5 czynników definiujących kulturę organizacyjną

Ostatnia aktualizacja: 20.10.2023

Kultura organizacyjna to suma wszystkich wartości, przekonań i założeń, które kierują zachowaniem pracowników w organizacji. Jest to potężna siła, która może wspomóc lub utrudnić rozwój firmy. Silna kultura organizacyjna przyciąga i zatrzymuje talenty, słaba z kolei zniechęca ludzi i ogranicza potencjał rozwoju organizacji. Kultura wpływa na każdy aspekt działalności firmy – od tego, jak pracownicy komunikują się ze sobą, po to, co robią, gdy nikt inny nie patrzy. Praca nad kulturą organizacyjną nie jest łatwa. Potrzeba czasu, aby zmiany w myśleniu stały się zakorzenionymi w DNA firmy nawykami w pracy.

W Artykule:

• Kultura organizacyjna to zbiorowe przekonania, wartości i założenia dotyczące akceptowalnych i niedopuszczalnych zachowań w organizacji.
• To właśnie kultura organizacyjna sprawia, że firma jest wyjątkowa, daje pracownikom wspólne poczucie tożsamości i celu, które wpływa na to, jak ludzie wchodzą w interakcje między sobą i z klientami.
• Aby osiągnąć trwały sukces biznesowy, organizacja musi opierać się na silnej kulturze organizacyjnej.
• Ogromną rolę w budowaniu i transformacji kultury organizacyjnej odgrywają menedżerowie i liderzy, którzy – poprzez wdrażanie prostych strategii – mogą promować kulturę swojej firmy i powodować, że pracownicy będą bardziej wydajni i zaangażowani.
• Niestety, liderzy często nie przykładają wystarczającej wagi do znaczenia kultury organizacyjnej, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych. Skupiają się wtedy na dowożeniu, ochronie aktywów czy maksymalizacji osiągnięć.
• Najlepsi liderzy nie ograniczają się do defensywnego podejścia – pojawiający kryzys napędza ich do działania, świadomie dążą do budowania i umacniania silnej kultury firmy, poszukują rozwiązań i inwestują w inicjatywy, które ją wzmacniają. Kryzys stanowi dla nich siłę napędową długoterminowego wzrostu.
• Istnieje pięć kluczowych czynników kulturowych, które pomagają liderom w pełnym zrozumieniu subtelności unikalnej kultury ich organizacji. Świadomość tych czynników pozwala liderom na wprowadzenie spersonalizowanych strategii, które udoskonalą sposób, w jaki pracownicy zachowują się, podejmują decyzje i wykonują swoje zadania.
• W tym artykule przedstawiamy 5 czynników definiujących kulturę organizacyjną.

Spis treści:

1. Kultura organizacyjna a zrównoważony biznes
2. Przywództwo i komunikacja
3. Wartości i rytuały
4. Zespoły i struktury
5. Kapitał ludzki
6. Zarządzanie wydajnością

Zobacz też: 5 kroków budowania kultury organizacyjnej [Artykuł], Dlaczego kultura organizacyjna jest jak Yeti [Podcast]

Kultura organizacyjna a zrównoważony biznes

Rozwój firmy, lub jego brak, zależy od jej kultury organizacyjnej. Kultura organizacyjna to zbiorowe przekonania, wartości i założenia dotyczące akceptowalnych i niedopuszczalnych zachowań w organizacji. To właśnie kultura organizacyjna sprawia, że firma jest wyjątkowa.

Kultura organizacyjna kieruje sposobem działania ludzi w organizacji, daje pracownikom wspólne poczucie tożsamości i celu, które wpływa na to, jak ludzie wchodzą w interakcje między sobą i z klientami.

Kultura organizacyjna wpływa na rozwój firmy na wiele sposobów:

• jest kluczowym czynnikiem wpływającym na wydajność organizacji – im silniejsza kultura, tym ważniejsze jest dla pracowników, aby firma osiągała wysokie wyniki,
• może stanowić różnicę między sukcesem a porażką (lub przynajmniej przeciętnością),
• pomaga ustalić oczekiwania dotyczące tego, jak ludzie powinni się zachowywać, jakie zachowania są akceptowalne lub niedopuszczalne w określonych kontekstach,
• pomaga budować zaufanie, jednocześnie tworząc środowisko, w którym pracownicy czują się przynależni bez względu na to, gdzie pracują w hierarchii organizacji.

