Ostatnia aktualizacja: 24.02.2023

Dobre zarządzanie czasem ma wiele zalet. To lepsza organizacja własnej pracy, mniej chaosu i stresu, lepsze wyniki, większa motywacja, większe zadowolenie z pracy, mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność, mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań oraz szybsze osiąganie celów. Rolą lidera jest nauczenie pracowników umiejętności świadomego zarządzania czasem i eliminowania głównych pożeraczy czasu.

W Artykule:

• Zarządzanie czasem to planowanie oraz systematyczne wykonywanie zaplanowanych zadań zmierzających do realizacji wcześniej określonego celu.
• Planowanie i wyznaczanie sobie priorytetów, które powinny być zrealizowane w ciągu dnia, powinny poprawić efektywność naszej pracy i pomóc w osiąganiu konkretnych celów.
• Efektywnie pracujemy przez pierwsze 3 godziny w godzinach porannych. Będąc w firmie zazwyczaj tracimy ten czas na poranną kawę i rozmowy ze współpracownikami, sprawdzanie maili, itp.
• Są takie aktywności, które obniżają naszą efektywność i zabierają nam więcej czasu niż powinny. To tak zwane pożeracze czasu, marnotrawstwa oczywiste, które nas rozpraszają i pomniejszają naszą produktywność, która i tak w sposób naturalny spada w ciągu dnia. Bardzo często prowadzą one do depresji spowodowanej pracą.
• Liderzy częściej niż inni pracownicy zmagają się z niższą odpornością psychiczną, czy negatywnymi emocjami. Wśród tej grupy poczucie własnej wartości bardzo często opiera się na sukcesach firmy.
• A to przecież lider, bezpośredni przełożony pracowników, jest na pierwszej linii kontaktu ze swoim zespołem. To lider doprowadza do sytuacji, w której ludzie nie boją się powiedzieć, co im przeszkadza w pracy. Nie boją się podnieść ręki, kiedy widzą problem. Mogą zaufać swojemu bezpośredniemu przełożonemu, że ich wysłucha, zweryfikuje fakty w Gemba i wspólnie z zespołem znajdą potencjał do usprawnień, aby pracowało się prościej i efektywniej. Również w biurze, gdzie liczy się nie tylko organizacja pracy, ale też zarządzanie czasem w kontekście wykonywania zadań.
• Lider rozwija pracowników w kwestii zarządzania czasem oraz zarządzania sobą w czasie. Szczególnie istotne jest to w organizacjach nieprodukcyjnych. Każdy pracownik powinien posiadać umiejętność priorytetyzacji zadań oraz dziennego ich planowania.
• Szczegóły dotyczące procesów i technik zarządzania czasem w tym artykule.

Spis treści:

1. Jak efektywnie pracujemy w ciągu dnia?
2. Czym jest zarządzanie czasem?
3. Co obniża produktywność, czyli pożeracze czasu
4. Poziom szczęścia lidera
5. Zasada Pareto i zasada Parkinsona
6. Procesy i techniki zarządzania czasem
   ^ Wyznaczanie celów – koncepcja SMART
   ^ Planowanie
   ^ Metody wyznaczania priorytetów
7. Co wpływa na motywację i produktywność w zespole?
8. Lider a zarządzanie czasem

Zobacz też: Jak budować zaufanie i zaangażowanie w doskonalenie poprzez świadome przywództwo

Jak efektywnie pracujemy w ciągu dnia?

Z badań zleconych w 2020 roku przez firmę Firma VoucherCloud wynika, że efektywnie pracujemy tylko przez pierwsze 2h 53 minuty. W badaniu wzięło udział 1989 pracowników biurowych z Wielkiej Brytanii. Tylko 21% badanych stwierdziło, że udaje się im zachować produktywność przez cały dzień.

Efektywnie pracujemy rano, ale będąc w firmie zazwyczaj tracimy ten czas na poranną kawę i rozmowy ze współpracownikami, sprawdzanie maili, czy na innych aktywnościach rozpraszających uwagę. Tak więc planowanie i wyznaczanie sobie priorytetów, które powinny być zrealizowane w ciągu dnia, powinny poprawić efektywność naszej pracy i pomóc w osiąganiu konkretnych celów.

Aby radzić sobie z obowiązkami w ciągu dnia pracy warto też nauczyć się zarządzania sobą w czasie. Chodzi przede wszystkim o zaplanowanie i rozpisanie w przestrzeni czasowej aktywności do wykonania w danym dniu. Bez tego trudno mówić o jakiejkolwiek efektywności czy produktywności. W ciągu dnia zadania często się nawarstwiają, zajmujemy się wieloma rzeczami na raz, które nie dodają wartości. Maile, telefony, biurowe plotki, kawki, albo nagłe dodatkowe – często mało ważne – zadania do wykonania potrafią skutecznie zdezorganizować dzień pracy i odciągnąć od realizacji celów zawodowych. Jeśli więc określimy sobie na przykład trzy najważniejsze zadania do wykonania, wypiszemy sobie te priorytety, będzie nam łatwiej skupić się na ich wykonaniu.

