji ma systemy sugestii pracowniczych. To wzrost z 64,4% w porównaniu z 2021.

W TOP 5 powodów, dla których firmy decydują się na wprowadzenie systemów sugestii, znalazły się:

1. Wykorzystanie potencjału i wiedzy pracowników
2. Zwiększenie zaangażowania pracowników
3. Zbudowanie kultury ciągłego doskonalenia
4. Zwiększenie efektywności procesów
5. Reedukacja kosztów i/lub generowanie oszczędności

Wśród największych wyzwań, z którymi borykają się organizacje w kontekście wdrożenia i utrzymania wprowadzonych systemów 44% firm zgłasza brak lub niskie zaangażowanie pracowników. Dla 38% firm wyzwaniem jest długi czas realizacji zgłaszanych pomysłów, a dla 36% brak możliwości ewaluacji i wdrażania pomysłów. 30% badanych firm deklaruje, że największym wyzwaniem jest dla nich brak czasu na wdrażanie pomysłów. W 29% organizacji nie ma osób odpowiedzialnych za wdrożenie i utrzymanie systemu.

W Leanpassion przez lata próbowaliśmy angażować ludzi do ciągłego doskonalenia w sposób podobny do tradycyjnych systemów sugestii. Byliśmy w sytuacji podobnej do setek polskich firm, które zmagają się z tym wyzwaniem. To nie działało, dlatego szukaliśmy innej drogi. Tak narodziła się koncepcja, którą dzisiaj nazywamy systemem doskonalenia firmy. Fundamentem nowego podejścia i tego, w czym odnieśliśmy sukces jest złamanie paradygmatu myślenia o doskonaleniu, a więc tego, że w doskonaleniu liczą się zgłaszane przez pracowników pomysły na usprawnienie firmy.

System sugestii powinien angażować liderów, menedżerów i pracowników jednocześnie.

Krytyczne czynniki długoterminowego systemu sugestii przedstawiają się następująco:

• stała i transparentna komunikacja zwrotna do pracowników (69,4%)
• zaangażowanie kierownictwa średniego szczebla (68,4%)
• zaangażowanie managementu (60,%)
• włączanie pracowników we wdrażanie (50,8%)

Pułapki tradycyjnych systemów sugestii

Według badań Sherlock Waste, dla 63% ankietowanych pracowników najskuteczniejszą motywacją do zaangażowania się w firmowy system sugestii jest stała i transparentna komunikacja na temat zgłoszonych pomysłów.

Pułapka tradycyjnych systemów sugestii polega na tym, że zgłaszany pomysł jest jedynym, który rozwiązuje dany problem. A co w sytuacji, gdy inni pracownicy również zauważają ten problem i mają inne pomysły na jego rozwiązanie? Mając kilka/kilkanaście pomysłów rozwiązania danego problemu w praktyce można wybrać najlepsze, najbardziej ekonomiczne i najszybsze rozwiązanie, prawda?

Dlatego organizacje chcące angażować pracowników w ciągłe doskonalenie, w innowacje, muszą zdawać sobie sprawę, że jeśli pracownik ma jakiś problem, to wszyscy powinni mieć możliwość zgłoszenia pomysłu na jego rozwiązanie. Najistotniejszy w procesie doskonalenia jest problem, znalezienie jego przyczyny, a pomysły na rozwiązanie tego problemu są już efektem identyfikacji problemu i jego źródeł.

Zamiast płacić za pomysły czy wymyślać coraz bardziej wyszukane benefity, organizacje powinny pytać o problemy. To zmienia perspektywę pracowników. Mogą zgłosić to, co przeszkadza im w pracy, inni mogą potwierdzić, że mają ten sam problem, a wszyscy mogą dodać, jakie mają pomysły na rozwiązanie tego problemu. Zapachniało zaangażowaniem, prawda? I o to chodzi, nie o relację transakcyjną „nagroda za pomysł”, tylko szczere zaangażowanie – czy ktoś też widzi zgłoszony problem, wszyscy mogą zgłosić pomysły na jego rozwiązanie, wspólnie wybierzmy najlepsze rozwiązanie.