Kultura firmy jest wynikiem połączenia wielu czynników, w tym przywództwa i komunikacji, wartości i nawyków, struktur, kapitału ludzkiego i produktywności. Aby osiągnąć trwały sukces biznesowy, organizacja musi opierać się na silnej kulturze organizacyjnej. Ogromną rolę w budowaniu i transformacji kultury organizacyjnej odgrywają menedżerowie i liderzy, którzy – poprzez wdrażanie prostych strategii – mogą promować kulturę swojej firmy i powodować, że pracownicy będą bardziej wydajni i zaangażowani.

Niestety, liderzy często nie przykładają wystarczającej wagi do znaczenia kultury organizacyjnej, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych. Skupiają się wtedy na dowożeniu, ochronie aktywów czy maksymalizacji osiągnięć. Zabezpieczenie podstawowych potrzeb firmy jest bezsprzecznie koniecznością dla utrzymania płynności finansowej. Jednak najlepsi liderzy nie ograniczają się do defensywnego podejścia – pojawiający kryzys napędza ich do działania, świadomie dążą do budowania i umacniania silnej kultury firmy, poszukują rozwiązań i inwestują w inicjatywy, które ją wzmacniają. Kryzys stanowi dla nich siłę napędową długoterminowego wzrostu.

5 czynników definiujących kulturę organizacyjną

Według badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa, istnieje pięć kluczowych czynników kulturowych, które pomagają liderom w pełnym zrozumieniu subtelności unikalnej kultury ich organizacji. Świadomość tych czynników pozwala liderom na wprowadzenie spersonalizowanych strategii, które udoskonalą sposób, w jaki pracownicy zachowują się, podejmują decyzje i wykonują swoje zadania.

Przywództwo i komunikacja

Komunikacja dotycząca celów i wartości organizacji ma ogromne znaczenie dla wzmocnienia zaangażowania pracowników oraz budowania odporności. Sprawia, że stają się oni silniejsi niż kiedykolwiek wcześniej. Niestety, tylko 13% pracowników zgadza się z twierdzeniem, że kierownictwo ich organizacji skutecznie komunikuje się z resztą zespołu. Oznacza to, że większość liderów jest w błędzie, zakładając, że ich wysiłki komunikacyjne są wystarczające.

Kiedy pracownicy mają pytania, a brakuje im komunikacji ze strony liderów, zaczynają rozmawiać między sobą, skupiając się na plotkach zamiast na swoich celach i zadaniach. Tak więc konsekwentna i ciągła komunikacja ze strony liderów zapobiega powstawaniu tych negatywnych sytuacji i pomaga pracownikom lepiej rozumieć, czego od nich oczekuje organizacja, gdy razem dążą do osiągnięcia wspólnych celów.

Jedną ze strategii, dzięki której liderzy mogą skutecznie komunikować się z zespołem, jest wykorzystanie swoich mocnych stron i rozwinięcie osobistej marki komunikacyjnej. Liderzy, którzy potrafią dobrze się komunikować, inspirują innych do działania. Najlepsi w tym zakresie są w stanie rozwijać swoją markę „narratora”, wykorzystując w tym celu połączenie swoich mocnych stron i autentyczność, co inspiruje i motywuje zespoły do wyjątkowych osiągnięć.

Dodatkowo, liderzy mogą opowiadać historie o tym, co działa dobrze w organizacji. Takiej komunikacji ludzie potrzebują najbardziej. Pracownicy muszą widzieć, w jaki sposób to, co robią, ma znaczenie i jak ich codzienna praca przyczynia się do osiągnięcia większych celów organizacji.

Skuteczna komunikacja jest kluczowym elementem budowania silnej kultury organizacyjnej. Liderzy powinni inwestować czas i wysiłek w doskonalenie swoich umiejętności komunikacyjnych, wykorzystując swoje mocne strony i opowiadając inspirujące historie. Tylko w ten sposób będą w stanie przekazać swojemu zespołowi ważne informacje, budować zaangażowanie i motywację, oraz doprowadzić organizację do sukcesu.

Wartości i rytuały

Wielu pracowników rozumie, że wartości organizacji mają ogromne znaczenie dla efektywności i sukcesu. Jednak tylko 23% pracowników w USA zgadza się z twierdzeniem, że mogą stosować wartości swojej organizacji w codziennej pracy. To zatrważająca statystyka, która podkreśla problem z niejasnymi wartościami firm, lub – z niezrozumieniem tych wartości.