Czym jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem to planowanie oraz systematyczne wykonywanie zaplanowanych zadań zmierzających do realizacji wcześniej określonego celu.

Zarządzanie czasem. 4 kluczowe elementy:

• prawidłowe formułowanie celów,
• poprawne wyznaczanie priorytetów,
• znajomość narzędzi służących do planowania czasu,
• umiejętność świadomego zarządzania czasem i wyeliminowania głównych pożeraczy czasu.

Zalety dobrego zarządzania czasem to przede wszystkim lepsza organizacja własnej pracy, mniej chaosu i stresu, lepsze wyniki, większa motywacja, większe zadowolenie z pracy, mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność, mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań, szybsze osiąganie celów.

Co obniża produktywność, czyli pożeracze czasu

Pożeracze czasu to aktywności, które obniżają naszą efektywność i zabierają więcej czasu niż powinny.

Rodzaje pożeraczy czasu:

• Zewnętrzne: spotkania, rozmowy telefoniczne, odszukiwanie informacji
• Wewnętrzne: odkładanie spraw na później, brak dyscypliny, nieumiejętność odmawiania

W nomenklaturze Lean nazywamy je marnotrawstwami i rzeczywiście, zarówno zewnętrzne jak i wewnętrzne pożeracze czasu to zazwyczaj marnotrawstwa oczywiste, które nas rozpraszają i pomniejszają naszą produktywność, która i tak w sposób naturalny spada w ciągu dnia. Dodatkowo, bardzo często prowadzą do depresji spowodowanej pracą. W Polsce na depresję cierpi 1,5 mln osób, wśród których podłożem depresji jest bardzo często życie zawodowe. Depresji często towarzyszą pracoholizm i związane z nim problemy z relacjami w życiu prywatnym, a jeśli chodzi o ludzi na wyższych stanowiskach jest to uzależnienie własnej satysfakcji od wyników firmy.

Jak wynika z badania Human Power „Stresodporni? Odporność psychiczna polskich organizacji 2020”, pod koniec 2020 roku blisko 80% ankietowanych deklarowało, że w związku z pracą doświadczają ataków paniki, które trudno opanować. Niemal 40% respondentów zaliczało się do grupy, która charakteryzowała się niższą odpornością psychiczną. Prawie 55% liderów deklarowało problemy ze snem. Liderzy częściej niż inni pracownicy zmagali się również z negatywnymi emocjami, 40% doświadczało irytacji, złości i gniewu, 38% odczuwało lęk i strach, a 30% smutek i przygnębienie.

Poziom szczęścia lidera

Poczucie własnej wartości powinno być niezależne od tego, co się dzieje w świecie zewnętrznym. Tymczasem wśród liderów poczucie własnej wartości bardzo często opiera się na sukcesach firmy. Uzależniają oni swój poziom szczęścia od koniunktury. Jeśli tylko przychodzi kryzys, ich morale drastycznie spada. A nie powinno tak być.

To lider, bezpośredni przełożony pracowników jest na pierwszej linii kontaktu ze swoim zespołem. To lider powinien być przykładem, autorytetem, świadomym przywódcą i skutecznym zarządzającym, który prowadzi zespół do wspólnego wygrywania. Jak niejednokrotnie wspominaliśmy, w Ogólnopolskich Badaniach Satysfakcji z Pracy Leanpassion rok do roku oczekiwania pracowników względem lidera nie zmieniają się i dotyczą przede wszystkim tego, jakim jest człowiekiem, czy ma wysokie standardy moralne i etyczne, szanuje innych ludzi, jest otwarty na pomysły i inicjatywy pracowników, zapewnia przestrzeń do uczenia się i popełniania błędów, jest komunikatywny, stwarza warunki do otwartego mówienia o problemach i wspiera w ich rozwiązywaniu, utożsamia się z organizacją jednocześnie budując poczucie przynależności do niej wśród pracowników, opiera się na faktach, nie na opiniach i jest zaangażowany w rozwój pracowników. Wśród 7 top czynników mających związek z satysfakcją z pracy w 2021 roku na pierwszym miejscu respondenci wymienili dobrego lidera, który tworzy przyjazną atmosferę.