Takie podejście powoduje, że pracownicy chętnie korzystają z systemu, w którym mogą pozbywać się codziennych problemów i mieć pewność, że zostaną rozwiązane przy udziale wszystkich zainteresowanych. Taki system angażuje, ale nie odrywa od pracy. Co więcej, jeśli do systemu doskonalenia podłączymy technologię, która będzie go wspierać, dawać możliwość innym pracownikom reakcji na zgłoszone problemy, potwierdzania, że mają taki sam problem, a dodatkowo możliwość zgłaszania nieograniczonej liczby pomysłów do tego problemu, taki system będzie drogą do sukcesu i rzeczywiście w naturalny sposób pobudzi pracowników do aktywnego udziału w ciągłym doskonaleniu.

System doskonalenia to nie skrzynka skarg i zażaleń

Aby system doskonalenia działał bez zakłóceń, należy pochylić się nad rodzajem zgłaszanych problemów. Kategorie problemów powinny być dobrane pod kątem ważności dla rozwoju organizacji. Innymi słowy, powinny być związane z celami biznesowymi formy. Chodzi o problemy, które istotnie uniemożliwiają realizację celów strategicznych firmy. Więc nie chodzi o brak kawy w ekspresie, ale raczej o to, co przeszkadza w realizacji celów. 

Dodatkowo, organizacja musi pokazać, że każdy zgłoszony problem jest ważny, a jego rozwiązanie i wdrożenie przybliża organizację, zespól do realizacji celu. Technologia zastosowana w systemie doskonalenia firmy wspomaga proces doskonalenia firmy, identyfikacji i rozwiązywania problemów, ale nie może być substytutem regularnych spotkań lidera z zespołem. Boardmeetingi, bo o nich mowa, mają na celu wywołanie dyskusji o problemach, kiedy ludzie mogą wypowiedzieć się, co im przeszkadza w pracy, a dodatkowo widzą, że ich zdanie jest ważne, angażują się w doskonalenie bez dodatkowych promptów. Chcą w tym doskonaleniu uczestniczyć, regularnie, ciągle.

Według badań, ponad 80% badanych firm prowadzi spotkania menedżerski, 62,6% organizuje codzienne Boardmeetingi, a ilość firm, które w ogóle takich spotkań nie mają, zmniejszyła się o 5%.

Niestety, aż 73% systemów nie jest powiązanych z celami strategicznymi. Tylko 27% organizacji deklaruje takie powiązania. Firmy nie są też skłonne do mierzenia korelacji pomiędzy zgłaszanymi pomysłami, a oszczędnościami firmy. Nieco ponad 20% respondentów przelicza wszystko, podczas gdy niemalże 50% robi to tylko w wybranych kategoriach, zwykle są to kategorie możliwe do przeliczenia na czas lub wydajność. Pozostałe kategorie pomysłów, np. BHP czy wzrost satysfakcji, są trudno przeliczalne, a więc zwykle podlegają ocenie eksperckiej lub wyłączane są z systemu ocen.

Jak mówi Peter Drucker, jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, to nie możesz tego poprawić!

Nagradzanie zgłaszanych pomysłów

W skutecznym systemie doskonalenia nie chodzi o pomysł, tylko o problem, na podstawie którego wszyscy mogą zgłaszać nieokreśloną liczbę pomysłów na jego rozwiązanie. Jednak w tradycyjnych systemach sugestii, jako sposób zaangażowania ludzi w zgłaszanie pomysłów, polskie firmy praktykują system nagród, które aktywują się w momencie wdrożenia pomysłu.

Jak firmy nagradzają za wdrożone pomysły:

• w 33% przypadków wyliczane są zarówno nagrody finansowe, jak i pozafinansowe,
• również w 33% przypadków przyznawane są wyłącznie nagrody finansowe,
• co 4 firma nie przyznaje nagród w ogóle,
• 10% firm wynagradza wdrożone pomysły wyłącznie nagrodami pozafinansowymi.

System doskonalenia firmy wsparty technologią

TOP 3 korzyści wynikające z wdrożenia sytemu sugestii, wg Ogólnopolskiego Badania Systemów Sugestii i Innowacji Pracowniczych 2023 to:

1. Usprawnienie procesów (81% badanych firm)
2. Wzrost satysfakcji pracowników (78%)
3. Zmniejszenie frustracji (43%)

Firmy nie ograniczają pracownikom dostępu do zgłoszeń i wglądu w rejestr systemu sugestii. Z Raportu Benchmarkingowego Sherlock Waste wynika, że 60,5% pracowników zagląda do sytemu całą dobę, a tylko 32,6% robi to w godzinach pracy.

