Ostatnia aktualizacja: 23.09.2021

Aby pracować jako zespół, lider powinien zadbać o to, żeby ludzie w pracy zdalnej też byli jednym zespołem.

Lean działa wszędzie, gdzie pracują ludzie. Lean to nie są szkolenia, ani narzędzia, to nie jest szybsza praca i wdrożenia. To identyfikacja i eliminacja marnotrawstw. W niemalże każdej organizacji występuje przynajmniej jedna z pięciu patologii biznesowych, co ma negatywny wpływ nie tylko na wyniki firmy, ale również zaangażowanie pracowników. Jeśli w organizacji występuje chociaż jedna z patologii, nie jest możliwe trwałe zaangażowanie pracowników w firmę.

Oto wielka 5 patologii biznesowych i problemy, z którymi zmaga się większość organizacji:

  1. MY I ONI – SILOSY >> ponad 95% menedżerów nie zna misji, wizji i celów strategicznych
  2. LUDZIE PRZYCHODZĄ DO ROBOTY >> tylko 12% ludzi w Polsce odczuwa satysfakcję z pracy
  3. OPINIE ZAMIAST FAKTÓW >> ponad 80% procesów nigdy nie zostało zmierzonych
  4. EGO MENEDŻEROWIE >> ponad 90% liderów improwizuje w pracy
  5. DOSKONALENIE PRZESZKADZA BIZNESOWI >> 9 na 10 transformacji nie udaje się

Trzech killerów efektywności i zaangażowania

Z doświadczeń Leanpassion w pracy z ponad 500 klientami, po przeprowadzeniu ponad 400 transformacji strategicznych wynika, że najwięcej problemów sprawia 3 z 5 patologii. Radek Drzewiecki w swoim podcaście ‘Skuteczny CEO’ nazywa je głównymi killerami efektywności i zaangażowania w firmie. Chodzi o:

Te trzy patologie mają najbardziej negatywny wpływ na organizację w kontekście dobrych wyników finansowych oraz zaangażowania i motywacji pracowników.

Rola lidera zespołu

Każdy lider zespołu ma szansę na stworzenie ram do odpowiedniego zarządzania, którego efektem będą nie tylko wyniki finansowe, ale również zaangażowanie i efektywność prowadzonego zespołu. Ważne jest, aby miał świadomość, do jakiej sytuacji chce doprowadzić, a nie jakie cele zrealizować. Chodzi o eliminację trzech głównych zabójców efektywności i zaangażowania, czyli doprowadzenie do sytuacji, w której w zespole:

  1. Wszyscy mają wspólne cele.
  2. Nikt niczego nie musi się domyślać.
  3. Każdy, zgodnie ze swoją rolą, realizuje cele zespołu oraz cele strategiczne firmy.

Obecnie, w czasach kryzysu i pracy zdalnej, widać prawdziwe przywództwo. Wygrywają ci, którzy działają i potrafią udowodnić, że ich praca przynosi efekty. Skuteczny lider zespołu buduje kulturę zmiany i zaangażowanie swoich ludzi w ciągłe doskonalenie. Nie narzuca swojemu zespołowi zmiany, tylko stwarza warunki do tego, by to ludzie sami chcieli się zmieniać.

Zespół to ludzie

Ludzie są najważniejsi. Żadne zmiany ani podnoszenie efektywności nie są możliwe bez udziału ludzi. Lider nie może dawać sobie prawa do tego, żeby ludziom coś zmieniać, bez ich udziału, zrozumienia i akceptacji. Dlaczego zespoły są często zdemotywowane? Z jednej strony brakuje im przestrzeni, aby powiedzieć co ich denerwuje w pracy, co im przeszkadza. Z drugiej strony jednak często demotywacja może wynikać z tego, że dając ludziom przestrzeń do mówienia, lider zespołu nic z tą wiedzą potem nie robi. Jeżeli pracownik wielokrotnie przychodzi do nas z problemem, a my nie podejmujemy w tym zakresie żadnych działań, może być zniechęcony do dalszego angażowania się w firmę.

Zespół w czasach kryzysu

W pracy z organizacjami kładziemy duży nacisk na nadanie sensu istnienia i zbudowanie poczucia przynależności. Dzięki znajomości i zrozumieniu misji, wizji i celów strategicznych każdy lider zespołu, każdy pracownik, zna i rozumie swoją rolę w organizacji. Dzięki temu w momencie nieprzewidzianego kryzysu – przykładem jest trwająca pandemia – wszyscy angażują się we wspólne stawianie czoła przeciwnościom. Każda organizacja powinna być rentowna i zyskowna, jednakże nadając sens temu, co robimy, wszyscy będą rozumieć i wspierać jej działania.

Nadanie sensu istnienia i zbudowanie poczucia przynależności powoduje, że wszyscy wiedzą, co mają robić i kto jest za co odpowiedzialny. To pierwszy krok do podłączenia ludzi do firmy. Kolejną istotną kwestią jest zrozumienie perspektywy członków Twojego zespołu. Ludzie są najważniejsi, więc ważne jest zrozumienie ich punktu widzenia oraz ich oczekiwań. Osuń na bok liczby i skup się na ludziach, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej, kiedy nie możesz być fizycznie obok nich. Ludzie muszą czuć, że nadal tworzą zespół, że praca, cele nie zmieniły się, a Wy po prostu przeszliście na inną formę kontaktu.