Dlatego każdy lider świadomie prowadzi swoich pracowników. W jego zespole ludzie nie boją się powiedzieć, co im przeszkadza w pracy. Nie boją się podnieść ręki, kiedy widzą problem. Mogą zaufać swojemu bezpośredniemu przełożonemu w tym, że ich wysłucha, zweryfikuje fakty w Gemba wspólnie z zespołem i wspólnie z zespołem znajdą potencjał do usprawnień, aby pracowało się prościej i efektywniej. Również w biurze, gdzie liczy się nie tylko organizacja pracy, ale także zarządzanie czasem w kontekście wykonywania zadań.

Zasada Pareto i zasada Parkinsona

Zasada 80/20, opisana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto w 1895 roku  jest jedną z najbardziej przydatnych technik w zarządzaniu czasem. Dane uzyskane w wyniku obserwacji statystycznej pokazały, że 80% bogactwa całego kraju było własnością 20% ludności. Później Pareto odkrył, że właściwie każda dziedzina życia podlega tej zasadzie. Na przykład 20% produktów firmy daje 80% zysku, 20% informacji warunkuje 80% decyzji, 20% kierowców powoduje 80% wypadków.

Można więc stwierdzić, że jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na zadanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników. Co oznacza, że spośród dziesięciu zadań do zrobienia, tylko wartość dwóch z nich odpowiada sumie wartości pozostałych ośmiu.

W myśl zasady Parkinsona, którą w 1958 roku opisał angielski historyk Cyril Parkinson, im więcej czasu mamy na wykonanie jakiegoś zadania, tym więcej czasu nam ono zabiera. A więc dane zadanie zabierze tyle czasu ile wyznaczy sobie osoba je wykonująca. Na przykład jeżeli wyznaczy sobie na zadanie, które można ukończyć w 2 godziny, właśnie 2 godziny, to skończy je w 2 godziny. Jeżeli 4 godziny, to dane zadanie zajmie 4 godziny.

Wg zasady Parkinsona, jeżeli osoba będzie miała określony czas na wykonanie konkretnego zadania, będzie ono wykonane w najpóźniejszym terminie, co oznacza na ostatnią chwilę.

Zarządzanie czasem – procesy i techniki

Zarządzanie czasem można podzielić na procesy, które należy zrealizować w celu wykonania zadania. Są nimi:

• wyznaczanie celów – identyfikacja działań, które należy podjąć przy realizacji zadania
• planowanie – rozmieszczenie wcześniej zidentyfikowanych zadań w czasie
• podejmowanie decyzji – podjęcie decyzji co do działań, ich kolejności niezbędności oraz rodzaju
• realizacja – właściwa faza zarządzania czasem, podczas tego procesu realizuje się wcześniej zaplanowane zadania zgodnie z zaplanowanymi wcześniej danymi
• monitorowanie – kontrola osiągniętych celów i poprawności wykonania zadań

Wyznaczanie celów – koncepcja SMART

Prawidłowe wyznaczanie celów zgodnie z koncepcją SMART polega na tym, że sformułowany cel powinien być celem konkretnym (specific), mierzalnym (measurable), osiągalnym (attainable), realistycznym (realistic) oraz określonym w czasie (timed).

Planowanie

Planowanie jest procesem szczególnie ważnym do długoterminowych celów. Przydatne pytania w przygotowaniu do planowania:

• Co trzeba zrobić?
• Jak trzeba to zrobić?
• Kiedy trzeba to zrobić?
• Gdzie trzeba tego dokonać?
• Jakie zasoby są potrzebne do wykonania zadania?

Metody wyznaczania priorytetów

Najważniejszą zasadą efektywnego zarządzania czasem jest dzielenie zadań na kategorie. Doskonałymi narzędziami w tym kontekście są Metoda ABC oraz Macierz Eisenhowera.

Metoda ABC opiera się na zasadzie Pareto 80/20 i jest przeznaczona do priorytetyzacji zadań w trzech etapach:

1. Wypisanie wszystkich zadań, które trzeba wykonać.
2. Ustalanie zadań według ważności i przydzielenie ich do odpowiedniej kategorii:
   kategoria A: bardzo ważne zadania, które stanowią 15% wszystkich zadań, ale dają 65% wydajności,
   kategoria B: ważne zadania, które stanowią 20% wszystkich zadań, ich znaczenie dla osiągnięcia celu jest równe 20%,
   kategoria C: mało ważne zadania (nieistotne), które stanowią 65% wszystkich zadań, ale dają 15% wydajności.
3. Zaplanowanie dnia tak, aby najpierw wykonać zadania z kategorii A, następnie z B i na końcu z kategorii C.

Wprowadzenie podziału zadań według ważności naprawdę ułatwia wykonywanie dużej ilości zadań. Dzięki Macierzy Eisenhowera możemy podzielić zadania według czterech grup ważności:

1. pilne i ważne – najbardziej ważne zadania, wymagające natychmiastowego działania,
2. ważne, ale niepilne – ważne zadania, które nie wymagają natychmiastowego działania,
3. pilne, ale nieważne – mało ważne zadania, które trzeba wykonać jak najszybciej,
4. niepilne ani nieważne – zadania, które można wykonać później.