Kultura oparta na wartościach jest ważna nie tylko dla budowania zaangażowania pracowników, ale również dla radzenia sobie z kryzysami. Podczas trudnych sytuacji, wartości organizacji są jak punkty orientacyjne, które pomagają podjąć właściwe decyzje i kierować zachowaniami zgodnymi z jej misją, wizją i strategią [czytaj więcej]. Wychodząc z założenia, że wartości są jasno sprecyzowane, liderzy są w stanie utrzymać spójność w komunikacji i przekazywaniu wartości zespołom.

Wartości są jak światła nawigacyjne, które pomagają pracownikom znaleźć właściwą drogę i skutecznie realizować cele organizacji. Należy więc upewnić się, czy liderzy mają pełną klarowność co do wspólnych wartości i czy wszyscy mają w tej kwestii konsensus. Jest to o tyle istotne, że wartości w organizacji określane są wspólnie przez wszystkich pracowników, może być ich dużo, a w końcowym efekcie organizacja wybiera te, które najbardziej odzwierciedlają jej tożsamość.

Menedżerowie i liderzy muszą aktywnie angażować się w kaskadowanie wartości organizacji. Kiedy wartości są jasne i mocne, stanowią punkt odniesienia dla pracowników, napędzając ich interakcje i poczucie przynależności. Jasnemu i jednoznacznemu przekazowi wartości towarzyszy spójne zachowanie pracowników na wszystkich szczeblach organizacji, które w efekcie wzmacnia kulturę organizacyjną.

Istotne jest również, aby podstawowe wartości organizacji były dopasowane nie tylko do pracowników, ale także do klientów, których obsługują. Przedsiębiorstwa światowej klasy dostosowują swoje wartości, aby odzwierciedlać oczekiwania oraz potrzeby swoich klientów. Dlatego ważne jest, aby liderzy transparentnie pokazywali wartości, aby nie tylko zbudować zaangażowanie wśród pracowników, ale również wśród klientów.

Jasne wartości organizacji są kluczowe dla skutecznego zarządzania i budowania trwałej kultury organizacyjnej. Liderzy powinni angażować się w proces klarowania i komunikacji wartości, aby zapewnić spójność, motywację i skuteczność dla swoich zespołów.

Zespoły i struktury

Struktura określa, jak często i na jakie tematy pracownicy komunikują się między sobą. Struktury te są niezauważalne dla pracowników i klientów, ale niezwykle istotne dla sukcesu firmy. Jednak niewłaściwie funkcjonujące zespoły i struktury mogą wpływać negatywnie na doświadczenie klienta. Procesy i struktury mają wpływ na percepcję i doświadczenia zarówno pracowników, jak i klientów.

Według ekspertów, liderzy powinni dążyć do automatyzacji struktur pracy, by były łatwe w nawigacji dla pracowników i działały bez zakłóceń. Audyt procesów w firmie jest jednym ze sposobów, by znaleźć rozwiązania na uproszczenie i poprawę doświadczeń pracowników i klientów. [czytaj więcej]

Co ważne, zawsze należy zwracać uwagę na perspektywę pracowników w tej kwestii. Badania Gallupa wykazują, że perspektywa pracowników na temat struktury pracy ma duży wpływ na ich zaangażowanie. Dlatego liderzy powinni regularnie analizować tę perspektywę, identyfikować problemy i wzmacniać sukcesy.

Pamiętajmy również o potrzebach pracowników. Oprócz konkretnych materiałów i sprzętu, pracownicy potrzebują również niematerialnych zasobów, takich jak dostęp do wiedzy i uprawnień. Liderzy muszą upewniać pracowników, że te zasoby są łatwo dostępne i nie stanowią przeszkody w codziennej pracy zespołu.

Automatyzacja struktur, eliminacja barier i zaspokajanie potrzeb pracowników, tworzą kulturę pracy opartą na efektywnych i płynnych strukturach.

Kapitał ludzki

Współcześni liderzy muszą postrzegać rozwój swoich pracowników jako największą szansę na osiągnięcie przez firmę sukcesu i jej konkurencyjną pozycję na rynku. Tradycyjne oferty szkoleniowe działów HR nie zawsze dają oczekiwane rezultaty, a do transformacji kultury organizacyjnej trzeba podejść w sposób bardziej precyzyjny.