Należy brać pod uwagę, że w kolejnych latach będą rosły oczekiwania ludzi do tego, by systemy sugestii upodobniły się do portali społecznościowych, z ich wszelkimi technologicznymi udogodnieniami.

Doświadczenia aplikacyjnego systemu doskonalenia Sherlock Waste wskazują, że nawet 27% pomysłów generowanych jest poza godzinami pracy. Pracownicy potrafią otworzyć aplikację na przysłowiowym „grillu” i wspólnie z przyjaciółmi zastanawiać się nad rozwiązaniem problemu, traktując to jak zabawę.

Sherlock Waste jest idealnym dopełnieniem systemu doskonalenia firmy. Aplikacja łączy w sobie technologię i cykl rozwiązywania problemów. Każdy pracownik w kilka sekund może zgłosić problem, na rozwiązanie którego inni zgłaszają pomysły, a podczas Boardmeetingu lider wraz z zespołem od razu mogą reagować.

W tradycyjnej skrzynce na pomysły każdy pracownik może zgłosić pomysł rozwiązania dowolnego problemu (w tym również takie dotyczące wspomnianego wcześniej braku kawy), który wędruje ścieżką scentralizowaną i trzeba trzymać kciuki by tam na górze – gdzie mogą nawet nie znać środowiska pracy tego pracownika – ktoś podjął decyzję o opłacalności wdrożenia jego pomysłu. Zazwyczaj taki pomysł jest luźno lub wcale powiązany z celami organizacji.

Przyjrzyjmy się bliżej efektom wdrożenia tradycyjnego systemu sugestii, wg ilości zgłaszanych sugestii, pomysłów i propozycji usprawnień od początku istnienia systemu w polskich organizacjach. Aż 25% firm zanotowało ich mniej niż 50. Takie ilości bardziej przywodzą na myśl jednorazowy konkurs, a nie system pomysłów pracowniczych. Bardziej zastanawiający jest fakt, że co czwarta ankietowana firma twierdzi, że 80% pracowników nigdy nie zgłosiło ani jednego pomysłu.

Niestety, tradycyjne systemy sugestii są traktowane przez firmę jako skrzynka na pomysły, a pracownicy sa zmuszani do tego, żeby te pomysły zgłaszać. Mamy więc brak zainteresowania ze strony pracowników, brak ich zaangażowania w doskonalenie, bo wymaga się od nich zgłoszenia pomysłu. A w systemie doskonalenia chodzi o to, żeby pracownik mógł zgłosić, co jest dla niego problemem, co mu przeszkadza w pracy i bardzo często zdarza się tak, że najlepszy, wybrany do wdrożenia pomysł wcale nie pochodzi o zgłaszającego problem, ba – zdarza się, że pochodzi od pracownika z zupełnie innego działu.

System doskonalenia firmy Sherlock Waste

Sherlock Waste to aplikacja, będąca technologicznie wspartym systemem rozwiązywania problemów w firmie. Podejście do doskonalenia rozpoczyna się od zgłaszania problemów, po świadome nimi zarządzanie i połączenie z celami strategicznymi firmy.   

Jak działa technologia Sherlock Waste? W tej intuicyjnej aplikacji każdy pracownik może zgłosić problem, wybierając odpowiednią kategorię zgłoszenia. Zrobi to w sposób tak łatwy i prosty, jak dodanie posta na mediach społecznościowych. Zgłoszony problem można bezpośrednio połączyć z celami zespołu lub celami strategicznymi firmy. Jest to widoczny dla całej organizacji.  W aplikacji możliwa jest opcja zgłoszenia „Mam to samo”, plus zgłoszenia nieograniczonej ilości pomysłów na rozwiązanie tego problemu.  

Dzięki temu lider czy organizacja nie tracą czasu na zastanawianie się, który z problemów jest priorytetowy. Zdają się na perspektywę pracowników, na to, który problem jest najbardziej palący bądź który pojawia się u większej ilości pracowników. Branie pod uwagę perspektywy pracowników powoduje, że ludzie czują, że mają wpływ na to, co się w firmie dzieje. Jeśli widzą, że zgłoszone problemy są podejmowane przez liderów i zarządzających, chętnie biorą udział w ich zgłaszaniu. I tak tworzy się kultura ciągłego doskonalenia. nie dla nagród, nie z przymusu, ale ze szczerej chęci usprawnienia sobie pracy.