Co wpływa na motywację i produktywność w zespole?

Każdy członek zespołu jest inny, potrzebuje innych bodźców do działania. Dla jednych to będą pieniądze, czyli podwyżka jako forma docenienia dobrze wykonanej pracy, osiągnięcia postawionych celów. Inni swoje zadowolenie będą mierzyć udogodnieniami technologicznymi pozwalającymi na szybszą pracę. Rola, która jest zgodna z umiejętnościami pracownika i przekonaniem do tego, co robi, pozwala w wielu przypadkach na wykazywanie inicjatywy będącej przejawem satysfakcji z pracy. Niekwestionowaną królową motywacji jest jednak poczucie wpływu i odpowiedzialności, dzięki któremu pracownik ma poczucie zaufania, sprawczości w organizacji i przekonania, że jego wybory przynoszą korzyści firmie.

To lider, ten bezpośredni przełożony pracowników ma największy wpływ na to, jak zmotywowany jest jego zespół. Jeżeli ludzie znają sens istnienia organizacji, mają poczucie przynależności, wiedzą, jaką role grają w zespole, jak ich indywidualne i wspólne cele wspierają cele strategiczne firmy, a dodatkowo mają szefa, który daje im wpływ, wolność i odpowiedzialność, jednocześnie ich rozwijając, pracują chętnie i z zaangażowanie, bo są świadomi, jak ich działania wspierają działania firmy.

Lider a zarządzanie czasem

Lider wprowadza kulturę dyscypliny oraz wspólnie z zespołem ogranicza pożeracze czasu. Ludzie mają poczucie, że spędzanie zbyt dużej ilości czasu na spotkaniach i rozmowach telefonicznych ma wpływ na ich koncentrację i produktywność, co często przekłada się na słabsze wyniki. Wg badania firmy Korn Ferry uważa tak aż 67% respondentów. Z kolei 34% badanych jest zdania, że marnuje 3 do 5 godzin tygodniowo na nieefektywne spotkania.

Zadaniem lidera jest wyznaczanie konkretnych celów spotkań, zapraszanie wyłącznie osób, z którymi należy się wymienić niezbędnymi informacjami. Lider powinien również monitorować i uświadamiać pracowników, jak ważna jest praca zgodnie z rolą, a wszelkie wrzutki, jak na przykład prośba o pomoc kolegi z innego działu, powinny być traktowane jako nie dodające żadnej wartości przerwania.

Lider rozwija pracowników w kontekście zarządzania czasem oraz zarządzania sobą w czasie. Szczególnie istotne jest to w organizacjach nieprodukcyjnych. Każdy pracownik powinien posiadać umiejętność priorytetyzacji zadań, czy dziennego ich planowania. Warto rozpoczynać dzień od krótkiego podsumowania, jakie zadania wykonano poprzedniego dnia, a jakie są zaplanowane na dany dzień. Również Boardmeeting, jedno z TOP2 narzędzi skutecznego lidera, jest świetną okazją do priorytetyzacji zadań, wywołania dyskusji o problemach z tym związanych. Codzienna praca np. z systemem doskonalenia Sherlock Waste aangażuje pracowników w zgłaszanie pomysłów, wdrażanie usprawnień i rozwiązywanie problemów. Dobrą praktyką liderów jest też rozpoczynanie tygodnia od krótkiego spotkania z zespołem, podczas którego w luźnej atmosferze, przy kubku kawy opowiadają o tym, co ciekawego wydarzyło się u nich w weekend oraz jakie mają plany zawodowe na rozpoczynający się tydzień.

Rolą lidera jest również uświadamianie pracowników, że poza zarządzaniem czasem i zarządzaniem sobą w czasie czy dobrą organizacją miejsca pracy, nie wolno zapominać o czynnikach czysto fizycznych, które determinują naszą produktywność w ciągu dnia. Jest to odpoczynek, odpowiednia ilość snu, regeneracja, wartościowe posiłki oraz ruch na świeżym powietrzu.

Czy jako menedżer rozwijasz pracowników również w kontekście zarządzania czasem?

_________________________________

Jeśli wyzwaniem Twojej firmy jest utrzymanie wysokiego poziomu zaangażowania i morale pracowników, zbudowanie kultury organizacyjnej, a dotychczasowe wysiłki nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, skontaktuj się z nami, a być może wspólnie wypracujemy rozwiązanie. Jesteśmy skuteczni i bierzemy odpowiedzialność za efekty naszych działań. Bezpłatna konsultacja z ekspertem Leanpassion to spotkanie w dogodnym dla obu stron terminie. Zapraszamy!