Dlatego organizacje powinny budować takie środowisko pracy i współpracy, aby menedżerowie i liderzy mogli skupić się na indywidualnym rozwoju zespołów. Liderzy, poprzez sposób angażowania swoich zespołów w pracę skoncentrowaną na rozwoju, mają największy wpływ na  kreowanie kultury organizacyjnej. Najważniejszym elementem w tym procesie jest ciągła pętla konwersacji, gdzie informacja zwrotna jest kluczowa dla sukcesu. [czytaj więcej]

Liderzy są na pierwszej linii frontu z pracownikami każdego dnia, dlatego mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów. Posiadając wiedzę, jak prowadzić coachingowe rozmowy, które napędzają wydajność, menedżerowie mogą indywidualizować rozwój dla każdej osoby w zespole.

Organizacje powinny inwestować w rozwój liderów i wyposażyć ich w narzędzia oraz zasoby potrzebne do indywidualizacji rozwoju pracowników. Ważne jest, aby liderzy umieli i mieli możliwość identyfikowania talentów – wykorzystując oceny kwalifikacji i umiejętności pracowników – i na ich podstawie mogli motywować pracowników do rozwoju oraz wykorzystania ich naturalnych zdolności w celu zwiększenia wydajności w organizacji.

Menedżerowie, którzy są pozostawieni sami sobie, mogą napotykać trudności i zatrudniać nie pasujących do profilu pracowników. Dlatego organizacje powinny mieć ustrukturyzowany proces rekrutacyjny i być w stanie monitorować wydajność pracowników przez cały okres ich zatrudnienia. Identyfikacja kluczowych pracowników i ocena ich wydajności na podstawie dokładnych kwalifikacji są ważnym narzędziem dla liderów, którzy chcą przestawić firmę na kulturę opartą na rozwoju i wydajności. [czytaj więcej]

Transformacja kultury organizacyjnej zależy w dużej mierze od indywidualnego rozwoju pracowników. Skupienie się na umiejętnościach i talencie w procesie rekrutacyjnym, a następnie indywidualizacja rozwoju pracowników i długofalowe podejście do motywowania ich do wykorzystania swoich silnych stron w celu poprawy wydajności biznesowej, to najważniejsze elementy, pozwalające liderom tworzyć kulturę organizacyjną opartą na rozwoju i wydajności.

Zarządzanie wydajnością

Kiedy liderzy dobrze zarządzają wydajnością, the way things are done (sposób, w jaki rzeczy są robione) staje się potężnym motywatorem dla wszystkich. Ale kiedy  lider nie trafia w sedno – na przykład kiedy zamiast świętować udane wyniki z zespołem zarządza przez kontrolę, ludzie tracą zaufanie i do niego, i do firmy.

Jest to powszechne w kulturze, która nie ceni zaufania i ludzie o tym wiedzą. W takich kulturach używa się na przykład aplikacji śledzących naciśnięcia klawiszy lub czas pracy komputera danego pracownika, by upewnić się, że pracuje. Pracowników bardziej przejmują się tym, że szef śledzi ich aktywność na komputerze niż tym, czy dobrze wykonują swoją pracę.

Kultury, w których brakuje zaufania, są bardziej podatne na zagrożenia. Nawet jeśli management twierdzi, że zaufanie jest wartością, to mikrozarządzanie mówi co innego, powodując rozbieżności, które kończą się marnowaniem czasu i energii wszystkich pracowników, budząc skrajne emocje, nieporozumienia i brak satysfakcji z pracy. Dlatego, zamiast śledzić te przysłowiowe „naciśnięcia klawiszy”, liderzy muszą się skupić na budowaniu relacji, na przywództwie bliskości.

Bliskość w kontekście zespołu oraz roli lidera oznacza tworzenie relacji, zaufania, autentyczności, akceptacji, swobody, empatii oraz przekonania, że mogą na lidera liczyć. Bliskość to przede wszystkim obecność, fizyczność, że lider jest obok, że słucha, że rozumie. Ja stawiam sprawę jasno: jeśli nie będziesz blisko z ludźmi – nigdy nie będziesz liderem. Koniec, kropka. Jako lider nie będziesz potrzebny. W dobie sztucznej inteligencji wszystkie aspekty merytoryczne, które dziś wydają się przewagą konkurencyjną, odejdą do lamusa. Ale człowieczeństwo, empatia, bliskość, zaufanie i budowanie relacji nigdy się nie zdewaluują.

Radek Drzewiecki, Podcast Skuteczny CEO

Można zrozumieć, że liderzy martwią się o wydajność. Jest jednak lepszy sposób niż obserwowanie tego, co robią pracownicy i ciągłe ich sprawdzanie. Nie chodzi o to, by monitorować wyniki, ale przede wszystkim o to, że ludzie mają wiedzieć i widzieć, że dobrze pracowali w danym dniu i czy mają jeszcze coś do poprawy. W tym celu liderzy wykorzystują top 2 narzędzia skutecznego lidera: 5R i Boardmeeting.