To, co najbardziej ludzi zniechęca w tradycyjnych systemach sugestii to fakt, że po zgłoszeniu pomysłu przed długi czas nie ma informacji zwrotnej. W aplikacji Sherlock Waste wszystko jest transparentne. Zgłaszający problem widzi, ile osób boryka się z tym samym problemem, oraz jakie ludzie proponują rozwiązania. Problem też jest bez zwłoki podejmowany przez lidera. Najlepsze rozwiązanie jest wdrażane.

Wnioski z Raportu Benchamarkingowego Systemów Sugestii i Innowacji Pracowniczych 2023

Polskie firmy mają sprecyzowane stanowisko co do systemów sugestii. W porównaniu z 2021 rokiem, w 2023 wzrosła liczba firm, które wykorzystują systemy sugestii pracowniczych jak i tych, które nie mają planów wdrożenia takiego systemu w ogóle.

Najważniejsze przyczyny uruchamiania systemu dotyczą pracownika – wykorzystania jego potencjału i zwiększenia zaangażowania. Wciąż największym wyzwaniem dla organizacji jest brak lub niskie zaangażowanie pracowników spowodowane głównie zbyt długim oczekiwaniem na reakcję po zgłoszeniu pomysłu.

Z 17% do 22% wzrosła liczba firm, które nie mierzą czasu udzielania odpowiedzi na zgłoszone pomysły. Czas ten zwykle wynosi od 2 tygodni do miesiąca.

Krytyczne czynniki dla zapewnienia długoterminowego sukcesu systemu nie zmieniły się i, podobnie jak w 2021, prawie ex aequo są to stała i transparentna komunikacja zwrotna do pracowników oraz  zaangażowanie kierownictwa średniego szczebla.

Aż o 11%, w porównaniu z badaniem sprzed 2 lat, wzrosła ilość osób oceniających jako czynnik krytyczny nagrody finansowe dla zgłaszających pomysły.

Dla zaangażowania się pracownika w system sugestii, aż o 13 % bardziej, w porównaniu z poprzednim badaniem, ważny jest „łatwy, szybki sposób na dodawanie i przeglądanie statusów sugestii”.

Niestety, liczba zgłaszanych pomysłów maleje. Aż w 25% badanych firm, zanotowano ich mniej niż 50 od uruchomienia systemu. Jest też dobra wiadomość: o 5% zmalała ilość firm, gdzie żaden pracownik nie zgłosił pomysłu, co dobrze świadczy o komunikacji towarzyszącej uruchomieniu systemu sugestii.

Średnio firmy wdrażają 40% zgłaszanych. To aż 20% mniej niż w 2021 roku.

Poziom firm, które nie mierzą oszczędności uzyskiwanych dzięki wdrażaniu rozwiązań, wzrósł z 35 % w 2021 roku do 46% w 2023.

Szansę na najwyższą ocenę mają nadal pomysły z potencjalnymi oszczędnościami. Ich znaczenie wzrosło z 66,5% na 74%. W badaniu z 2023 roku znaczenia nabrały dwa czynniki, którymi są wpływ na cele strategiczne oraz na satysfakcję i zaangażowanie pracowników.

Pełny Raport Benchmarkingowy Systemów Sugestii i Innowacji pracowniczych możesz bezpłatnie pobrać tutaj.

________________________________

Jeżeli pytasz ludzi o problemy, będziesz miał bardzo dużo pomysłów.
Jeżeli chcesz, by się zaangażowali, to spraw, żeby Twój problem stał się ich problemem.

Radek Drzewiecki, Skuteczny CEO, STRATEGIA LEAN

Jeśli chcecie mieć wysoki poziom zaangażowania ludzi w zgłaszanie problemów, które zamieniają się na pomysły, a dodatkowo zarabiać na tym pieniądze, zapraszamy do kontaktu z Bartoszem Długokęckim, CEO Sherlock Waste: bezpłatna konsultacja Sherlock Waste

Poznaj doświadczenia klientów Sherlock Waste w obszarze budowania kultury ciągłego doskonalenia: case studies