Poczucie pracy zespołowej

Na początku pracy zdalnej członkowie zespołów zwracali uwagę na brak w niej istotnego elementu – możliwości szybkiego skonsultowania się. Wcześniej, będąc obok koleżanki czy kolegi, mogli odwrócić się i po prostu zapytać, otrzymując wyjaśnienie niemalże w tej samej chwili. Taka sytuacja powodowała pewien dyskomfort, a nawet poczucie braku pracy zespołowej. Dodatkowym dylematem był również brak poczucia dobrze wykonanej pracy.

Liderzy zespołów sygnalizowali dyskomfort z innej perspektywy – jako utrudnione planowanie i przekazywanie celów zespołowi. Skutkowało to brakiem świadomości dziennego celu, a w efekcie brakiem satysfakcji z wykonywanej przez zespół pracy. W takich warunkach trudno się odnaleźć, trudno o jakąkolwiek inicjatywę, a zaangażowanie zdecydowanie spada.

Wirtualny zespół

Praca zdalna lub w modelu hybrydowym weszła na stałe do naszego życia zawodowego. Żeby pracować jako zespół, lider powinien zadbać o to, aby ludzie w pracy zdalnej też byli jednym zespołem. Zespól jest w stanie stanąć obok siebie w kręgu i rozmawiać ze sobą. Dlatego podczas spotkań zdalnych kamerki zawsze muszą być włączone. Wszyscy członkowie zespołu powinni widzieć siebie nawzajem. Ważne spotkania w firmie odbywały się zawsze twarzą w twarz i ta zasada jest jak najbardziej aktualna i bardzo ważna w pracy zdalnej. Mniej istotne kwestie można załatwić przez telefon, ale pamiętajmy, że wciąż jesteśmy zespołem i musimy mieć ze sobą jak najbardziej realistyczny kontakt. To napędza dialog i pracę zespołową.

Narzędzia w zespołowej pracy zdalnej

Drogi Liderze, daj sobie i swojemu zespołowi szansę, korzystając z szerokiego wyboru narzędzi internetowych, aby faktycznie obok siebie stanąć i regularnie się widzieć. Jeśli mamy do dyspozycji pomocną technikę, jeśli wideokonferencja jest właściwie rutyną, jak kiedyś spotkanie twarzą w twarz w biurze, bez poczucia dzielącej nas odległości, to wróćmy do tego, co robiliśmy w biurze i zacznijmy to robić, tylko zdalnie. Lider zespołu nie powinien szukać wymówek, gdyż w warunkach pracy zdalnej może tak zorganizować pracę swojego zespołu, że niczym, poza dzielącą odległością, nie będzie się różniła od tej stacjonarnej.

W pracy zdalnej istotną rolę odgrywa wizualizacja, która zresztą zawsze była niezastąpionym elementem pracy z zespołem. Jednym z narzędzi zarządzania wizualnego jest boardmeeting, czyli spotkanie z wykorzystaniem tablicy codziennych spotkań zespołu. Jeśli doskonalenie ma być procesem ciągłym aby zmiana, której dokonaliście nie była tylko pojedynczym zrywem i aby ludzie nie wrócili już nigdy do starych nawyków, to spotkania przy tablicy są wielką inspiracją, podtrzymują zaangażowanie pracowników i są nieodłącznym elementem doskonalenia.

Praca z poprawnie skonstruowaną tablicą angażuje ludzi w problem, przyczynę i rozwiązanie, czyli główny cykl rozwiązywania problemów. Dzięki informacjom zawartym na tablicy zespół widzi, które cele są zrealizowane, a które nie, a lider prowadząc taki boardmeeting może na bieżąco pytać, jakie są przyczyny takiego stanu rzeczy i wspólnie z zespołem szukać rozwiązań. Jak mówi nasz mentor, Klaus Petersen, „w zarządzaniu wizualnym nie chodzi o to, żeby monitorować wyniki, ale przede wszystkim o to, że ludzie mają wiedzieć i widzieć, że dobrze pracowali w danym dniu i czy mają coś do poprawy”.

Jako lider zespołu masz do dyspozycji wiele narzędzi i możliwości, aby praca zdalna Twojego zespołu nie odbiegała od tego, co robiliście wcześniej. Nadal powinno zależeć Ci, aby Twoi ludzie podążali za Tobą i sami chcieli się doskonalić. Będzie to możliwe, jeśli będą oni znali sens istnienia Waszej organizacji i będą mieć poczucie przynależności do firmy. Każdy członek zespołu powinien rozumieć swoją rolę w firmie, swoje miejsce w realizacji celów zespołowych i strategicznych całej firmy. Tylko wówczas będą identyfikować się z firmą i podążać za Tobą, a doskonalenie będzie procesem, w którym chętnie będą uczestniczyć, bo będą to robić świadomie. Szanuj swój zespół, dbaj o ich integrację, słuchaj co mają do powiedzenia i wspólnie rozwiązujcie pojawiające się problemy.

Wprowadź swoje umiejętności liderskie na najwyższy poziom! Sprawdź szczegóły

LEAN BLACK BELT 15 OCTOBER