Nie ma zaangażowania wśród pracowników, jeśli nie ma zaangażowania ich bezpośrednich przełożonych – menedżerów. To oni decydują o wszystkim i powodują, że pracownik czuje przynależność do organizacji, lub z niej odchodzi. Inwestowanie w zatrudnianie i rozwijanie wysoko wydajnych menedżerów ma dla organizacji ogromne znaczenie. Według The State of the Global Workplace: 2023 Report liderzy odpowiadają za 70% zaangażowania zespołu, ale niestety aż 65% menedżerów nie jest zaangażowanych [quiet quitting] lub jest aktywnie niezaangażowanych [loud quitting].

W większości organizacji istnieje duży potencjał na zainwestowanie w doświadczenie menedżerów, aby lepiej przygotować ich na sukces. Może to oznaczać zdefiniowanie kluczowych doświadczeń dla menedżerów, w tym kształcenie ich w zakresie bycia skutecznymi liderami.

Nawet jeśli sposób działania kultury organizacyjnej może wydawać się niewidoczny, jego skutki są odczuwalne zarówno przez pracowników, jak i klientów. Pracownicy są bardziej zaangażowani i produktywni, a zadowoleni klienci są bardziej lojalni i zadowoleni z usług świadczonych przez organizację.

Liderzy, którzy poświęcają czas na pielęgnowanie i kultywowanie kultury swojej organizacji, działając w oparciu o namacalne czynniki, zasiewają ziarno, które przyniesie ogromne korzyści w przyszłości. Kryzysy i problemy są szansą na lepszą przyszłość, jeśli są umiejętnie wykorzystywane i stanowią paliwo  do długoterminowego wzrostu i budowania zdolności organizacji do adaptacji.

Czynniki definiujące kulturę organizacyjną – podsumowanie

Rozwój firmy (lub jego brak) zależy od kultury organizacyjnej, a dokładnie od pięciu czynników, które ją definiują. Są nimi: przywództwo i komunikacja, wartości i nawyki, zespoły i struktury, kapitał ludzki, efektywność.

Poziom przywództwa i komunikacji określają, jak ludzie czują się w swoim środowisku pracy i czy czują się wystarczająco komfortowo, aby dzielić się pomysłami ze swoimi liderami lub współpracownikami.

Wartości definiują, jakiego rodzaju zachowań oczekuje się od każdej osoby w organizacji. Wszyscy i każdy pracownik z osobna wiedzą, czego się od nich oczekuje przez cały czas . Zapewnia to spójność między działami firmy, gdy przychodzi do podejmowania decyzji lub wspólnego rozwiązywania problemów w zespole.

Zespoły są w organizacji niezbędne, pozwalają pracownikom w każdym dziale i zespole budować między sobą relacje. To pozwala na skuteczną współpracę w codziennej pracy, ale również wtedy, gdy jest to najbardziej potrzebne – na przykład podczas projektów czy wydarzeń wymagających wielu zestawów umiejętności.

Produktywność jest ostatecznym celem każdej firmy lub organizacji. Określa ona, jak dobrze spełniają one potrzeby swoich klientów przy jednoczesnym utrzymaniu stabilności finansowej i wzrostu. Jeśli wydajność jest wysoka, to satysfakcja klientów również – a to prowadzi do powtarzalności transakcji i budowaniu przez organizację pozycji stabilnej marki.

_________________________

Kultura organizacyjna to jedna z tych rzeczy, które mogą stworzyć lub zniszczyć firmę.

Sukces lub porażka Twojej firmy zależy nie tylko od jej produktów i usług. To kultura organizacyjna jest jednym z najważniejszych czynników decydujących o tym, czy Twoja firma odniesie sukces.

Jeśli chcesz spowodować, żeby ludzie krok po kroku wiedzieli, w jaki sposób mają wspierać kulturę organizacyjną na co dzień, jak budować ramy i w jaki sposób pracować z DNA organizacji, zapraszamy do kontaktu: bezpłatna konsultacja.

W Leanpassion podchodzimy do kultury organizacyjnej niestereotypowo i potrafimy zaangażować ludzi do misji, wizji, wartości, strategii. W efekcie, pracownicy utożsamiają się z misją, wizją, wartościami, celami strategicznymi, naprawdę żyją firmą i aktywnie uczestniczą w jej doskonaleniu.